Автоматизация учета основных средств в бюджетной организации

Для пользователей системы программ «1С: Предприятия» фирма «1С»

предлагает набор решений по подключению различного оборудования,

применяемого в торговле и складском деле: контрольно-кассовых машин, POS-

терминалов, сканеров и принтеров штрих-кодов, дисплеев покупателя,

электронных весов, терминалов сбора данных. Эти решения основаны на

технологии внешних компонент и режимов экспорта-импорта информации.

Программные продукты системы «1С: Предприятие» способны «расти» вместе

с организаций, в которой они работают. Спектр программных продуктов системы

«1С: Предприятие» включает однопользовательские и сетевые версии; версии,

работающие в архитектуре «клиент-сервер», а также дополнительную

компоненту для организации обмена информацией между территориально

удаленными филиалами организации. Все версии полностью функционально

совместимы, что позволяет легко перейти от использования программы на одном

рабочем месте к многопользовательским и распределенным вариантам

использования системы.

III. Практическое применение комплекса «1С:Предприятие 7.5» в сфере

автоматизации учета основных средств.

3.1. Предварительная настройка комплекса

Прежде чем начинать работу с открытой бухгалтерской программой ее

необходимо настроить на специфику учета в конкретной организации, а именно:

o настроить список констант и ввести их значения;

o настроить синтетическую и аналитическую структуру плана счетов;

o организовать структуру справочников;

Проиллюстрируем пошаговое выполнение предварительной настройки

программы на примере компьютерного учета основных средств.

3.1.1. Настройка констант

Константы в «1С: Бухгалтерии» используются для хранения постоянной или

условно-постоянной информации, например, полного наименования организации,

юридического адреса, вида деятельности, фамилий руководителя и главного

бухгалтера, ставок налогов и т.д.

Удобство использования констант заключается в том, что в них один раз

заносится какая-либо информация, которая затем может многократно

использоваться в расчетах, при формировании документов и отчетов. Например,

уже упоминавшееся наименование организации можно занести в специально

объявленную константу, а в многочисленных первичных документах, бланках

бухгалтерской и налоговой отчетности использовать имя константы для

получения ее значения – наименования организации. При каких-либо изменениях

в наименовании организации достаточно изменить его всего один раз - в

константе – и все изменения автоматически будут отражены в тех местах, где

эта константа используется. Вот так выглядит фрагмент списка констант

программы:

3.1.2. Настройка плана счетов и аналитического учета

В соответствии с инструкцией № 122 от 03 11.93 г. учет основных

средств в бюджетных учреждениях ведется в разрезе инвентарных объектов по

местам хранения и ответственным лицам.

В типовой конфигурации синтетический учет основных средств ведется на

счетах: 010 «Здания», 011 «Сооружения», 012 «Передаточные устройства», 013

«Машины и оборудование», 015 «Транспортные средства», 016 «Инструменты,

производственный (включая принадлежности) и хозяйственный инвентарь», 017

«Рабочий и продуктивный скот», 018 «Библиотечный фонд», 019 «Прочие

основные средства». Кроме того, за балансом учитывается имущество, принятое

в аренду, но учитываемое у арендодателя (счет А01 «Арендованные основные

средства»).

Все счета по отношению к балансу являются активными. Остатки основных

средств и их приход записываются по дебету счета, а выбытие по кредиту.

Аналитический учет на балансовых счетах ведется в разрезе инвентарных

объектов (субконто 1 вида «Основные средства» типа справочник «Основные

средства») и материально-ответственных лиц (субконто 2 вида «МОЛ» типа

справочник «МОЛ») в количественном и стоимостном измерителях.

Аналитический учет на забалансовом счете А01 «Арендованные основные

средства» ведется в разрезе инвентарных объектов (субконто 1 вида «Основные

средства»), материально-ответственных лиц (субконто 2 вида «МОЛ») и

арендодателей (субконто 3 вида «Контрагенты» типа справочник «Контрагенты»)

в количественном и стоимостном измерителях.

Для хранения информации об объектах основных средств используется

справочник «Основные средства», в котором для каждого объекта можно указать

место хранения выбором из справочника «Подразделения».

3.1.3. Настройка справочников аналитической информации

Ввиду того, что справочники в программе допускают многоуровневую

(вплоть до 10 уровней) структуру возможно организовать двухуровневый учет

основных средств. На первом уровне расположим группы основных средств:

На втором уровне расположим объекты ОС как таковые, задав в качестве

кода ОС их инвентарные номера:

После такого рода предварительной настройки основных параметров

программы пользователь может немедленно приступить к вводу хозяйственных

операций по учету основных средств.

3.2. Ввод входящей информации

Справочник "Основные средства" является прообразом картотеки основных

средств. Программа предусматривает два варианта ввода информации в

справочник:

o справочная информация подготавливается предварительно, а затем

осуществляется ввод операций и документов;

o справочная информация вводится непосредственно во время ввода

бухгалтерских операций и документов.

Рассмотрим первый вариант, когда ввод справочной информации об объекте

предваряет ввод операций. Выполним ввод сведений об инвентарном объекте

основных средств в справочник.

Вот каким образом выглядит типовой диалог по вводу информации о новом

основном средстве:

После занесения всей необходимой информации об основном средстве

нажатием кнопки печать можно вывести инвентарную карточку учета основных

средств по форме № ОС-6 (Приложение 1).

3.2. Ввод входящей информации

3.2.1. Ввод входящих сальдо

После настройки нашей системы: уточнения плана счетов, определения

структуры аналитики, создания и прикрепления к счетам справочников объектов

аналитического учета, настройки констант необходимо перейти к

заключительной части подготовки системы к эксплуатации: вводу остатков

основных средств на начало года.

Справочник «Основные средства» может быть либо заведен заранее, либо

его можно дополнять при вводе остатков.

Перед началом вводом остатков необходимо установить рабочий период.

Входящие остатки в «1С: Бухгалтерии» вводятся как конечные за

предшествующий период, а затем, при закрытии периода, переносятся в

следующий квартал как начальные.

Проводки с остатками по счетам (субсчетам) и объектам аналитического

учета вводятся в корреспонденции с фиктивным счетом «00». В бюджетном плане

счетов предусмотрен счет «000».

Прежде всего необходимо определиться с датой, начиная с которой

начнется ведение учета в «1С: Бухгалтерии».

Учет в «1С: Бухгалтерии» можно начинать вести с начала отчетного года,

начала квартала, начала месяца и даже с произвольной даты. Решение обычно

принимается как компромисс между необходимостью ввода большого количества

проводок за период с начала года до текущего квартала и пользой от

возможности анализа бухгалтерских данных за весь отчетный год и

автоматического составления отчетности.

Тем не менее можно начинать ведение учета основных средств с

произвольной даты, поскольку это, во-первых, позволит нам освоить основные

приемы работы с программой; и во-вторых, предоставит возможность проверить

применимость документов «1С: бухгалтерии» для специфики нашего учреждения;

в-третьих, позволит очень просто составлять отчетность средствами «1С:

Бухгалтерии».

При вводе остатков по счетам, для которых учет ведется по принципу

двойной записи (балансовые счета), используется в качестве

корреспондирующего счета фиктивный балансовый счет «00» или «000», который

не имеет субсчетов. Остатки по счетам, учет по которым ведется без

корреспонденции (забалансовые и вспомогательные счета), вводятся простой

записью, то есть в проводке указывается только один счет.

Продемонстрируем каким образом эта процедура решается с применением

бюджетной конфигурации программы.

В журнал хозяйственных операций вводится хозяйственная операция

например «Ввод остатков по счету 010»:

или «Ввод остатков по счету 250» для отражения фондов в основных средствах:

Введенные в журнал хозяйственных операций операции порождают проводки,

изменяющие состояние соответствующих бухгалтерских счетов:

3.2.2. Контроль корректности ввода входящей информации

После ввода входящих сальдо по всем бухгалтерским счетам на

вспомогательном счете «00» или «000» не должно быть остатка. Кроме того

проконтролировть правильность введенной информации можно и при помощи любой

из форм отчетности, входящей в состав программы, например пользуясь

оборотно-сальдовой ведомости по счету:

После формирования подобного отчета остается сверить суммарное сальдо

с данными бухгалтерского учета организации.

3.3. Методика повседневного применения комплекса.

3.3.1. Средства автоматизации ввода хозяйственных операций

Компьютерная технология ведения учета отличается от ведения учета

«вручную». Регистрация факта совершения финансово-хозяйственной операции в

информационной базе программы производится всего один раз – при вводе суммы

проводки. Как только сумма проводки будет введена, она изменит итоги по

счетам бухгалтерского учета, затронутым в проводке, и будет отражаться в

отчетных документах, формируемых из программы.

В «1С: Бухгалтерии» имеется несколько способов регистрации учетной

информации: ввод проводок «вручную», использование механизма типовых

операций, использование настроенных документов.

Ввод проводок «вручную»

Все факты хозяйственной деятельности учреждения в «1С: Бухгалтерии»

хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько

проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете в

натуральном и денежном выражении. Например, операции по вводу входящих

остатков вводились «вручную».Каждая проводка, в свою очередь, может

состоять из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, содержащие

несколько корреспонденций, называются «сложными». В сложных проводках дебет

одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов, и наоборот.

Режим ручного ввода отличается максимальной гибкостью: можно указать

любое содержание операции и ввести любые проводки. Кроме того, этот режим

не требует предварительной настройки в «Конфигураторе» и прост в освоении.

Ввод проводок в режиме «типовых операций»

Многие хозяйственные операции, совершаемые а организации, с точки

зрения отражения в бухгалтерском учете, имеют однотипный характер и

регистрируются одинаковым набором взаимосвязанных бухгалтерских проводок.

Для отражения в учете таких стандартных ситуаций в «1С: Бухгалтерии» удобно

использовать типовые операции. В отличие от режима ввода операции

«вручную», в котором каждая проводка вводится вручную, типовая операция

содержит шаблон. Шаблоном типовой операции называется сценарий формирования

проводок для регистрации какого-либо хозяйственного факта. Это полезный

режим автоматизированного ввода часто повторяющихся хозяйственных операций,

но наиболее удобным для автоматизации учета денежных средств является метод

регистрации учетной информации с помощью документов.

Использование документов «1С: Бухгалтерии»

Режим использования настроенных документов позволяет автоматически

генерировать операцию, а при необходимости – и проводки на основании

вводимых документов. Для удобного поиска в информационной базе документы

«1С: Бухгалтерии» распределяют по журналам. Например, в типовой

конфигурации в журнал «Основные средства» включены документы «Покупка ОС» и

«Начисление износа ОС», «Ликвидация ОС» и др. В журнале документов можно не

только выписывать новые документы, но и работать с ранее введенными

документами: редактировать, переходить в журнал операций и журнал проводок,

видеть проводки автоматически формируемые документом и т.д.

В последнее время наибольшей популярностью обладает режим документов.

Разработчики в стандартных конфигурациях программы предусматривают

документы практически на «все случаи жизни». В частности в бюджетной

конфигурации имеются в наличии документы, отражающие почти все операции по

учету основных средств в бюджетных учреждениях: от ввода входящих остатков

в момент начала эксплуатации программы до списания пришедших в негодность

основных средств за исключением редких операций, таких как изменение

балансовой стоимости основного средства в связи с достройкой,

дооборудованием, модернизацией, частичной ликвидацией и т.п.

Таким образом успех при работе с программой предполагает умение

пользоваться стандартными документами, знать их возможности и уметь

настраивать их в соответствии с потребностями конкретной организации.

Документ «Покупка ОС»

Документ «Покупка ОС» предназначен для оприходования приобретенных

основных средств «Актом приемки-передачи и на внутреннее перемещение

основных средств (форма № ОС-1)» и формирования соответствующих проводок.

Данные вводятся по каждому основному средству. Новое основное средство

может быть заранее внесено в справочник «Основные средства», либо его можно

внести в список основных средств при вводе данного документа.

Для заполнения документа необходимо вызвать документ «Покупка ОС»

либо из списка документов группы «Основные средства», либо из журнала

«Основные средства» (Покупка ОС) и заполнить его реквизиты.

Номер документа присваивается автоматически.

Дата документа. В качестве даты высвечивается текущая дата. При

необходимости ее можно изменить. Дата документа будет записана в реквизиты

субконто как дата поступления основного средства в организацию.

Счет Поставщика. Выбирается из плана счетов счет расчетов с

поставщиками. По умолчанию предлагается счет 178.1.

Поставщик. Необходимо выбрать из справочника «Контрагенты» организацию-

поставщика основных средств.

Договор. Из справочника «Основания», подчиненного справочнику

«Контрагенты», выбирается договор (счет, счет-фактура), на основании

которого проводилась оплата основного средства.

Источник финансирования. Указывается, за счет каких средств

приобретено основное средство. Выбирается из списка значении перечисления

«Движениефонда».

Счет расхода Из списка счетов необходимо выбрать счет, на кото рый

будут относиться затраты на приобретение основных средств По умолчанию

предлагается счет 200.1.

Статья расхода. Если по выбранному в предыдущем реквизите счету

ведется аналитический учет по статьям расходов в соответствии с

«Экономической классификацией расходов», из списка субконго выбирается

нужная статья расхода. Если по выбранному счету ведется аналитический учет

по другим статьям, выбирается соответствующая сгатья. Если аналитический

учет не ведется переходим к следующей позиции, нажав клавишу Enter.

Приказ. Вводится номер распоряжения/приказа.

Дата приказа. Вводится дата распоряжения/приказа.

Месторасположение объекта. Вводится местонахождение объекта в момент

приемки основного средства.

Затем необходимо заполнить строки табличной части документа.

Номер строки. Заполняется автоматически.

Счет ОС. Из плана счетов выбирается счет, на котором будет учитываться

конкретное основное средство.

Основное средство. Из справочника «Основные средства» выбирается

конкретное основное средство, если список заведен заранее, или в этот

список добавляется новое основное средство и затем выбирается нужное.

Структура и реквизиты справочника «Основные средства» были рассмотрены

ранее.

Заполнив необходимые реквизиты, следует нажать кнопку «ОК» для

сохранения их в карточке и нажатием клавиши Enter (или двойным нажатием

правой клавиши мыши) внесите основное средство в документ.

МОЛ Подтверждаются данные, указанные в карточке основного средства,

нажатием клавиши Enter.

Отдел. Подтверждаются данные, указанные в карточке основного средства,

нажатием клавиши Enter.

Количество. Проставляется требуемое количество. Если по данному виду

основных средств не ведется групповой учет, то количество равно 1.

Сумма. Вводится стоимость основного средства по документам

приобретения, включая НДС. Стоимость основных средств, приобретенных за

счет средств от реализации продукции, работ услуг, должна указываться без

НДС. Сумма указывается в рублях и копейках. При групповом учете вводится

стоимость указанного количества основного средства.

Признак начисления износа - выбирается одно из значений:

«Да» если по объекту определяется износ;

«Нет» - если по объекту не определяется износ (предметы для на учных и

учебных целей, музейные ценности и т.п ).

Код нормы износа выбирается из справочника «Нормы износа», содержащего

шифры и нормы износа для различных групп основных средств в соответствии с

документом «Годовые нормы износа по основным фондам учреждений и

организаций, состоящих на государственном бюджете СССР».

Норма износа (процент) - годовая норма износа, заполняется

автоматически при выборе кода из справочника «Нормы износа», исполь зуется

при автоматическом формировании проводок по начислению износа основных

средств. Если для объекта нет подходящей позиции в справочнике «Нормы

износа», то для него выбирается код 99999 «Нет в списке», а в реквизите

«Норма износа» указывается норма износа, в процентах, исходя из срока

полезного действия или в соответствии с «Еди ными нормами амортизационных

отчислений», утвержденными постановлением Совмина СССР от 22.10.90 г. №

1072.

Если реквизиты Код нормы износа и Норма износа были введены в карточке

основного средства, то в документе значения этих граф подтверждаются

нажатием клавиши Enter

Ввод в эксплуатацию. Указывается признак ввода в эксплуатацию

выбирается одно из значений:

«Да» - если основное средство вводится в эксплуатацию в момент

оприходования. В этом случае в карточке дата и номер документа о вводе в

эксплуатацию будут записаны автоматически такие же, как в документе на

оприходование.

«Нет» - если основное средство будет введено в эксплуатацию позднее. В

этом случае дата и номер документа о вводе в эксплуатацию задаются в

карточке (в списке субконто) в момент ввода в эксплуатацию

После заполнения последней графы таблицы на экран вновь будет выдан список

ОС для очередного выбора Таким образом заполняются строки табличной части

документа

После заполнения всех реквизитов из документа можно распеча тать акты

приемки-передачи (форма № ОС-1) на основные средства указанные в

спецификации (Приложение 2)

Инвентарные карточки на введенные основные средства можно распечатать

после проведения документа из карточки основного средства справочника

«Основные средства» или из меню «Отчеты» «Учет основных средств»

«Инвентарная карточка ОС»

При проведении документа по каждому основному средству автоматически

будут сформированы проводки на сумму стоимости в полных рублях, включая

НДС. Первая проводка - Дт выбранного счета основных средств, Кр счета

расчетов по выбранному поставщику, вторая проводка Дт выбранного счета

расхода по выбранной статье, Кр счета 250.

Если по документам приобретения стоимость ОС указана в рублях и

копейках, на сумму копеек будет сформирована дополнительная проводка Дт

выбранного счета расхода по выбранной статье, Кр счета расчетов по

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5