|
|
|
Правила оформления реквизитов документа по ГОСТу Р 6.30-2003Графы и строки таблицы должны иметь заголовок, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); - от первого лица единственного числа («считают необходимым», «прошу выделить»); - от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»). Отметка о наличии приложения (реквизит 21). Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Приложение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления Регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложении №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 № 319 допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
2.3. Правила оформления реквизитов оформляющей части Подпись (реквизит 22). Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа. В состав реквизита «Подпись» входят: – наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора); – личная подпись; – расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности. Например: Вице-президент Ассоциации Региональных предприятий Личная подпись А.А.Борисов или на бланке Вице-президент Личная подпись А.А.Борисов При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директор ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А.Федоров При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор института Личная подпись М.В.Лари Главный бухгалтер личная подпись З.В.Марьяш При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора Заместитель директора по научной работе по научной работе Личная подпись Ю.Г.Демидов Личная подпись К.И.Игнатьев При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например: Председатель комитета Личная подпись В.Д.Банасюкевич Члены комиссии Личная подпись А.Н.Сокова Личная подпись А.С.Красавин Личная подпись О.И.Рысков Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. – по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт. Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу. Документ должен быть подписан тем же должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д. перед должностью. В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например: И.о. директора института личная подпись А.К.Аверкин В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации». Гриф согласования документа (реквизит 23). Согласование – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов. Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения – проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов. Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего – виза согласования документа. Внешнее согласование может проводиться двумя способами: – согласование с конкретным должностным лицом; – согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.). В состав грифа согласования в первом случае входят: – слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек; – должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации); – личной подписи; – расшифровки подписи (инициалов, фамилии); – даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г.Грязнов Дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 № 430-162 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании «Росгосстрах» от 05.06.2003 № 10 Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда. Визы согласования документа (реквизит 24). Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающие в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.Орлов Дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим оброзом: Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.Орлов Дата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта. Согласование проводиться внутри учреждения и вне его. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа. В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагают на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так: Замечания прилагаются. Личная Расшифровка подпись подписи Дата Место визы – ниже подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения – второй. Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специальными без его распечатка на бумаге. Оттиск печати (реквизит 25). Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).[5] Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документ заверяют печатью организации. Отметка о заверении копии (реквизит 26). Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчинённых организацией, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»: - завершительную надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора; - наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора; - дату заверения, проставляется под наименованием должности. Например: Верно Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С.Левченко Дата Допускается копия документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для защиты его интересов в суде – заверяется гербовой печатью. Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации. Отметка об исполнителе (реквизит 27). На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем. Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например: Туровская Ольга Николаевнр 422 00 00 Однако, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчестве, например: Михалев 157 98 06 При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа). На документах, требующих особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например: Бабушкина Елена Михайловна 933 00 00 экз. № 1 – в адрес экз. № 2 – в отдел № 3 экз. № 3 – в дело 13 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Завершающая отметка на документе – это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части. Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа. Например: Вопрос решен по телефону О.А. Павловой 15.07.03. В дело 02-15. С.Иванов. 16.07.03 или: Ответ направлен 13.05.03 № 03-12/113 В дело 12-04 С.Иванов 14.05.03 или: Решено на заседании правления. Протокол правления от 14.11.03 № 15 В дело 01-10 С.Иванов 15.11.03 Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29). При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения и входящего порядкового номера. Если отметка делается специальными штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем, она может содержать и сокращенное название организации, куда поступил документ. Дата получения
является важным поисковым признаком и началом отсчёта срока исполнения
поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и
учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может
служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется
для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять
отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа. Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16х30мм. Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30). Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию: - имя файла; - код оператора; - другие поисковые данные. Например: DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC 158 20 12 2000 где DEPARTAMENT – каталог; PRIKAZ – подкаталог; IVANOV.DOC – имя файла. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа. Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.
3. Заключение Действующая Типовая инструкция предназначена для
федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных
обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить
принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам
правильно решать такие важные задачи, как: Список используемой литературы 1. «Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова 2. «Составление и оформление служебных документов» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой 3. «Государственный стандарт Российской Федерации» 4. «Делопроизводство» Л.А.Румынина 5. «Делопроизводство» В.М.Мандрица, М.В.Семенов
Приложение 1 МОСКОВСЕИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРИКАЗ 08.11.2004 № 215о/к По личному составу ПРИНЯТЬ: ЛЕБЕДЕВУ Галину Васильевну на должность зав. по учебно-воспитательной работе с 09.11.2004 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Лебедевой Г.В., трудовой договор № 65 от 08.11.2004. ПРЕДОСТАВИТЬ: ДОЦЕНКО Марине Александровне, учителю английского языка, очередной отпуск с 15.11.2004 на 24 рабочих дня. Основание: заявление Доценко М.А., график отпусков на 2004 год. ОСВОБОДИТЬ: МАЛАХОВУ Светлану Владимировну, учителя философии, от занимаемой должности с 15.11.2004 по собственному желанию в соответствии со статьёй 31 ТК РФ. Основание: заявление Малаховой С.В. Зам. директора К.В.Рябов университета Приложение 2 Министерство образования Российской Федерации РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГГУ) ПРИКАЗ 23.12.2001 № 124 Об обеспечении студентов учебной литературой В соответствии с приказом министра от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Заведующей библиотекой Сталяровой Г.Н. организовать проверку составления фондов учебной литературы и составить справку о наличии учебников, учебных пособий, методических разработок по всем дисциплинам, читаемым в университете, к 28.12.2001. 2. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов почитаемым кафедрой дисциплинам, к 05.01.2002. 3. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (ответственный гл. бухгалтер Павлов В.Г.). 4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника учебного отдела И.П.Горюнова. Ректор университета Ю.А.Афанасьев С приказом ознакомлены: Приложение 3 Министерство образования Российской Федерации РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (РГГУ) ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 23.12.2001 № 124 Москва Об обеспечение студентов учебной литературой В соответствии с приказом министерства от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов по читаемым кафедрой дисциплинам к 05.01.2002. 2. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (отв. гл. бухгалтер Павлов В.Г.). Ректор Ю.Н.Афанасьев университета Верно Секретарь А.О.Горюнова 27.10.2004 [1] До этого ГОСТа был ГОСТ Р 6.30-97 [2] Табулятор – устройство, позволяющее останавливать пишущую машинку в заданных положениях [3] Реквизит – это отдельный элемент служебного документа [4] Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» [5] Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложении к ГСДОУ. |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||
 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||
Рефераты бесплатно, курсовые, дипломы, научные работы, реферат бесплатно, сочинения, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты, рефераты скачать, рефераты на тему и многое другое. |
||
При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна. |
||
