
	Главная \| Карта сайта


	РАЗДЕЛЫ


	ПАРТНЕРЫ


	АЛФАВИТ

... А Б В Г Д Е Ж З И К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я


	ПОИСК

Архивная практика

§5 Обзоры

Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве является обзор фонда и тематический обзор. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда, принципа группировки информации в основной части обзора, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. В основу построения обзора положены структурный, отраслевой, предметно-тематический. Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда.

§6 Историческая справка

В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива. Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

Первый раздел – история фондообразователя – включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения: даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника; задачи и функции организации и их изменения; изменения в названии и подчиненности организации; структура организации и ее изменения.

Второй раздел – история фонда – включает следующие сведения: дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; степень сохранности документов; сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения; состав научно-справочного аппарата к фонду.

Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив). Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

§7 Этапы поиска документной информации

Данный архив относится к Администрации г. Минеральные Воды и в нем хранятся документы и дела относящиеся по вопросам собственности и пенсионному вопросу. Доступ к данным документам имеется только у работников архива, дела не даются на руки, граждане делают запросы, которые потом сотрудники архива обрабатывают, каждый запрос рассматривается в течение месяца и по истечению срока архив выдает архивную справку (приложение 8).

Также необходимо отметить, что услуги данного архива бесплатные и любой житель города может подать запрос в данный архив. Запрос оформляется в виде заявления: указываются личные данный гражданина, сам запрос и дата с росписью. При подаче заявления по вопросам собственности при себе надо иметь: копию паспорта, копию свидетельства на собственность, если нужна доверенность и копию справки от нотариуса при вступлении в наследство. При подаче заявления по пенсионному вопросу – паспорт, трудовую книжку и ксерокопию трудовой книжки по данному предприятию.

Все запросы принимаются работниками архива в приемные часы, обычно в день бывает до 50 запросов граждан в приемные часы. В остальное время производится анализ и переработка запросов, после уже переходят к непосредственной задаче: поиску запрошенной информации. После подачи заявления сотрудники архива приступают к поиску запрошенной информации: берется опись по данному делу, ищется номер постановления или распоряжения, напротив указывается номер дела где это постановление или распоряжение имеется, потом в хранилище по топоописи находится нужное дело и уже в найденном деле ищут нужное постановление или распоряжение и на основании этого оформляется архивная справка. По окончании каждого месяца производится подсчет запросов за данный период и оформляется отчет, который потом передается в Администрацию города.

Заключение

Архивный отдел предоставляет гражданам города Минеральные Воды информацию по вопросам собственности на землю, квартиры, дачные участки и на др. виды собственности, а также информацию по пенсионному вопросу.

В здании архива имеется пять хранилищ – три по личному составу и два по основной деятельности.

Пройдя архивную практику в Архивном отделе Администрации Минераловодского Муниципального района Ставропольского края, мною была изучена работа данного местного архива, я ознакомилась с основными направлениями архива, изучила характер взаимодействия архива с потребителями услуг, а также место потребителя в структуре архива: существует взаимосвязь между архивом и потребителями услуг.

Главная же задача данной практики была мной выполнена: получила первичные навыки архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также с организацией всестороннего использования документальной информации.

Проходя архивную практику, принимала и обрабатывала запросы граждан города, шифровала архивные дела, искала необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации.

В ходе архивной практики я ознакомилась с организацией работы архивного учреждения; принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процессом создания системы информации о содержании документов; организацией всестороннего использования документальной информации.

Список используемой литературы

1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р. 51141 – 98. – М., 1998.

2. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. – М., 2002.

3. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2003.

4. Путеводитель. Т. 6. Перечень фондов Государственного архива Российской Федерации и научно-справочный аппарат к документам архива. – М., 1998.

5. Сборник законодательных и нормативно-правовых актов об архивном деле. – М., 2002.

6. Учебно-методический комплекс по специальности 032600 История. – М., 2002.

7. Федеральный закон. «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.1993 г.

Приложение

Приложение 1

Форма листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела № ________

В деле подшито и пронумеровано _______________________________________________листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _____________________________________________________________ ;

пропущенные номера листов ___________________________________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера

листов

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210?297 мм)

Приложение 2

Форма обложки дела

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Код zос.архива__________

Код организации _______

__________

Ф. № _____________

_______________

Оп. № ____________

__________________

Д. № _____________

_______________________________________________________________

(Наименование архивного учреждения)

_____________________________________________________________________________________

(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО № _____ том № ____

_____________________________________________________________________________________

(Заголовок дела)

_____________________________________________________________________________________

(Крайние даты)

На _________ листах

Хранить _____________

Ф. № ________

Оп. № _______

Д. № ________

Формат А4 (210?297 мм)

Приложение 3

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Наименование организации

Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № __________ Наименование должности

дел постоянного хранения руководителя организации

за _____________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)

№

п/п

Индекс

дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Примечание

В данный раздел описи внесено_________________________________________ ед.хр.,

(цифрами и прописью)

с № _____________________________по № ________________________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

УТВЕРЖДЕНО CОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от_____________№_______ от_________________№__________

Формат А4 (210?297 мм)

Приложение 4

Форма годового раздела сводной описи дел временного

(свыше 10 лет) хранения

Наименование организации

Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № __________ Наименование должности

дел временного (свыше 10 лет) хранения руководителя организации

за _____________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)

№

п/п

Индекс

дела

Заголовок

дела

Крайние даты

Срок

хранения

Кол-во

листов

Примечание

В данный раздел описи внесено ___________________________________________ ед.хр.,

(цифрами и прописью)

с №________________________ по №____________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от __________ № _______

Формат А4 (210?297 мм)

Приложение 5

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Наименование организации

Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № __________ Наименование должности

дел по личному составу руководителя организации

за _____________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела

№

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Примечание

В данный раздел описи внесено _________________________________________________ ед.хр.,

(цифрами и прописью)

с № _________________ по № _______________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи

(инспектор по кадрам)

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

архивного учреждения

от __________ № __________ от ______________ № __________

Формат А4 (210?297 мм)

Приложение 6

Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)

Наименование организации

карточка постеллажного

топографического указателя

Стеллаж № _________________ хранилище № _______________

Шкаф №

Полка №

Фонд №

Опись №

(н/д)

Дела с № _______________

по № __________________

Примечание

Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)

Формат А6 (148?105 мм)

Приложение 7

Примерная форма карточки пофондового

топографического указателя

Наименование организации

карточка пофондового

топографического указателя

Фонд № _________________ хранилище № _______________

Название фонда ______________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________

Опись №

Дела с № _______

по № __________

Стеллаж №

Шкаф №

Полка №

Примечание

Формат А4 (210?297 мм)

Приложение 8

Форма архивной справки (образец)

Наименование организации

Петрову Б.И.

ул. Жуковского,

105/2, кв.5,

г. Новосибирск, 630082

АРХИВНАЯ СПРАВКА

31.06.99 № 04-5/173

Москва

На № 310 от 25.06.99

В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов “Росхлебопродукт”, в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель–декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера.

Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105–106.

Справка выдана для предоставления по месту работы.

Наименование должности руководителя организации

(структурного подразделения, в состав которого входит архив)

Дата

Подпись

Расшифровка

подписи

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив)

Дата

Подпись

Расшифровка

подписи

Гербовая печать организации

Формат A4 (210´297 мм) или A5 (148´210 мм)

Приложение 9

Форма титульного листа описи документов постоянного хранения

_____________________________________________________________________________________

(Название государственного архива)

_____________________________________________________________________________________

(Название фонда)

Фонд № ___________________

ОПИСЬ № ________________

_____________________________________________________________________________________

(Название описи)

Крайние даты документов _________________________

Формат А4 (210?297 мм)

Страницы: 1, 2, 3


	НОВОСТИ


	ВХОД


	ТЕГИ

Рефераты бесплатно, курсовые, дипломы, научные работы, реферат бесплатно, сочинения, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты, рефераты скачать, рефераты на тему и многое другое.
Copyright © 2012 г. При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.

Логин:
Пароль:

регистрация забыли пароль?