Курсовая: Учет расчетов с подотчетными лицами

Курсовая: Учет расчетов с подотчетными лицами

ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЗАБАЙКАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

СИБИРСКОГО УНИВЕРСИТЕТА ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Курсовая работа

На тему: «Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами»

Исполнитель: Калинникова Е.В.

группа 201 БХ – 00 – 287

Научный руководитель: Коренева Е.Б.

Чита 2003

План

Введение ___________________________________________________ 3

1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами ___________ 4

2. Аналитический и синтетический учет _________________________ 6

3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции

_____________________________________________ 8

4. Служебные командировки по России и за рубеж _______________ 15

4.1. Документальное оформление командировки ________________ 17

4.2. Сроки служебных командировок __________________________ 18

4.3. Рабочее время и время отдыха командированного __________ 19

4.4. Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных _____20

4.5. Временная нетрудоспособность командированного __________ 23

4.6. Порядок выдачи и расходования авансов при командировках __ 23

4.7. Отчет работника о командировке _________________________ 24

4.8. Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы _ 26

4.9. Гарантии и компенсации при командировках _______________ 27

4.10. Зарубежные командировки ______________________________ 30

4.11. Выдача аванса работнику _______________________________ 34

4.12. Отчеты о служебной загранкомандировке _________________ 35

4.13. Расчеты с подотчетным лицом ___________________________ 36

5. Представительские расходы _______________________________ 37

5.1. Оформление первичных документов _______________________ 38

5.2. Бухгалтерский учет _____________________________________ 40

6. Выводы и предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными

лицами __________________________________________ 43

Литература ________________________________________________ 45

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает

необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ,

услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких

случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для

выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет

выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты

хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный

расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты

выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные

цели.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

Цель работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и

организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования выбран Читинский областной союз потребительских обществ

– союз потребительских обществ области, созданный ими для координации

деятельности потребительских обществ и районных союзов потребительских

обществ, обеспечения защиты имущественных и иных прав потребобществ и их

членов, районных союзов, представления их интересов в государственных органах

и органах местного самоуправления, а также для оказания правовых,

информационных и иных услуг. Читинский ОПС является добровольным объединением

потребительских обществ – членов союза. Период исследования – ноябрь 2003

года.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные

документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и

данные Читинского облпотребсоюза.

1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги

со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить

покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для

служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются

сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают

в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги,

то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к

выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему

компенсировать.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную

политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в

перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом

руководителя предприятия. В Читинском ОПСе разрешено получать подотчет всем

работникам административно-управленческого аппарата, директорам магазинов и

заведующим производством.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать

правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых

операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября

1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник,

получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать

это в срок.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников,

но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой

срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же

понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то

составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность

сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он

должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на

определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из

выручки под отчет в ОПСе согласовываются с учреждением банка, где открыт

расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на

хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции (Приложение 1).

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их

в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на

проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель

предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию

сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также

какая сумма командировочных ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются

наличными от имени своего предприятия с другими организациями и

предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы

для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер –

бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги,

сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит

выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ.

В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать

налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все

равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не

являются и НДФЛ не облагаются.

2. Аналитический и синтетический учет

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности

предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. №

94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно –

отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого

обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом

Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

В Читинском облпотребсоюзе применяется журнал формы К-10 (Приложение 2). В

нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного

кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы

подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму,

кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в

ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы

деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги

подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале

регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается

руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1

утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется

он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он

должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и

сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3). Сотрудник,

который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы

оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные

билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же

сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то

можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были

уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть

приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть

право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько,

сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не

образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть

остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер.

Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то

возможны следующие варианты:

1) руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику

должны возместить разницу;

2) руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то

сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат

отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и

потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-

пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету

(когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту

(сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

В Читинском ОПСе данные по подотчетным суммам заносятся в регистр

аналитического учета - журнал формы К-10, в нем делается группировка,

подсчитываются итоги за месяц.

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета

составляется мемориальный ордер № 18 (Приложение 4), особенностью данной

формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры

аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с

указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном

журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге

(Приложение 5). Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная

книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги

составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании

составляется баланс.

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными

лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по

строке 628 «Прочие кредиторы».

3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных

товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и

экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно

подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком,

дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер

продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения

операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки

контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля.

Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование

организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца;

номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом

НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка

горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра

ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым

чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива

и цену единицы (литра и т.п.).

Пример

В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются

талоны водителям, которые приобретаются в организации «Нефтемаркет» по

безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей (Приложение 6).

Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав

комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и

выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете

это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных запасных частей водителем;

Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на новую.

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в

частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например,

степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных

чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например,

канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и

стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных

товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий

номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является

своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных

товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями

организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей

за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей

необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в

данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по

бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации,

утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование

документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого

составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители

хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование

должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и

правильность ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить

достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные

средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного

лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от

своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-

материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между

юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за

счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику

потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в

отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией

товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в

расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров

не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку

от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в

интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в

документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу

товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом,

имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое

лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в

сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по

возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации

средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему

необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные

ценности;

Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-

материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением

его отдельной строкой);

Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на

основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по

приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее заключить

договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в

форме оплаты приобретаемых товаров.

В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие

записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных

ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности,

приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-

материальным ценностям;

Дебет 73 Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по

приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.

Пример

В Читинском облпотребсоюзе если сумма закупа небольшая (до 100 руб.)

выписывается требование начальником АХО куда расходованы средства,

руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В

учете это отражается:

Дебет 44 Кредит 71 – 44 руб. 60 коп, – на сумму закупленных канцтоваров

(Приложение 3). В учетной политике указана возможность ведения таких записей.

Дебет 71 Кредит 50 – 44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены наличные деньги

на расходы.

Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило,

наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При

этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной сделке можно не соблюдать (этот

лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами).

В Читинском ОПСе возможен закуп сельскохозяйственного сырья у юридического

лица (ООО «Крупка») подотчетным лицом (Приложение 7). Продавцом выписывается

счет-фактура.

Операции по закупке должны оформляться первичными документами, а именно –

закупочным актом. Каждая организация вправе разработать свою форму этого

документа, так как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может

оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Пример (Приложение 8)

Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена

закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 24 сентября.

В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у физического

лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества,

Страницы: 1, 2, 3