Написание писем

question, et c'est Paul, de l'avis de Pierre, qui devient un

menteur.

On pourrait multiplier les exemples de ce genre et montrer

mкme que certains textes, peu ou mal ponctuйs, ont eu pour

effet d'engendrer de graves complications historiques. Dans la

pratique, il suffit de se souvenir que des virgules ou des

points mal placйs (ou absents) peuvent dйnaturer complиtement

le sens d'une phrase et causer ainsi un trиs grave prйjudice.

Du reste, la simple politesse nous impose de ponctuer notre

correspondance comme il convient.

A l'heure actuelle, la plus grande fantaisie rиgne dans ce

domaine. Pourtant, des rиgles bien prйcises gouvernent la

ponctuation. Si tel ou tel йcrivain a trouvй bon de s'en donner

de nouvelles, il est hors de question de les oublier quand on

йcrit une lettre, quel qu'en soit le destinataire.

La virgule

Elle sйpare les parties semblables d'une mкme phrase, ou les

diffйrents termes d'une йnumйration ; on l'emploie aussi avant et

aprиs tout groupe de mots qu'il est possible de supprimer sans

que la phrase cesse d'кtre comprйhensible.

Le point-virgule

II sйpare des parties importantes d'une phrase, sans pour cela

marquer une coupure aussi nette que le point.

Le deux-points

II s'emploie devant une citation, une explication, une

йnumйration, ou encore devant une phrase qui dйveloppe une idйe

contenue dans la prйcйdente.

Le point

II sert а marquer la fin de chaque phrase.

Les points de suspension

Placйs а la fin d'une phrase, ils indiquent un sous-entendu

qu'il appartient au lecteur de commenter lui-mкme. Ils donnent

souvent aussi un ton ironique а la phrase ainsi inachevйe et

tiennent alors lieu de ce fameux point d'ironie dont on parle

toujours sans l'inventer jamais... Notons enfin que le nombre

de points de suspension n'est pas indiffйrent : la rиgle veut

que l'on en mette trois, ni plus, ni moins. Il ne faut jamais

faire suivre l'indication abrйviative « etc. » par des points

de suspension : ce serait un plйonasme !

Les points d'exclamation et d'interrogation

Ils marquent respectivement la fin des phrases exclamatives

et interrogatives. Dans chacun de ces deux cas, un seul point

suffit ; les !!!! ou ???? sont seulement des marques de mauvais

goыt, et le systиme hybride !!??!! ou ?!?! une discutable

fantaisie.

La parenthиse

On enferme entre ses deux йlйments toute phrase ayant un sens

а part, au milieu d'une autre.

Les guillemets

Ils se placent au commencement et а la fin des citations ou

des paroles que 'on rapporte textuellement. On ouvre les

guillemets («) au dйbut de la citation et on les ferme (»)

aprиs la derniиre marque de ponctuation de cette citation. On

entoure de guillemets un mot йtranger lorsqu'il n'est pas

employй couramment en franзais.

Le tiret

II est surtout utilisй pour sйparer les paroles de deux

interlocuteurs ; dans tous les autres cas, et notamment

lorsqu'il s'agit d'exprimer une idйe subsidiaire, il est

prйfйrable de recourir а la parenthиse qui ne risque pas, elle,

d'кtre prise pour un trait d'union (plus court que le tiret).

c). LES PARTICIPES PASSЙS. II n'est pas question de

s'йtendre sur les rиgles des participes passйs, il y a des

grammaires pour cela. Vous n'avez sыrement pas oubliй qu'avec

l'auxiliaire кtre, le participe passй s'accorde avec le sujet

et qu'avec avoir, il s'accorde avec le complйment d'objet

direct (c.o.d.) du verbe, quand celui-ci le prйcиde : j'ai

chantй une chanson ; la chanson que j'ai chantйe.

Vous trouverez donc ici les principaux cas oщ il est permis

de se poser la question : y a-t-il accord ? Les dictionnaires

ne sont pas toujours explicites sur ce point et il est bien peu

satisfaisant d'accorder un participe passй au petit bonheur ou

d'avoir а recommencer une lettre parce qu'on a prйfйrй tourner

la phrase autrement.

Relisez de temps en temps ces cas particuliers. Comme ils

s'appuient sur la logique, vous verrez que, trиs vite, vous ne

considйrerez plus ces diables d'accords comme des йpouvantails

!

Les participes passйs sans auxiliaire

Ce sont ceux que l'on rencontre surtout dans les lettres

commerciales. Placйs avant un nom (ou substantif), ils sont

invariables.

|acceptй |ci-annonce |йtant entendu|non compris |

|admis |ci-йpinglй |entendu |non comptй |

|approuvй |ci-inclus |йtant donnй |passй |

| | |(1) | |

|attendu |ci-joint |eu йgard а |reзu |

|autorisй |communiquй |exceptй |signй |

|certifiй |compris |expйdiй |vu |

|ci-annexй |considйrй |lu |y compris, |

| | | |etc. |

On peut aussi йcrire : йtant donnйes les circonstances. Mais

on йcrira : les feuilles ci-jointcs, les piиces ci-incluses.

Les participes passйs avec l'auxiliaire avoir

Mйfiez-vous de certains verbes qui peuvent кtre, selon le

sens de la phrase, transitifs (avec c.o.d.) ou intransitifs

(sans c.o.d.).

|boire |faire |rйgner |sortir |

|courir |manquer |rentrer |tйlйphoner |

|coыter |mesurer |sauter |valoir |

|descendre |monter |servir |vivre |

|dire |peser |sonner |voler |

Par exemple :

Les caisses (c.o.d.) qu'il a pesйes.

Les 10 kilos (c. circonstanciel de poids) que ces caisses ont

pesй.

Les fautes (c.o.d.) qu'elle a faites.

Durant les vingt minutes (c. circonstanciel de temps) que

j'ai couru.

Les risques (c.o.d.) que j'ai courus.

Suivis de l'infinitif

II y a accord si le sens est actif :

Les soldats que j'ai vus partir (j'ai vu les soldats qui

partaient, qui йtaient en train de partir).

Il n'y a pas accord si le sens est passif :

Les soldats que j'ai vu dйcorer (j'ai vu les soldats кtre

dйcorйs).

Ces lettres que l'on m'a dit кtre de vous.

Je les ai fait chercher (le participe passй/ait est toujours

invariable lorsqu'il est suivi d'un infinitif).

Prйcйdйs du pronom le

Quand le est neutre, il n'y a pas accord :

Jeanne йtait moins heureuse qu'elle ne l'avait imaginй. Quand

le reprйsente un nom bien dйfini, il y a accord :

Cette maison, je l'avais imaginйe plus accueillante.

Prйcйdйs du pronom en

Comme les meilleurs auteurs font ou ne font pas l'accord, la

rиgle la plus simple sera de laisser le participe

invariable :

Voyez ces plats, en avez-vous goыtй ? Des cerises, combien en

avez-vous pris ?

Avec un mot collectif ou partiel

L'accord est commandй par ce qui domine dans la phrase : le

sujet ou la quantitй.

La moitiй du travail qu 'il a terminй(e).

La partie du mobilier que vous avez rйparй(e).

Le peu de confiance que vous m'avez lйmoignй(e).

C'est donc а vous de choisir ce que vous dйsirez faire

ressortir.

Les participes passйs des verbes pronominaux

• II y a accord avec l'objet direct s'il est placй avant :

Jean et Jacques se sont battus (ils ont battu se, c'est-а-

dire eux-mкmes). Les efforts qu'il s'est imposйs (il a

imposй а lui que, c'est-а-dire les efforts). Elle s'est

coupйe, elle s'est sentie mal. Ils se sont imaginйs libres.

• II n'y a pas accord si l'objet direct est placй aprиs :

Elle s'est coupй les ongles.

Ils se sont imaginй qu 'on leur en voulait.

Elle s'est senti attraper par le bras.

• Avec l'infinitif, les deux formes sont bonnes :

Elle s'est laissй(e) mourir.

• Sans c.o.d., pas d'accord :

Nous nous sommes йcrit, parlй (а qui ? а nous : c.o.

indirect). Mais on йcrira :

Nous nous sommes vus (qui ? nous : c.o.d.).

• Avec des verbes pronominaux а sens non rйciproque, il y

toujours accord avec le sujet :

|s'apercevoir de |se douter de |se porter vers |

|s'attaquer а |s'йchapper de |s'en prendre а |

|s'attendre а |s'ennuyer de |se prйvaloir de |

|s'aviser de |s'imaginer |se refuser а |

|se battre comme, |se jouer de |se rйsoudre а |

|en | | |

|se connaоtre а, |se moquer de |se saisir de |

|en | | |

|se dйfier de |se plaindre de |se servir de |

| | |se taire |

Elles se sont dйfiйes de lui. Ils se sont prйvalus de leur

grade.

* Avec des verbes pronominaux de sens passif, il y a toujours

accord avec le sujet :

Ces toiles se sont bien vendues.

Les participes passйs des verbes impersonnels

Le participe passй de ces verbes est toujours invariable :

Quelle tйmйritй il lui a fallu ! Les tempкtes qu'il y a eu.

Les chaleurs qu 'il a fait.

d). LA CONCORDANCE DES TEMPS. Dans beaucoup de cas, elle

n'est plus aujourd'hui respectйe car l'imparfait du subjonctif,

avec ses terminaisons en asse et assiez, isse et issiez, est

tombй dans un juste oubli. En revanche, la 3e personne du

singulier est encore en usage, surtout si l'on s'adresse а des

puristes :

Je souhaite qu'il vienne. Je souhaitais (ou souhaiterais) qu

'il vоnt.

Mais on ne vous tiendra pas rigueur d'йcrire qu'il vienne

dans les deux cas.

Inversement, il peut arriver que vous mettiez un verbe au

subjonctif alors qu'il doit s'йcrire а l'indicatif :

C'est а ce moment qu'il vint (ou qu'il vоnt ?) Un bon moyen

d'йviter la faute : imaginez la phrase а un autre temps :

C'est а ce moment qu'il est venu (et non qu'il soit venu). Le

verbe venir doit donc кtre а l'indicatif.

Attention : aprиs que entraоne toujours l'indicatif, jamais

le subjonctif.

e). LA CONSTRUCTION DES PHRASES.Voici deux dйfauts assez

rйpandus, mкme chez ceux qui font profession d'йcrire...

La phrase ambiguл

Rien n'est plus irritant que de lire une phrase qui peut

avoir deux sens. On ne sait lequel choisir et la comprйhension

en souffre. Voici quelques exemples qui montrent cette

nйgligence de construction.

Les professeurs ne donnent plus d'interrogations йcrites aux

йtudiants, si bien qu'ils ont moins de travail.

Qui ? les professeurs ou les йtudiants ? Jean est allй а la

pкche avec Jacques et sa s?ur. La s?ur de qui ? de Jean ou de

Jacques ? Richard est au loin, Gйrard ne pense qu'а lui. Gйrard

est-il un altruiste ou un йgoпste ?

La phrase bancale

C'est lа une rupture de construction qui tend а se rйpandre.

Le premier membre de la phrase reste indйpendant du second,

alors qu'il devrait lui кtre logiquement rattachй.

Ayant bourlinguй sur toutes les mers, la navigation n 'a pas

de secrets pour lui. Il faut йcrire :

La navigation n 'a pas de secrets pour lui puisqu 'il a

bourlinguй sur toutes les mers. Ou :

Ayant bourlinguй sur toutes les mers, il avait une parfaite

connaissance de la navigation.

4.Lettres d'Affaires.

Sous cette rubrique, on peut ranger toutes les lettres

traitant d'intйrкts matйriels, lettres entre commerзants, entre

particuliers et gens de loi; entre fournisseurs et clients,

propriйtaires et locataires, employйs ou ouvriers et patrons,

etc., etc. Ces lettres, plus que toutes les autres, doivent

кtre nettes, claires, dйgagйes de tout ce qui n'a pas trait а

leur objet. L'on doit n'y employer que des expressions d'usage

courant; les commencer et les terminer par les formules

usuelles. C'est surtout avant de commencer la rйdaction de

celles-lа qu'on doit se bien pйnйtrer de ce qu'on veut dire,

afin d'y mettre tout ce qui est nйcessaire et rien au delа.

Talleyrand a dit : « Donnez-moi dix lignes de l'йcriture d'un

homme, et je me charge de le faire pendre. » En effet, il est

toujours possible de faire ressortir d'une phrase, et а plus

forte raison de toute une lettre, un sens que l'auteur n'a pas

voulu ou n'a pas cru y mettre. C'est pourquoi, en йcrivant des

lettres de cette nature, il convient d'кtre trиs circonspect.

Il sera prudent, dans beaucoup de cas, de lier la lettre

qu'on йcrit а celle а laquelle on rйpond, en rappelant dans

celle-ci la substance de celle-lа. De mкme, si ce que l'on

йcrit fait suite d'une maniиre ou de l'autre а des missives

antйrieures, il sera bon de rappeler la date de la derniиre

envoyйe pour la mкme affaire.

Si l'on йcrit а un homme de loi pour plusieurs affaires

distinctes, on fera autant de lettres que d'affaires. Cette

prйcaution permettra au correspondant de classer chacune de vos

communications dans le dossier auquel elle se rapporte.

Autrement, votre lettre commune serait classйe dans l'un

quelconque des dossiers qui vous intйressent, et, plus tard, on

ne songerait peut-кtre pas а aller l'y chercher.

Si vous faites une commande, dйfinissez exactement ce que

vous voulez qu'on vous livre; si c'est une rйclamation, qu'elle

soit formulйe en termes mesurйs, car vous devez toujours

supposer, jusqu'а preuve du contraire, que l'erreur dont vous

vous plaignez a йtй commise de bonne foi.

En tous ces cas, abstenez-vous de faire « de la littйrature

». A moins qu'il ne s'agisse de solliciter un dйlai, de

demander un service, plus votre lettre sera sиche et nette,

mieux cela vaudra. Mais il est bien certain que si l'objet de

votre lettre vous oblige а faire appel а la gйnйrositй, а

l'obligeance d'un correspondant, vous devrez employer des

termes propres а йveiller en lui de l'intйrкt pour vous.

5.Formules pour commencer les lettres d’affaires(Formules

d’appellation).

A un fournisseur :

Monsieur ou Madame.

Monsieur X... ou Madame X...

Cher monsieur X... ou Chиre madame X...

A un client :

Monsieur ou Madame.

Trиs honorй monsieur ou madame.

Monsieur et cher client. (Ne peut s'employer au

fйminin que si le fournisseur est une dame.)

Entre commerзants :

Monsieur ou Monsieur A...

Cher monsieur ou Cher monsieur A...

Cher confrиre ou Cher confrиre et ami. ,

Messieurs ou Messieurs X... et Cle.

A un homme de loi :

Cher naоtre ou Mon cher maоtre.

Monsieur et cher maоtre ou Cher maоtre et ami.

Monsieur et honorй maоtre ou Monsieur et cher

maоtre.

A un responsable d’une institution, d’une association ou

d’entreprise :

Monsieur le Directeur

Monsieur le Proviseur (Директор лицея)

Monsieur l’Inspecteur

Monsieur le Secretaire general

Monsieur le Chef de Service

Monsieur le President;

A un elu :

Monsieur le Maire

Monsieur le Conseiller

Monsieur le Depute ;

A un avocat :

Maitre ;

A un professeur :

Monsieur, Madame;

A une personne qui a le meme rang que vous au plan

professionnel :

Cher collegue,

Cher confrere (entre avocats, medecins, membres des

professions liberales ).

A quelqu’un que vous connaissez assez peu :

Monsieur, Madame ;

A une personne avec qui vous avez des rapports cordiaux :

Mon cher ami

Cher ami

Mon cher Paul

Les mots Monsieur et Madame ne demandent pas l’emploi

du nom.

6. Formules pour terminer les lettres d’affaires (Formules de

politesse).

Ces formules changent, suivant le correspondant, sa

position sociale, les relations que l'on entretient avec lui,

etc., etc.

Il va sans dire que l'on doit йviter, pour finir aussi bien

que pour commencer les lettres, les formules ou trop sиches, ou

obsйquieuses, ou prйtentieuses.

D’egal a egal :

Je vous prie d’agreer, Monsieur, mes salutations…

Je vous prie d’agreer, Monsieur, l’expression de mes

sentiments les meilleurs…

Recevez l’expression de mes sentiments distingues

A un superieur :

Je vous prie de croire, Monsieur…a l’expression de mon

profond respect

Je vous prie d’agreer Monsieur… l’expression de mon profond

respect

Je vous prie de croire, Monsieur…a l’expression de mes

sentiments devoues

Je vous prie de croire, Monsieur… a l’expression de mon

respectueux devoument

Je vous prie d’agreer Monsieur … l’expression de mes

respectueuses salutations.

A un subordonne :

On ecrit Monsieur ou Cher Monsieur et on lui envoit

l’assurance de ses meilleurs sentiments.

On repete la formule d’appellation dans la formule de

politesse :

Je vous prie d’agreer, Monsieur le Directeur, l’expression de

mon respectueux devouement.

7. L’enveloppe.

D’apres les instructions, la suscription de l’enveloppe doit

contenir :

1. Le nom et le prenom du destinataire, le titre

(facultativement). Si vous ne connaissez pas le nom et le

prenom

il faut ecrire sa quaite ou profession.

2. Son domicile : rue et numero.

3. L’index.

4. Le nom du departiment en France ou le nom du pays etranger.

Sur l’enveloppe il faut ecrire Monsieur et Madame. Si on

s’adresse aux epoux-Monsieur et Madame Duroy.

3. La conclusion.

Dans la conversation, il nous arrive de commettre des

lapsus sans grande importance. Nous nous reprenons aussitфt et

notre interlocuteur, en gйnйral, ne songe pas а nous faire

grief d'une bйvue accidentelle, aussitфt rectifiйe : les

paroles s'envolent !

Pour nos lettres, la question est bien diffйrente. Notre

missive une fois expйdiйe, le mal est fait — si mal il doit y

avoir. On nous jugera sur ce que nous avons йcrit et nous ne

serons pas lа pour nous corriger ou pour expliquer ce que nous

avons voulu dire. C'est notre lettre qui s'exprimera en nos

lieu et place et nous serons naturellement dans l'impossibilitй

de modifier la mauvaise impression qu'elle aura faite. Ainsi se

trouveront trahis par nйgligence nos sentiments' profonds,

voire nos intйrкts professionnels ou commerciaux : les йcrits

restent !

4. La liste des ouvrages utilisйs :

1. La bonne correspondance. Henri Fontenay. Editions Nathan,

Paris, France, 1996.

2. Le parfait secrйtaire : correspondance usuelle,

commerciale et d’affaires. Louis Chaffurin. Librairie

Larousse, Paris, France, 1954.

3. La correspondance de tout le monde. Lucien Hendebert.

Editions Albin Michel, Paris, France, 1982.

4. La correspondance personelle, administrative et

commerciale. Odile Grand – Clйment Mikles, Paris, France,

1996.

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