Автоматизация системы бюджетирования финансовой службы

Организация работы пользователей с системой

Большее влияние на выбор системы оказывает практика бюджетирования на

предприятии. А именно - сколько управленцев и в какой мере вовлечены в

процесс бюджетирования. Если бюджетированием занимается в основном плановый

отдел, а остальные подразделения участвуют только в планировании на уровне

сводных показателей, то зачастую достаточно применения Excel с

прилагающимся к нему специалистом, выполняющим консолидацию данных. Но если

подразделения имеют больше ответственности, то тут необходима организация

коллективной работы с бюджетом. А ее реализация серьезно отличает одну

систему от другой. Существует два принципиально разных подхода при

автоматизации коллективной работы с бюджетом:

. Файловая система бюджетирования.

. Система бюджетирования с единой базой данных.

При рассмотрении этих подходов также необходимо учитывать такой вопрос, как

территориальная распределенность предприятия (наличие у него филиалов). Это

важно, поскольку в Центральном офисе может быть принята одна технология, а

для взаимодействия с филиалами - другая, или какой-либо компромисс между

ними.

1. Файловая система бюджетирования. Одним из самых наглядных

представителей систем бюджетирования с файловой организацией является

система бюджетирования, построенная с применением Excel. Каждый

специалист, участвующий в процессе бюджетирования работает со своей

персональной таблицей. Затем, в целях консолидации информации

выполняется сбор таблиц и расчет консолидированных данных. Такая

организация работы с бюджетом - проста и понятна. Однако, слабой

стороной файловых систем является их низкая реакция при взаимодействии

участников бюджетного процесса и высокие накладные расходы при

выполнении консолидации данных. Например, изменение состава статей в

процессе планирования возможно только до момента передачи файлов

участникам процесса бюджетирования, а интерактивное планирование,

защита и утверждение статей - совсем невозможны. Как следствие,

количество итераций при планировании существенно ограничивается

объективно существующими временными рамками.

2. Система бюджетирования с единой базой данных. Это более современный

подход, чем файловая организация системы бюджетирования, поскольку он

основывается на технологии "клиент-сервер". Этот подход обеспечивает

одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными.

В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру

бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного

процесса. Процесс консолидации при этом перестает быть ответственной и

уязвимой от сбоев задачей, поскольку в данном случае он обеспечивается

надежными средствами СУБД. Как правило, любая система с единой базой

данных предполагает наличие в организации своего администратора.

Поэтому система бюджетирования с единой базой данных может оказаться

избыточной для малых организаций.

3. Организация взаимодействия с удаленными филиалами. Наличие филиалов

подразумевает дополнительную задачу по обеспечению взаимодействия с

ними при планировании и учете. Это отдельная технология, и она как

может присутствовать в системе бюджетирования, так и может быть

опущена. Для файловых систем бюджетирования наличие удаленных филиалов

совершенно некритично, поскольку время передачи файла от центра

консолидации любому участнику процесса гораздо меньше, чем сам период

самостоятельной работы специалиста со своей локальной таблицей.

Системы бюджетирования с единой базой данных для организации

взаимодействия с удаленными пользователями требуют наличия устойчивых

каналов связи. В последнее время все чаще для этой цели используется

Интернет, позволяющий применение "тонкого" клиента для интерактивного

взаимодействия удаленных пользователей с единой базой данных.

4. Удобства в работе с системой. Это функциональность систем,

направленная на обеспечение комфортного взаимодействия пользователей с

системой и друг с другом. Эти "маленькие радости" могут коренным

образом изменить отношение пользователей к системе бюджетирования:

. Лимиты, защищенные статьи. Возможность руководителям ЦФО более

высокого уровня финансовой структуры устанавливать значения статей

для ЦФО нижнего уровня, в рамках которых они могут выполнять

планирование.

. Утверждение статей и планов. Эта функциональность позволяет

фиксировать согласованные планы или значения отдельных статей с

целью предотвращения их несанкционированного изменения.

. Примечания к статье. Своеобразный протокол комментариев к статье,

который совместно ведут участники бюджетного процесса при

согласовании ее значения.

. Визуализация расхождений. Фильтрация или цветовое выделение

критичных расхождений между планом и фактом. Эта возможность

позволяет организовать оперативный (ежедневный) контроль

расхождений, поскольку существенно экономит время при анализе

отклонений.

. Контроль ошибок. Поскольку система бюджетирования, помимо всего

прочего, - это широкий набор алгоритмов и взаимосвязанных

вычислительных процессов, то наличие в системе средств

протоколирования хода расчетов позволяет оперативно разобраться в

возможных коллизиях и противоречиях значений бюджетных статей.

. Версионность планов. Поддержка нескольких вариантов плана бюджета.

Как правило, достаточно наличие трех видов - "оптимистичный",

"пессимистичный" и "оптимальный".

. Возможность одновременного планирования в произвольных временных

периодах. Такая возможность позволяет устранить искусственные

ограничения временных периодов бюджетирования при планировании

значений статей, отражающих различные сферы деятельности

предприятия.

. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для

плана и факта (исполнения) бюджета. Эта возможность наиболее

эффективно решается в системах бюджетирования с единой базой данных.

. Средства анализа бюджета. К ним относятся - "сверление данных", OLAP-

анализ, ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений,

долей и т.д. Например, реализация в технологии "отчет - одна кнопка"

такой задачи, как сортировка итоговых результатов, при которой

отображаются 10 продуктов, производство которых принесло компании

наибольший доход с последующим переходом к анализу соотношения

доходов от реализации "лучшей десятки" и общих доходов компании

позволяет обеспечить высокую эффективность в работе с бюджетной

информацией.

5. Секретность и безопасность данных. Бюджетирование, являясь составной

частью комплексной системы управления предприятием, предъявляет

повышенные требования к секретности и безопасности данных. Помимо

задач по сохранности данных, решаемых средствами СУБД или операционной

системы, система бюджетирования должна обеспечивать эффективное

разделение доступа к системе для пользователей.

Типы пользователей и права доступа. Поскольку система бюджетирования, как

правило, рассчитана на коллективную работу пользователей, то, несомненно,

все они могут обладать различными ролями в процессе бюджетирования. Типы

пользователей и ассоциированные с ними различные права доступа как к

функциям (алгоритмам) системы, так и к данным системы должны максимальным

образом удовлетворять требованиям к безопасности данных, принятым в

конкретном предприятии. Наличие жестких ролей в системе может войти в

противоречие с принятой на предприятии политикой в области безопасности

информации. В связи с этим, наиболее предпочтительным является наличие

возможности моделирования групп пользователей.

Фиксация действий пользователей, а также событий по выполнению алгоритмов

расчетов, передачи данных и других функций в системном журнале - может

характеризовать систему бюджетирования, как достаточно развитую в плане

безопасности данных.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Характеристика системы бюджетирования, интересная в первую очередь

программистам и администраторам систем, может оказать существенное влияние

на процесс выбора, поскольку она должна удовлетворять общей концепции

автоматизации предприятия. В первую очередь с позиций автоматизации

рассматриваются следующие вопросы:

1. Архитектура. Как указывалось выше, самым важным вопросом при

рассмотрении архитектуры системы, оказывающим при этом существенное

влияние на саму технологию бюджетирования, является ее построение в

виде файловой системы или системы с единой базой данных. Архитектура

системы с единой базой данных подразумевает применение технологии

"клиент-сервер". Эта архитектура может быть реализована как

двухуровневая, так и многоуровневая (с выделенным сервером расчетов,

сервером для организации взаимодействия с пользователями и т.д.) Для

систем с единой базой данных следует различать виды применяемых баз

данных:

. Реляционная или многомерная база данных. Многомерная БД может

применяется не только в связи с необходимостью многомерного

представления бюджетной статьи, но и с целью ускорения вычислений

множества алгоритмов, применяемых при бюджетировании.

. Наличие Хранилища данных предъявляет особые требования к построению

базы данных системы бюджетирования. Как правило, Хранилище данных

применяется для решения задач финансовой консолидации данных

системного и внесистемного учета, а также использования этих данных

при автоматизации учета исполнения бюджета.

2. Программно-аппаратная платформа - сервер базы данных и сервера

приложений, платформа для организации рабочих мест, требования к

сетевым коммуникациям.

3. Средства расширения функций системы:

. Наличие в системе генераторов отчетов. К ним могут относиться

специализированные конструкторы отчетов, OLAP-средства, встроенные

генераторы отчетов типа "одна кнопка" для конечных пользователей.

. Наличие в системе языка формул и/или скриптового языка - для

реализации алгоритмов расчетов.

. Открытый API для программиста. Он важен для предприятий,

ориентированных на существенное развитие системы собственными

силами.

4. Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия:

. Возможности по интеграции с офисными приложениями - Excel, Word,

электронной почтой должны быть представлены на уровне современных

технологий.

. Применение XML для интеграции с другими системами автоматизации

предприятия является признаком современной системы бюджетирования.

Разумеется, советы по применению перечисленных в статье критериев оценки ни

в коей мере не претендует на сборник готовых рецептов при выборе системы

бюджетирования. Для обоснованного выбора системы и ее поставщика необходимо

глубокое изучение как самих систем, так и условий их поставки, внедрения и

сопровождения.

Статья продолжает цикл, посвященный обзору предлагаемых сегодня на

российском рынке автоматизированных систем бюджетирования для предприятий,

кредитных учреждений и других организаций.

Авторы: Елена Королева - руководитель группы документации компании

Intersoft Lab

Александр Галашкин - руководитель проекта компании Intersoft Lab

Статья продолжает цикл, посвященный обзору предлагаемых сегодня на

российском рынке автоматизированных систем бюджетирования для предприятий,

кредитных учреждений и других организаций.

В первой статье цикла была сформулированы и обоснованы критерии, которым

должна соответствовать система, предназначенная для ведения бюджета. В этом

материале в рамках данных критериев рассмотрен класс систем бюджетирования,

ориентированных на крупные многофилиальные организации и корпорации. Оценка

систем дана по следующим направлениям:

. состав и свойства информационных объектов, которыми можно оперировать при

выполнении работ по бюджетированию;

. функциональность и алгоритмы, автоматизирующие этапы бюджетного процесса;

. организация работы пользователей;

. архитектура, платформа и средства интеграции системы.

В обзор статьи вошли системы:

. Контур Корпорация. Бюджет. Разработчик: Intersoft Lab. Партнер:

ТрастКонто.

. Comshare MPC. Разработчик: Comshare Software. Партнер: Корус Консалтинг.

Отметим, что функциональность этих систем шире автоматизации бюджетного

планирования, они имеют в своем составе развитые средства сбора информации

и механизмы финансовой логики.

Дабы избежать претензий и оставаться корректным по отношению к поставщикам

систем бюджетирования, сообщаем, что обзор базируется на публичной

информации, открыто предоставляемой самими поставщиками, а именно:

. Презентации систем бюджетирования, собранные усилиями проекта

"Корпоративные финансы" на новом информационном CD-диске, полностью

посвященном системам бюджетирования.

. Информация с веб-сайтов компаний-производителей систем бюджетирования и

консалтинговых компаний, продвигающих их на российский рынок.

. Частные консультации представителей поставщиков систем бюджетирования.

. Мнения и суждения о системах бюджетирования из известных интернет-форумов

www.bankir.ru, www.cfin.ru.

Контур Корпорация. Бюджет

Российская разработка, предназначенная для ведения оперативного бюджета

многофилиальных организаций и корпораций. Система построена на базе

Хранилища данных, обладает механизмом сбора и консолидации финансовой

информации из различных источников и полностью готова к интеграции, как с

российскими, так и с зарубежными АБС.

В системе предложена современная методика бюджетирования в рамках

финансовой структуры организации (с выделением центров финансовой

ответственности, центров прибыли и затрат), которая позволяет решить ряд

задач управленческого учета, таких как эффективное расходование средств,

планирование доходов, контроль деятельности подразделений. Наличие готовой

методики позволяет быстро внедрить систему.

Кроме того, система может рассматриваться как инструментальное средство для

реализации собственных методик ведения бюджета.

Контур Корпорация. Бюджет обеспечивает взаимосвязь данных бухгалтерского и

управленческого учета. В едином Хранилище системы можно собирать первичные

бухгалтерские данные (счета, документы с проводками по счетам и др.) всех

удаленных подразделений и использовать их для решения задач управленческого

учета, в частности, для расчета фактического исполнения бюджета и

показателей финансового результата.

На сегодняшний день система успешно внедрена и функционирует в ряде банков

России и стран ближнего зарубежья.

Состав и свойства информационных объектов

Измерения бюджетных статей

Система поддерживает все необходимые измерения для ведения бюджета

многофилиальной организации. Бюджет можно планировать и анализировать в

следующих разрезах:

. Организационно-штатная и финансовая структура.

Система обеспечивает детализацию бюджета по структурным единицам и

центрам финансовой ответственности организации. Для настройки оргштатной

структуры предприятия предлагается справочник, в котором можно задать

структуру подразделений (количество уровней иерархии подразделений не

ограничено). В этом же справочнике подразделения предприятия можно

распределить по финансовой структуре: сгруппировать центры прибыли и

затрат по различным бизнес-направлениям, выделить центры инфраструктуры

(центры общих затрат).

. Валюты, курсы.

Вести бюджет можно в различных валютах. В справочнике финансовых

инструментов может быть задано неограниченное количество валют. Для

установки котировок валют могут использоваться различные виды курсов

валют. Предоставляется возможность задавать период действия курса.

. Продукты, услуги, материальные ценности.

Поддерживается планирование бюджета - составление финансового плана и

сметы капитальных вложений в натуральных измерителях (продукты, услуги и

др.). Имеется возможность ведения иерархического справочника видов

продукции, справочника проектов и бизнесов.

. Клиенты, потребители и поставщики.

Классифицировать статьи бюджета можно в разрезе субъектов, с которыми

взаимодействует организация. В справочнике субъектов могут быть

определены потребители, поставщики и др., а также установлены

иерархические связи между ними. Это значит, что в системе можно хранить

данные, например, по холдингу (группе компаний) и контролировать связи

между отдельными клиентами.

Бюджетные планы статей

В системе предлагаются планы статей для ведения:

. бюджета доходов и расходов,

. бюджета активов и пассивов,

. бюджета движения денежных средств,

. сметы капитальных вложений,

. бюджета проектов (направлений деятельности).

Состав статей этих планов может быть изменен и настроен под задачи

конкретной организации. Кроме того, можно дополнительно создать свои

бюджетные планы, их состав неограничен.

Основные характеристики статей планов:

. Хранение значений во временных периодах. Периоды планирования бюджета в

системе - год, квартал, месяц. Можно задавать периоды расчета

консолидированных бюджетов по всем подразделениям.

. Иерархия статей бюджета. Иерархия статей бюджета неограниченна. Бюджетную

статью можно детализировать на произвольное количество уровней подстатей.

. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение. В

бюджетном плане каждой структурной единицы (филиала, подразделения,

отдела и т.п.) можно хранить собственные значения статей и

консолидированные (сводные) по всем подчиненным подразделениям. План,

факт, абсолютное и процентное отклонение приводятся для каждой статьи

бюджетного плана. Отклонение рассчитывается автоматически.

. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном

измерении. Устанавливать значения статей можно в различных валютах и

единицах измерения. Для организации расчета значений статей в едином

эквиваленте необходимы дополнительные настройки.

. Дополнительная аналитика статей. Возможна детализация значения бюджетной

статьи в разрезе объектов аналитического учета.

. Проводки по бюджетным статьям. Выполняются проводки сумм документов по

статьям. Проводка документа односторонняя, т.е. его сумма учитывается на

одной статье. Механизм проводок позволяет фиксировать изменения значений

бюджетных статей.

Первичная информация

Система построена на базе Хранилища данных, в котором может быть собрана

вся необходимая первичная информация для бюджетирования:

. Бюджетные строки и бюджетные документы. Для расчета значений бюджетных

статей могут быть использованы бюджетные документы, заявки, договора,

аналитические и другие виды документов, данные счетов и показателей.

. Объекты поддержки финансовой логики. Система обеспечивает сбор и хранение

в едином Хранилище первичных данных бухгалтерского и управленческого

учета: документов с проводками по счетам, остатков и оборотов по счетам,

показателей. Эти данные можно использовать для автоматического расчета

фактического исполнения бюджета.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Контур Корпорация. Бюджет использует широкий спектр встроенных алгоритмов

вычисления значений бюджетных статей, предлагает язык формул и позволяет

разработать собственные механизмы расчета.

Процедуры автоматического расчета статей предложены на всех этапах

бюджетирования: Алгоритмы планирования

. Расчет значений статей по временному горизонту планирования. В системе

предусмотрены:

. автоматическая агрегация данных по времени (значения статей за весь

период планирования, например, квартал рассчитываются по установленным

значениям на меньший плановый период - месяц).

. автоматическое распределение установленных значений статей на год по

кварталам (или квартал по месяцам).

. Расчет значений статей по центрам финансовой ответственности (ЦФО).

Штатный режим системы обеспечивает планирование "сверху вниз". По

заданному целевому значению статьи можно вычислить значение статьи для

разных ЦФО. Распределение целевого значения может выполняться равномерно

по ЦФО и с учетом заданных весовых коэффициентов.

. Статистические методы расчет реализуются с помощью языка формул.

. Расчет значений статей на основании значений других статей. Штатный режим

системы.

. Планирование "от достигнутого". Система позволяет строить планы на

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8