Основні етапи процесу реферування документів

Основні етапи процесу реферування документів

Зміст

Зміст

Вступ

1 Поняття, призначення та функції реферату

1.1 Суть і функції реферату

1.2 Класифікація рефератів

2 Етапи процесу реферування

2.1 Попереднє загальне ознайомлення з первинним документом

2.2 Реферативний аналіз змісту документа

2.3 Узагальнення здобутої інформації

2.4 Складання й оформлення реферату

3 Особливості процесу реферування документів різних видів

3.1 Реферування статей

3.2 Реферування книг

3.3 Реферування звітної науково-технічної й дослідно-конструкторської документації

3.4 Реферування описів винаходів

ВисновКи

Список Використаних джерел

Вступ

Актуальність теми. Реферування – процес аналітично-синтетичного опрацювання інформації, що полягає в аналізі первинного документу, знаходженні найвагоміших у змістовому відношенні даних (основних положень, фактів, доведень, результатів, висновків).

Процес реферування набуває розвитку вже протягом декількох століть, однак досягши певних результатів у дослідників існує безліч питань не лише щодо суті процесу, але й навіть до самого визначення продукту процесу – реферату.

Мистецтво реферування – витяг найважливіших і найхарактерніших фрагментів одного чи декількох джерел інформації – невід’ємна частина повсякденного життя.

Дослідженням питання реферування документів займалися такі вчені, як Бірбраєр В., Блюменау Д. И., Бондарь В.В., Брискман М.А., Вейзе А.А., Воронков В.І., Гончаренко А.П., Гречихин А.А., Дубровіна Л.А., Ефременкова В.М., Жданова Г.С., Зайченко Н., Карташов Р., Коваль А.В., Коханова І., Кубах А.І., Кушнаренко Н.М., Удалова В.К., Мамрак А.В., Омельчук В.Ю., Петренко П.П., Рогаченко Т., Самойленко Т., Сілкова Г., Тріщук О. та інші.

Отже, мета курсової роботи – охарактеризувати основні етапи процесу реферування документів.

Об’єктом дослідження в курсовій роботі є документ, а предметом дослідження – процес реферування документів.

Для досягнення поставленої цілі в курсовій роботі вирішуються наступні завдання:

–     визначаються поняття, призначення та функції реферату,

–     аналізуються етапи процесу реферування,

–     з’ясовуються особливості процесу реферування документів різних видів.

1 Поняття, призначення та функції реферату

1.1 Суть і функції реферату

Результатом реферування документів є вторинні документи – реферати.

Реферат – це стислий виклад змісту первинного наукового документа з основними фактичними відомостями та висновками і без інтерпретації чи критики. При реферуванні здійснюється мікрозгортання інформації, і тому реферат більш повно розкриває зміст першоджерела, ніж інші продукти аналітико-синтетичної обробки документів [15,244].

Ознайомлення з рефератами дає змогу оперативно одержати коротку інформацію про зміст первинних документів і завдяки цьому максимально правильно вирішити питання про необхідність використання їх. Інколи таке ознайомлення навіть замінює вивчення першоджерела, що особливо важливо, коли воно з якихось причин недоступне. Реферати також використовуються при формуванні бібліографічних і фактографічних пошукових масивів традиційних і автоматизованих ІПС.

Реферати часто розглядають як моделі первинних документів, оскільки вони не тільки передають зміст, а й зберігають читацьку спрямованість документа, який реферується.

Наприклад, реферат на опис винаходу якогось обладнання і реферат на методичний посібник про технологію використання цього ж обладнання обов'язково відрізняються, відображаючи відповідне читацьке і цільове призначення. Проте слід ураховувати, що читацька адреса реферата може бути ширшою, ніж першоджерела, оскільки з ним може знайомитися більш широке коло користувачів, хоча первинні документи і не є релевантними їхнім запитам. З іншого боку, реферат може задовольнити потреби користувача, який має більш вузькі запити. До того ж реферати задовольняють потреби індивідуальних користувачів і різноманітних інформаційних служб – органів НТІ, спеціальних бібліотек, патентних служб і т. ін.

Основною сферою складання рефератів виступає науково-технічна інформація. Саме органами НТІ різних рівнів створюються автоматизовані ІПС і традиційні картотеки, які містять реферати, публікуються реферативні видання тощо. Особливо важливу роль відіграють реферативні журнали. Тут публікується велика кількість рефератів вітчизняних і зарубіжних первинних документів певної тематики.

При використанні рефератів реалізується ціла низка різноманітних функцій. Основними функціями реферата вважаються такі: інформаційна, індикативна, пошукова, адресна, довідкова, науково комунікативна, сигнальна, прогностична і функція індексування.

Зрозуміла суть інформаційної функції – реферат містить цілісну, узагальнену інформацію про зміст первинного документа.

Суть індикативної функції полягає в тому, що реферат дає користувачам інформацію про невідомі, але релевантні їхнім запитам документи, вказує на їхнє існування, характеризує певні їхні ознаки. Оскільки реферат є моделлю первинного документа, його можна розглядати як пошуковий образ цього документа і здійснювати бібліографічний пошук, тобто реферату притаманна пошукова функція.

З пошуковою пов'язана адресна функція, яка виконується завдяки наявності в рефераті бібліографічного опису. Реферат містить конкретні фактичні відомості, тому за його допомогою можна одержати потрібну довідку. Так реалізується довідкова функція [17,40].

Ознайомлення з рефератами з певної галузі знання, проблеми може допомогти одержати відомості про результати наукових досліджень, винаходи, про проблеми, над якими працюють учені, тощо, і це становить суть науково-комунікативної функції.

Сигнальна функція реалізується, коли реферат повідомляє про публікацію або надходження до фонду нових документів. Здійснивши аналіз за допомогою рефератів змісту основного потоку документів з певної галузі науки або галузі практичної діяльності, можна прогнозувати їхній подальший розвиток, виникнення нових проблем, напрямів досліджень тощо, тобто реферати виконують прогностичну функцію.

У ході координатного індексування, як правило, ключові слова вибираються не з тексту первинного документа, а з тексту реферата, що дає змогу значно скоротити час і зусилля при індексуванні. На основі рефератів можна здійснювати систематизацію і предметизацію документів, але на практиці це застосовується доволі рідко [17, 41].

Щоб повноцінно виконувати зазначені функції, реферат має відповідати певним вимогам, зокрема: повнота, об'єктивність, змістовність, стислість, зрозумілість.

Це передбачає, що реферат має повно відобразити зміст документа, передати позицію його автора, однак, він має бути лаконічним, не подавати зайвої інформації, загальновідомих положень, має бути зрозумілою логіка викладу матеріалу автором, до того ж мова тексту реферата має бути доступною користувачам, "читабельною".

1.2 Класифікація рефератів

Проблему класифікації рефератів вирішити однозначно досить складно у зв'язку з різноманітністю їхніх функціональних властивостей, особливостей їхнього створення і використання, характером і тематикою первинних документів. Тому існує велика кількість класифікацій рефератів, що ґрунтуються на різних типоутворювальних ознаках.

Найбільш відомими і поширеними є класифікація, яка склалася в практиці органів науково-технічної інформації, а також класифікація, розроблена санкт-петербурзькими вченими-інформатиками. Обидві класифікації мають багато спільного, оскільки базуються на найважливіших ознаках документів. Виходячи з цих класифікацій, основними видами рефератів можна вважати ті, які розглядаються нижче.

За глибиною розкриття змісту реферати поділяють на інформативні та індикативні. Інформативний реферат може виконувати весь комплекс властивих рефератам функцій, оскільки він максимально повно розкриває зміст первинного документа. У такому рефераті здебільшого наводять відомості про предмет дослідження і мету роботи, про методи, умови й основні результати дослідження; подають пропозиції автора щодо застосування результатів дослідження, основні характеристики розглянутих технологічних процесів, технічних виробів; ознайомлюють з новою інформацією про відомі явища, предмети тощо [2, 163].

Прикладом такого реферата можна вважати реферат на статтю про знезаражування та очищення питної води портативними автономними водоочисниками комбінованої дії.

Портативні автономні водоочисники (ПАВ) призначені для доочищення водопровідної води в умовах відсутності централізованого питного водопостачання. Набули поширення десятки типів ПАВ різних конструкцій – індивідуальних, Індивідуально-групових і групових (І, II, III). До води постійного споживаний, яку одержують за допомогою ПАВ класу II, ставляться вельми жорсткі вимоги, що за деякими показниками перевищують чинний стандарт на питну воду з додатковими вимогами щодо мікробіологічного контролю (загальна місткість бактеріофагів, вірусів), хімічної нешкідливості компонентів води. ПАВ різних класів поєднує загальний принцип дії: гарантоване мікробне знезаражування води; достатнє для досягнення безпечного рівня очищення води від надміру дизенфектантів і хімічних домішок. У найзагальнішому вигляді цей принцип виражається схемою: передочищення – знезаражування – сорбційне очищення. Ефективність комбінованого принципу знезаражування й очищення питної води підтверджується високими функціональними показниками ПАВ. Розроблено водоочисники для підготовки доброякісної питної води: "Родник" – ПАВ класу III для роботи в екстремальних умовах; "Фильтр" – ПАВ класу II для роботи в польових умовах і створення запасу води; "Байкал" – ПАВ класу І (для сімейного водозабезпечення). [15, 244]

Головне завдання індикативного реферату звернути увагу користувача інформації на певний документ і допомогти прийняти рішення про необхідність звертатися до нього.

Тому такий реферат містить лише відомості про головні аспекти змісту первинного документа. Тут немає детальної фактографічної інформації, практичних і теоретичних результатів, висновків.

Індикативні реферати складають здебільшого на документи великого обсягу, наприклад, на монографії, звіти про науково-дослідні роботи й т. ін. Тож індикативний реферат на книгу "Електронна бібліотека" може бути таким:

Програмний комплекс "Електронна бібліотека" є довідково-інформаційною системою, яка надає можливість ведення каталогів бібліотеки, ознайомлення й відображення змісту книг, що зберігаються в електронній формі.[15, 245]

Деякі фахівці виділяють ще аспектні реферати або реферати резюме, їх складають на основі переробки інформації, що стосується не первинного документа загалом, а лише кількох або навіть одного змістового аспекту, який є інтересним для певної групи користувачів.

За кількістю охоплених джерел реферати можуть бути монографічні (одноджерельні) і зведені (багатоджерельні, оглядові). Монографічним є реферат, у якому міститься згорнута інформація з ОДНОГО первинного документа.

Зведений (багатоджерельний, оглядовий) реферат містить Інформацію з кількох первинних документів, присвячених одній темі.

За призначенням реферати можна поділити на загальні (універсальні) та цільові (спеціалізовані). Загальний реферат призначений для використання широким колом користувачів. Такий реферат орієнтує на задоволення не конкретного інформаційного запиту, а інформаційних потреб з певної галузі науки, практичної діяльності.

Цільові реферати складають для задоволення конкретних інформаційних запитів, вони мають чітку читацьку адресу [15, 247].

Залежно від методу викладу матеріалу реферати поділяють на рефератиекстракти і перефразовані (інтерпретивні). Перші складено із запозичених з тексту першоджерела речень, а другі – це текст, який референт написав самостійно шляхом перефразування і скорочення тексту першоджерела.

За формою розрізняють текстові і бланкові реферати. Абсолютна більшість рефератів мають текстову форму, тобто це зв'язний текст, до якого можуть входити ілюстрації, таблиці, графіки, формули. Бланкові поширилися завдяки виникненню формалізованих методик складання рефератів. Вони можуть бути анкетними, табличними, телеграфного стилю. Анкетний реферат – це відповіді на заздалегідь сформульовані запитання.

Якщо запитання стосуються кількох об'єктів, а відповіді розміщено у відповідних колонках (графах) таблиць, реферат називають табличним. Реферати телеграфного стилю – це коротке повідомлення про зміст документа, яке схоже на текст телеграми [13, 31].

Крім того, реферати розрізняють за обсягом (короткий і розширений), за укладачем (авторський і неавторський – референтський), за використанням засобів автоматизації (ручний – підготовлений людиною) і автоматичний (з використанням ЕОМ)).

Між усіма розглянутими видами рефератів існують різноманітні зв'язки. На практиці навіть не завжди просто визначити вид деяких конкретних рефератів.

Зрозуміло, що реферати можуть мати відмінності, зумовлені особливостями відповідних первинних документів: їхнім цільовим призначенням, характером інформації, обсягом, структурними і текстовими ознаками тощо. Може мати значення і та обставина, опубліковано документ, чи ні.

Питання класифікації рефератів, визначення їхніх типологічних ознак має важливе значення для практики. Ці відомості відіграють велику роль у відборі матеріалів для реферування, в організації діяльності референтських служб, у розподілі обов'язків між ними, у визначенні ряду документів для реферування в національних органах інформації.

Чітке визначення видів рефератів необхідне для референтів і редакторів, для укладачів інструкцій з реферування, для індексаторів і розробників алгоритмів автоматизованого реферування та індексування текстів тощо.

2 Етапи процесу реферування

2.1 Попереднє загальне ознайомлення з первинним документом

Процес реферування – низка логічних операцій, таких як: оцінка, відбір, аналіз та узагальнення відомостей, що містяться в первинному документі. Правила виконання кожної окремої операції, послідовність операцій становлять методику реферування.

Основоположною дією референта в складанні реферату є читання, позаяк доводиться кілька разів читати і перечитувати первинний документ. Причому читання виступає як складний розумовий процес, пов'язаний з глибоким усвідомленням змісту документа. Розрізняють три основних види читання, застосовуваних у процесі реферування: ознайомлювальне, вивчальне, реферативне.

Під ознайомлювальним читанням розуміють загальне ознайомлення з інформацією, яку містить документ, без настанови на дальше відтворення.

Вивчальне читання – це інтенсивне, вдумливе читання, спрямоване на запам'ятовування змістової інформації тексту, використаних мовних засобів.

Реферативне читання має бути таким, щоб унаслідок цього можна було коротко викласти зміст першоджерела [5, 29].

Процес реферування поділяється на такі етапи:

–                   попереднє загальне ознайомлення з первинним документом;

–                   реферативний аналіз змісту документа;

–                   узагальнення здобутої інформації;

–                   складання;

–                   редагування й остаточне оформлення реферату.

Кожному етапу відповідає певний вид читання, бо кожен етап, як і вид читання, виконує свої конкретні завдання.

Під час попереднього загального ознайомлення з документом референт має справу з ознайомлювальним та вивчальним читанням.

При цьому необхідно виявити формальні ознаки документа (назву, підназву, прізвище автора, назву колективного автора або організації, причетної до створення документа, тощо), для чого слід переглянути вступ, зміст, висновки, резюме.

Завдання цього етапу – визначення тематики, усвідомлення змісту, наукової цінності документа, його інформативності. На основі цього приймають рішення про доцільність його реферування.

Якщо рішення про реферування позитивне, то на цьому ж етапі, як правило, вирішують питання про вид майбутнього реферату.

Визначаючи вид реферату, враховують:

–                   категорію користувачів інформації, яким адресовано реферат;

–                   характер інформаційного запиту (фактографічний чи документний);

–                   змістову цінність первинного документа;

–                   спеціалізацію і кваліфікацію референта;

–                   чи буде реферат надруковано як елемент видавничого оформлення первинного документа, чи вій призначений для реферативного видання, при цьому слід мати на увазі вид реферативного видання [15, 248].

До того ж на етапі ознайомлення з першоджерелом можна скласти приблизний план тексту реферату (подумки або на папері). Щоб ознайомитися з документом у цілому, нерідко доводиться перечитувати документ або його фрагменти не один і не два рази.

2.2 Реферативний аналіз змісту документа

На етапі реферативного аналізу первинний документ читають повторно і виявляють основні ознаки його змісту, для чого здійснюють реферативне читання. Створюючи реферат, слід усвідомлювати, що він має відтворювати основні ознаки змісту первинного документа, ті ж самі ознаки мають бути в пошуковому образі документа й інформаційному запиті.

Такими загальними ознаками виступають основні аспекти змісту. Під аспектами змісту в цьому разі розуміють не лише погляд, а частіше – питання, проблему, напрям тощо.

Визначення загальних ознак (або аспектів змісту) дає змогу розглядати зміст документа, що реферується, з різних боків, поглядів і забезпечує однозначний підхід до його інформаційного аналізу.

У процесі реферативного аналізу саме і виявляють аспекти змісту. Завдання референта на цьому етапі – виявити основну інформацію, яка стосується об'єкта розгляду, його властивостей, переваг і недоліків, мети і методів роботи, отриманих результатів, висновків і галузей використання.

Особливу увагу приділяють тому новому, що є в первинному документі, порівняно з іншими, близькими за тематикою.

У процесі читання референт розбиває текст (у думці або на папері) на окремі фрагменти, щоб найкраще зрозуміти кожен з них і виявити найважливішу інформацію.

У результаті цього він визначає коло змістових аспектів, які буде відображено в рефераті. Для полегшення роботи можна робити короткі записи.

При реферативному аналізі відомості, що містяться в первинному документі, рекомендується ділити на три групи.

До першої входять нові ідеї, гіпотези, експериментальні дані, нові методики, оригінальні конструкції механізмів, нові явища і процеси. Ці відомості обов'язково має бути включено до реферату, причому допускаються лише текстові скорочення.

До другої групи входять фактичні дані, що не є принципово новими, а також відомості про застосування традиційних методів, технологій тощо. З цих відомостей до реферату включають цифрові дані, формули, фактичні показники.

Третю групу відомостей у первинному документі використовують як ілюстративний матеріал, аргументацію, у рефераті їх лише називають. У такий спосіб визначають різні рівні згортання інформації, унаслідок чого стає очевидно, за рахунок яких відомостей скорочено текст первинного документа.

Другий етап процесу реферування складний і відповідальний, його виконання вимагає від референта високої кваліфікації, ерудиції, глибокого знання проблематики первинного документа.

Щоб полегшити і формалізувати реферативний аналіз, використовують формалізовані схеми, що являють собою заздалегідь складені переліки основних питань, які треба розкрити в рефератах. Є ціла низка методів відбору інформації для відображення в рефераті, їх буде розглянуто далі.

2.3 Узагальнення здобутої інформації

На етапі синтезування виявленої інформації складають остаточний план або схему викладу матеріалу в рефераті з урахуванням виявлених під час реферативного аналізу змістових аспектів. На цьому етапі реферативне читання переходить у реферативний виклад.

Реферативний виклад – спосіб надання реферативної інформації. Реферативний виклад вимагає більш глибокого, ніж при реферативному читанні, логічного аналізу, позаяк передбачає не суто розуміння тексту, а можливості переказу інформації в короткій і зрозумілій формі [9, 12].

Матеріал у рефераті можна викладати в тій самій послідовності, що в первинному документі, а можна цю послідовність обумовлювати значенням різних аспектів змісту. Тому доцільно аспекти ранжувати, тобто встановлювати їхню послідовність за ступенем важливості.

Страницы: 1, 2