Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами

Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами

Содержание

1.     Введение…………………………………………………………………………..4

2.     Инструкция. Её структура и разработка………………………………………...5

3.     Характеристика СДОУ…………………………………………………………...6

4.     Проблема с документами и путь её решения…………………………………...7

5.     Заключение……………………………………………………………………….9

6.     Список используемой литературы…………………………………………….10

7.     Приложение…………………………………………………………………….11

Введение

      Тема моей экзаменационной работы «Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами». Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

- законами РФ;

- государственными и отраслевыми стандартами;

- общероссийскими классификаторами;

- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

- инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

      Рациональное составление служебных документов с учетом их особенностей является  весьма актуальной задачей в деле совершенствования и повышения эффективности  управленческого труда и требует знания определенных правил и норм работы с  документами.

      В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые правила работы с документами в организациях с различными формами собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие  в различных отраслях производства, имеют специфические особенности, требующие  специальной регламентации.

      В Администрации  Губерлинского сельсовета, где я проходила практику, из документов, регламентирующих организацию работы с документами, используется  лишь инструкция по делопроизводству администрации  Гайского района. Инструкция  устанавливает общие требования  к документированию  управленческой деятельности  и организации работы с документами  в администрации Гайского района .

Инструкция Ее структура и разработка

      Рассматривая теорию Л.А.Дорониной можно сказать, что  инструкция – это правовой акт, издаваемый  органом государственного управления (или утверждаемый руководителем  организации)  в целях  установления правил,  регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые  и иные специальные стороны деятельности  учреждений, организаций, предприятий  (их подразделений и  служб),  должностных лиц и граждан.

      Например:  Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Оренбургской области, инструкция по делопроизводству в го-родской, районной территориальных избирательных комиссиях.

      Инструкция по документационному обеспечению управления  разрабатывается с целью рационализации труда в органах управления  и предполагает создание таких условий, при которых конечная цель  управления достигается  с наименьшими затратами.

      Основополагающим документом при разработке инструкции по доку-ментационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она включает  в себя общие правила ведения  делопроизводства на территории РФ.

      Инструкция по делопроизводству содержит много указующих моментов,  ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова :  «следует» , «необходимо»,  «не допускается», «должен», «рекомендуется» и  т.п.. Инструкция является  организационным документом длительного  действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.

      Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты. Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором  излагаются цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение текста должно вестись или от третьего лица , или в безличной форме .

      Например: Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил работы с документами и их сохранность возлагается на  главу администрации.

      Заголовок инструкции должен четко отражать круг вопросов, изложенных в ней, и лиц, на которых она  распространяется.

      Например: Инструкция по делопроизводству  администрации Гайского района.

      Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема доку-ментационных работ и уровня автоматизации документационного обеспечения управления.

      Если сравнить несколько инструкций по делопроизводству, то сравнительный анализ покажет, что любая инструкция по документационному обеспечению управления должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения  документов.

Характеристика СДОУ

      В любой организации должна существовать служба документационного обеспечения управления (СДОУ), которая будет отвечать за составление и оформление документов. В  Администрации  Губерлинского сельсовета  СДОУ  состоит из секретаря и бухгалтеров .

      СДОУ предприятия для составления  и оформления  документов пользуется инструкцией по делопроизводству. Инструкция разработана в соответствии  с законодательными и иными нормативными правовыми актами  Российской Федерации и Оренбургской области по вопросам  организации работы органов местного самоуправления, архивного дела и делопроизводства, а также  норма-тивно-методическими документами Федеральной архивной службы России и действующими государственными стандартами.

      В инструкции приведены такие разделы как:

- общие положения;

- порядок составления и оформления служебных документов;

- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

- контроль исполнения документов;

- порядок работы с исходящими документами;

- порядок работы с внутренними документами;

- составление номенклатуры  дел;

- правила формирования дел;

- порядок  обеспечения сохранности документов;

- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

      Из вышесказанного можно сказать, что Администрация Губерлинского сельсовета в процессе составления и оформления организационно-распоряди-тельной документации  регламентируется Инструкцией по делопроизводству адми-нистрации Гайского района.

Проблема с документами и  путь ее решения.

      Основная  деятельность высшего управленческого звена любого предприятия или организации – работа с документами: их анализ, подготовка, принятие реше-ний, организация или контроль исполнения. При этом документы, по существу, являются основным инструментом организации управления.

      В условиях традиционного «бумажного» делопроизводства задача  делопроиз-водственных служб сводится к выполнению следующих  технологических функ-ций: изготовление и учет бумажных  документов, их перемещение по организации и отправка, контроль работы с документами исполнителей, уничтожение/хранение документов и, конечно, связанная с документами справочно-аналитическая работа.

      Система работы с документами в организациях различного профиля и масштаба, по сути, имеет одинаковое содержание. Документы получают извне или создают внутри организации, их регистрируют и направляют для рассмотрения  и принятия решений, а по принятым решениям – для исполнения. Ход рассмотрения доку-ментов и их исполнения контролируется. При этом и проблемы с документами у всех практически  одинаковы :

- не удается найти нужные документы;

- документы не выполняются в срок или вообще не выполняются и т. д.

      В результате многие организации фактически становятся неуправляемыми. Это проявляется в том, что руководители зачастую не могут получить ответы даже на самые общие вопросы, связанные с документами и исполнителями.

      Именно такая проблема существует в организации, где я проходила практику, т.е. не всегда удается обеспечить полный контроль за прохождением хотя бы важнейших документов. Я считаю, что сегодня единственный эффективный путь решения проблемы управления документами – переход организации на макси-мальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети  организации.

Заключение

      На любом предприятии должна существовать инструкция, которая содержит права и обязанности сотрудников, устанавливает весь процесс  организации дело-производства, правила  составления  и оформления документов.

      В Администрации  Губерлинского сельсовета, где я проходила практику, из документов, регламентирующих организацию работы с документами, используется  лишь инструкция по делопроизводству администрации Гайского района. Инструкция устанавливает общие требования к документированию  управленчес-кой деятельности  и организации работы с документами  в администрации Гайского района.

      Инструкция по делопроизводству – это один из важных документов, её обязаны изучить вновь принятые работники и соблюдать требования в работе с документа-ми.

      На практике я столкнулась с проблемой контроля документооборота. Я считаю, что единственный эффективный путь решения этой проблемы – автоматизация до-кументооборота.

      На основании вышесказанного, я пришла к выводу, что инструкция по дело-производству и состав нормативно – методической базы делопроизводства необхо-димы на предприятии, т.к. упрощают организацию работы с документами и обеспе-чивают их контроль.

Список используемой литературы

1.     Справочник секретаря и офис – менеджера

2.     Андреева В.И. Делопроизводство – М.

3.     Басаков М.И. Делопроизводство – М.

4.     Веселов П.В.  Профессия секретарь.

 Приложение 1

                                                                                                             УТВЕРЖДЕНА

Распоряжением главы

 Гайского района

От  27.12.2003  № 834-р

ИНСТРУКЦИЯ

1.   Общие положения.

1.1. Настоящая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администра-ции Гайского района.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными право-выми актами  Российской  Федерации и Оренбургской области по вопросам орга-низации работы органов местного самоуправления, архивного дела и делопроиз-водства, а также нормативно- методическими документами  Федеральной архивной  службы России и действующими  государственными стандартами.

1.3. Администрация Гайского района организует и ведет делопроизводство на осно-ве  индивидуальной инструкции  (приложение 2) и других нормативно-методичес-ких документов, не противоречащих законодательству РФ  и  Оренбургской облас-ти. Индивидуальная инструкция по делопроизводству утверждается главой  адми-нистрации после согласования  с муниципальным архивом.

Приложение 1

1.4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с докумен-тами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных  (компью-терных) технологий, Автоматизированные технологии обработки документной ин-формации, применяемые в администрации района, должны отвечать требованиям  инструкции по делопроизводству администрации  Оренбургской области.

1.5. Ответственность  за организацию делопроизводства, соблюдение установлен-ных правил работы с документами, и их сохранность возлагается на главу адми-нистрации.

1.6. Техническое ведение делопроизводства возлагается на начальника общего от-дела. Начальник общего отдела обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует главу администрации о состоянии их исполне-ния. Знакомит других работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.7. Вновь принятые работники администрации обязаны изучить инструкцию по де-лопроизводству и соблюдать ее требования в работе с документами.

 Администрация                                                                                     Приложение 2

Гайского района

Оренбургской области

Администрация

Губерлинского сельсовета

Инструкция

15.12.2002. № 01 – 14

По делопроизводству

1. Общие положения

1.1……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…..1.2...………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

2.Документация администрации сельсовета

2.1………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2.2…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Подготовка и оформление документов

3.1………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 3.2.….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

4................................................................

СОГЛАСОВАНО                                               СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК администрации                                   Начальник архивного

Гайского района                                                            отдела администрации

От _____________ № _____                                         Гайского  района

                                                                                        Личная подпись

                                                                                         Дата                                                           

Образец индивидуальной инструкции.