Производственные запасы

запасов проверяется состояние складского хозяйства, подбор и расстановка

кадров материально ответственных лиц, организация пропускной системы,

контроля за своевременным проведением инвентаризации и выполнением плана

внезапных проверок наличия производственных запасов.

Прежде всего, ревизор устанавливает степень обеспеченности предприятия

складскими помещениями, в пределах, необходимых для надлежащего хранения

производственных запасов, а также, не хранятся ли материальные ценности в

неприспособленных помещениях, под открытым небом. Проверяя складские

помещения, ревизор обращает внимание на их пригодность для хранения

производственных запасов.

Сохранность производственных запасов зависит не только от состояния

складских помещений, но и от соблюдения правил хранения. В местах хранения

материалы должны быть размещены таким образом, чтобы к ним в любое время

был доступ, обеспечивающий складирование вновь поступающих ценностей,

отпуск ценностей, проверку нормативного запаса и их наличия. При ревизии

нужно выяснить, не было ли случаев порчи материальных ценностей из-за

нарушений правил хранения; имеются ли на местах хранения материалов ярлыки

(по форме № М-16), полностью ли они заполнены и, в частности, указан ли в

них номенклатурный номер, наименование и норма запаса данного вида

материальных ценностей; обеспечена ли противопожарная защита и установлены

ли надежные запоры и сигнализация.

Ревизор должен проверить весовое хозяйство и другие контрольно-

измерительные приборы, выяснить время клеймения и выверки приборов, а также

сроки дератизации (уничтожения грызунов) и дезинфекции (уничтожения

насекомых) в складских помещениях.

Правильность показаний весов устанавливается путем взвешивания гирь на

десятичных весах и одинаковых, по весу предметов на разных весах.

Результаты такой проверки отражаются в промежуточном акте. В случае

выявления расхождений в весах или показаниях других измерительных приборов

необходимо потребовать объяснение у материально ответственного лица.

Обеспечение сохранности собственности во многом зависит от подбора и

расстановки кадров материально ответственных лиц. В отделе кадров нужно

проверить наличие обязательств о материальной ответственности, есть ли виза

главного бухгалтера, разрешающая зачислить данного работника на должность,

связанную с материальной ответственностью. Отсутствие такой визы означает

либо несогласие главного бухгалтера на прием на paбoтy данного материально

ответственного лица, либо несоблюдение утвержденного Положения о главных

(старших) бухгалтерах государственных предприятий, в соответствии с которым

перемещения материально ответственных лиц могут осуществляться лишь с

согласия главного бухгалтера.

В бухгалтерии предприятия нужно проверить правильность оформления

передачи складов (кладовых) при смене материально ответственных лиц, их

болезни или уходе в отпуск и отражения выявленных при этом расхождений в

бухгалтерском учете.

Важным условием обеспечения сохранности собственности является четко

организованная охрана производственных запасов и пропускная система.

Внезапной проверкой на месте ревизор может установить, как организован

контроль за вывозом материальных ценностей на предприятии. Затем следует

проверить, соблюдается ли принятый порядок оформления и регистрации

пропусков работниками охраны. Пропуска должны быть подписаны начальником

отдела сбыта и главным бухгалтером пли его заместителями. Образцы их

подписей должны находиться у работников охраны.

Бюро пропусков (охрана) на следующий день возвращает в бухгалтерию

использованные пропуска с отметкой о провозе груза. Получив эти пропуска,

работник бухгалтерии, ответственный за этот участок работы, обязан

проверить полноту возврата выписанных пропусков и установить, те ли

материальные ценности по наименованию и количеству были вывезены с

территории предприятия. Задача ревизора заключается в том, чтобы выяснить,

не допускается ли вывоз производственных запасов по пропускам, подписанным

лицами, которые не имеют на это право, или по устным разрешениям и

запискам; осуществляется ли контроль за вывозом грузов, а также внезапные

проверки правильности вывоза производственных запасов (по актам таких

проверок); не было ли случаев вывоза производственных запасов по одним и

тем же пропискам дважды и т. д.

Действенным методом проверки сохранности производственных запасов

является проведение внезапной полной или выборочной их инвентаризации в

период производства документальной ревизии, а также проверка

своевременности, полноты и правильности проведенных инвентаризаций

предприятием.

Как правило, сплошная инвентаризация материальных ценностей проводится

во время ревизии лишь в тех случаях, когда имеются данные о хищении этих

ценностей или их недостач, образовавшихся в результате каких-то иных

причин. При обычных условиях наличие материальных ценностей проверяется

путем выборочной инвентаризации у различных материально ответственных лиц.

Инвентаризация материальных ценностей осуществляется в соответствии с

правилами, изложенными в Основных положениях по инвентаризации.

Единственным дополнением к правилам является лишь то, что наряду с членами

инвентаризационной комиссии, созданной для проведения инвентаризации во

время ревизии, и материально ответственными лицами инвентаризационные описи

подписывает и ревизор (член ревизионной бригады по проведению комплексной

документальной ревизии).

При выборочной инвентаризации также создается инвентаризационная

комиссия, и проверка наличия материальных ценностей проводится в

присутствии материально ответственного лица. Отличительной чертой этой

инвентаризации является проверка наличия лишь тех производственных запасов,

которые выбирает ревизор (например, краски, молочные бутылки, фартуки,

строительные материалы, спецодежда, спецобувь, пищевые продукты и т.д.).

Результаты проверки оформляются актом, который прилагается к акту

документальной ревизии.

В процессе ревизии следует установить: полностью ли были охвачены

инвентаризацией производственные запасы, соблюдаются ли сроки проведения

инвентаризации, установленные действующим Положением о бухгалтерских

отчетах и балансах, правильно ли были оформлены инвентаризационные описи и

сличительные ведомости (нет ли в них неоговоренных исправлений и подчисток,

подписаны ли они всеми членами инвентаризационной комиссии, имеются ли на

них подписи материально ответственных лиц и их расписки о принятии

перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение, правильно ли

записаны наименования и количество производственных запасов в сличительные

ведомости, правильно ли определена разность в остатках между данными учета

и по результатам инвентаризации и т. д.). Одновременно нужно выяснить,

своевременно ли подводились итоги инвентаризации (результаты инвентаризации

должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее окончания),

правильно ли были приняты решения по выявленным инвентаризацией фактам

недостач и излишков и, в частности, не было ли случаев сокрытия недостач

под видом пересортицы (путем перекрытия недостач одних видов материальных

ценностей излишками по другим видам ценностей), не допускались ли

необоснованные решения о списании недостач на издержки производства или

отнесении их на убытки прошлых лет и на другие счета вместо взыскания сумм

недостач с виновных лиц и т. д. Для ревизии используются решения

инвентаризационных комиссий, зафиксированные в приветствующих протоколах

заседаний, и записи по счетам бухгалтерского учета в журналах-ордерах или

табуляграммах.

Нередко инвентаризационные комиссии обнаруживают материалы, малоценные

и быстроизнашивающиеся предметы, запасные части и другие ценности,

непригодные к использованию. В этих случаях нужно проверить, составляются

ли на них отдельные инвентаризационные описи, приводит ли

инвентаризационная комиссия эти ценности в состояние, непригодное для

дальнейшего использования (лом, отходы и др.), при списании их с разрешения

администрации, приходуются ли полученные от них отходы по цене возможного

использования.

В акте инвентаризационной комиссии должно быть указано, что списанные

производственные запасыи уничтожены и полученные при этом отходы сданы на

склад, а в решении инвентаризационной комиссии отмечается, за чей счет

нужно списать эти материалы. Правильность отнесения материального ущерба на

виновных лиц или списания их за счет производства ревизор провернет по

записям в журнале-ордере № 10/1 и другим учетным регистрам.

Одной из задач ревизии сохранности производственных запасов является

проверка организации контроля за деятельностью материально ответственных

лиц. Такой контроль проводится работниками бухгалтерии предприятия, отдела

снабжения и отдела сбыта, а также членами постов и групп народного контроля

предприятия.

2.5 Ревизия операций по движению производственных запасов и их

использованию в производстве

Правильная и четкая организация приемки и отпуска производственных

запасов содействует сохранности и бесперебойному снабжению ими

производства. Поступление производственных запасов на предприятия

осуществляется главным образом от поставщиков, от своих вспомогательных

производств и прочих источников (от ликвидации основных средств, при

списании пришедших в негодность малоценных и быстроизнашивающихся предметов

и др.).

В соответствии с договорами поставки поставщики в установленное время

отгружают материальные ценности предприятиям-покупателям, после чего

поставщик выписывает и высылает покупателю счет и транспортные документы.

Таким образом, поступление материальных ценностей от иногородних

поставщиков контролируется на основании выписанных ими счетов и приходных

документов предприятия-получателя.

Для контроля за поступлением и оприходованием производственных запасов,

отправленных в адрес предприятия или закупленных у местных поставщиков, а

также для оперативного контроля за сроками оплаты счета или отказа от

акцепта в отделе снабжения ведется журнал учета поступающих грузов (форма №

М-1). В нем указывается регистрационный номер, дата поступления счетов и

транспортных документов поставщика, номер транспортного документа, дата

счета, вид груза, сумма счета поставщика, расписка должностного лица в

получении транспортных документов, дата и номер приходных документов,

которыми оформлена их приемка получателем, дата и номер запроса о розыске

груза при его непоступлении в сроки, установленные уставом соответствующего

вида транспорта, и др.

По записям в журнале учета поступающих грузов ревизор может определить,

какие поставки осуществлены в проверяемом периоде. По данным журнала-ордера

№ 6 или табуляграммы поступления материальных ценностей oт поставщиков и на

склады предприятия, а также по приходным документам складов и других мест

хранения можно установить количество поступивших материалов.

Прибывшие в адрес предприятия производственные запасы принимаются от

транспортных организаций экспедитором (или другим уполномоченным лицом).

Получатель тщательно осматривает груз до начала приемки. При выявлении

фактов повреждения пломб, тары и других нарушений, вызывающих сомнения в

сохранности грузов, экспедитор должен потребовать от транспортной

организации проверки груза и в случае недостачи или порчи его составления

коммерческого акта на величину недостачи. Коммерческие акты служат

основанием для предъявления претензий транспортным организациям на

возмещение нанесенного ущерба.

Иногда обнаруживают нарушения условий поставки после вскрытия

транспортных средств. В этом случае для приема материальных ценностей

создается комиссия с обязательным участием в ней материально ответственного

лица (заведующего складом) и представителя поставщика или

незаинтересованной стороны. Комиссия составляет акт о приеме материалов

(форма № М-7) в двух экземплярах. Факт приема и оприходования

производственных запасов подтверждается подписью заведующего складом. Один

экземпляр акта используется при предъявлении претензии поставщику, а второй

— для учета движения производственных запасов. Акт составляется также при

приемке материалов, поступивших без документов поставщика (так называемая

неотфактурованная поставка).

Ревизор обязан проверить, своевременно ли и правильно ли составляются

коммерческие акты и акты приема материалов, не было ли случаев нарушения

действующего порядка составления указанных актов, в результате чего

предприятие вынуждено было принять недостачу материальных ценностей или

продукцию ненадлежащего качества на свой счет, потребовать объяснения у

виновных лиц об обстоятельствах допущенных нарушений.

При отсутствии расхождений во время приемки грузов экспедитор

доставляет полученные от транспортных организаций материальные ценности на

склад предприятия, где они приходуются по приходным ордерам (формы № М-3 и

М-4). Если поставщик отправляет материальные ценности автомобильным

транспортом, то они приходуются на основании второго экземпляра товарно-

транспортной накладной (формы № М-5, М-5а, М-6 и М 6а).

Материальные ценности от местных поставщиков получают на основании

выданных экспедитору или другому доверенному лицу доверенности форм № 2 или

2а и наряда или извещения, счета, спецификации и других документов.

Ревизор должен установить, как предприятие соблюдает порядок выдачи

доверенностей на получение материальных ценностей и отпуска материалов по

доверенностям в соответствии с инструкцией.

При ревизии проверяется, пронумерованы ли все листы в книжке

доверенностей и имеется ли на последнем листе книжки за подписью главного

бухгалтера надпись «В настоящей книжке пронумеровано ….. листов»; оформлены

ли приказом лица, уполномоченные руководством и главным бухгалтером

предприятия подписывать доверенности; правильность оформления

доверенностей, т. е. полное заполнение всех реквизитов, отсутствие

исправлений, помарок и подчисток; не было ли случаев выдачи доверенностей

лицам, не работающим на данном предприятии. Проверяется также правильность

установления сроков действия доверенностей (до 15 дней, а при плановых

расчетах с поставщиками — до одного месяца, по разрешению заинтересованных

министерств — до квартала); проводится ли регистрация выданных

доверенностей в корешках книжки доверенностей, а по форме № М-2а — в

журнале учета выданных доверенностей (форма № М-26); не выдаются ли новые

доверенности лицам, не отчитавшимся в использовании ранее полученных

доверенностей, по которым истек срок действия; возвращаются ли

неиспользованные доверенности на следующий день после истечения срока их

действия и делаются ли об этом отметки в корешке книжки доверенностей или в

журнале учета выданных доверенностей и, наконец, сдает ли доверенное лицо

после каждого получения ценностей документы о выполнении поручений и о

сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному

лицу полученных им материалов.

Одной из главных задач проверки является установление полноты

оприходования поступивших производственных запасов. Для этого сопоставляют

наименования и количество оприходованных ценностей с аналогичными данными

сопроводительных документов, поставщиков (счетов, накладных на отпуск

материалов на сторону, товарно-транспортных накладных и др.).

Нередко при поступлении производственных запасов выявляют недостачи и

излишки. Соблюдение действующего порядка оформления списания недостач и

оприходования излишков можно проверить по первичным документам, справкам

бухгалтерии, претензионным письмам и записям в аналитическом учете, по

счетам, предназначенным для учета материальных ценностей, а также по

расчетам возмещения материального ущерба. Одновременно нужно выяснить,

какие меры принимались к виновным в нарушении правил приема материалов и

предупреждению недостач.

Особенно внимательно проверяются поступление материалов, приобретенных

подотчетными лицами. При ревизиях вскрывались факты, когда приобретались

разные материалы, инструменты, запасные части и канцелярские принадлежности

по высокой цене, а через подотчетных лиц получали с мелкооптовой базы или

магазина аналогичные материальные ценности по более низкой цене и разницу в

стоимости присваивали. Такие хищения устанавливались проверкой остатков

материальных ценностей и сопоставлением их с качественной характеристикой в

счете поставщика.

При проверке отпуска материалов со склада предприятия ревизор выясняет,

лимитируется ли расход производственных запасов, по каким нормам

рассчитывается потребность в материалах, топливе, запасных частях и других

производственных запасах. В условии применения нормативного метода учета

затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции

потребность в материалах должна исчисляться по действующем в данном месяце

нормам. Одновременно необходимо проверить, своевременно ли и правильно

исчисляется лимит отпуска материалов. Такая проверка производится выборочно

на основании данных о выпуске и действующих норм расхода материалов, а

также с учетом остатка их в цехе на начало месяца.

Целесообразно определить удельный вес производственных запасов,

отпускаемых по лимитно-заборным картам (формы №М-8 и М-9). Эти карты

способствуют упрощению документооборота, сокращению количества документов и

обеспечению контроля за отпуском производственных запасов со складов и

кладовых.

В процессе ревизии следует выяснить, выделены ли цехами и другими

производственными подразделениями работники, которым поручено получение

производственных запасов со складов, сообщены ли списки этих лиц и образцы

их подписей соответствующим складам.

Далее устанавливают, вносятся ли коррективы в лимиты отпуска

производственных запасов при изменении производственной программы, а также

в каком порядке оформляется выдача их сверх лимита, то есть имеется ли

объяснение о причинах сверхлимитной потребности материальных ценностей и

разрешение директора, главного инженера или уполномоченных ими лиц на

отпуск таких материалов.

Бывают случаи, когда продукция, изготовленная из материалов, полученных

по лимитно-заборной карте, бракуется, а часть материалов вместо

использования по прямому назначению направляются на исправление брака.

Чтобы обеспечить выполнение производственной программы, выписывают

дополнительное количество материалов. Ревизор должен проверить, правильно

ли составляются требования на получение этих материалов и исходят ли они из

данных актов о браке, в которых указывается шифр забракованных изделий,

заказов или деталей.

При замене одних материалов другими ревизор обязан проверить, имеется

ли разрешение на такую замену и внесены ли изменения в соответствующие

лимитно-заборные карты.

Далее ревизор проверяет порядок отпуска производственных запасов по

требованиям. При этом он выясняет, не оформляется ли требованиями отпуск

производственных запасов многократного употребления вместо оформления их

выдачи по лимитно-заборным картам, кто выписывает и кто разрешает отпуск

материальных ценностей по требованиям.

Особо внимательно изучает ревизор операции по отпуску производственных

запасов в переработку и сторонним организациям (реализацию). Он

устанавливает необходимость и целесообразность передачи в переработку

производственных запасов, изучает условия договора (соглашения) с

ответствующими предприятиями и организациями, определяет правильность

отпуска их и полноту оприходования полученных из переработки

производственных запасов, поставку учета переданных в переработку

материалов и правильность исчисления фактической себестоимости полученных

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10