Информационное обеспечение переводчика в ситуациях деловой коммуникации

9)                 тематические справочники освещают отдельные аспекты деятельности фирмы; и др.

Справочниками удобно пользоваться для подготовки к первым контактам, для налаживания деловых отношений. Указанные в этих изданиях сведения потребуются для проведения личных встреч, переговоров, телефонных разговоров, во время которых будущие партнеры могут поближе узнать друг друга, т.е. справочная информация полезна для первых встреч, знакомств. Однако справочники дают не полную информацию, а данные иногда устаревают на 1-2 года. Следовательно, при составлении характеристики фирмы, помимо справочников необходимо пользоваться более оперативными источниками информации: статистическими подборками о деятельности крупнейших компаний, материалами деловой прессы, годовыми отчетами фирм.

Подборки или перечни крупнейших промышленных и других компаний являются важными источниками информации о фирмах. В них содержатся сведения об объеме продаж, величине чистой или валовой прибыли и числе занятых, сумме активов и величине собственного капитала. Подборки публикуются в периодической печати, журналах, выпускаются в отдельных книгах.

Годовые отчеты подытоживают и анализируют деятельность фирмы за год. Они являются практически единственными источниками информации, где приводятся сведения об объеме и направлении капиталовложений планах рационализации производства и модернизации производственных мощностей, об используемых и внедряемых технологических процессах, о научно-техническом потенциале фирмы, в том числе об объеме расходов, структуре и основных направлениях НИОКР, а также о сотрудничестве в этой области с другими фирмами и наличии патентных и лицензионных соглашений.

Данные издания помогают получить информацию, которая может быть полезна для поддержки уже установившихся контактов, т.к. они оперативно сообщают о ходе дел в компаниях, фирмах, о возможных изменениях деятельности. Сведения из годовых отчетов и подборок могут потребоваться при подготовке к проведению переговоров о продлении контрактов, лицензий, целесообразности продолжения деловых отношений.

Существуют и другие публикации фирм, которые могут издаваться нерегулярно, но они имеют большую информационную значимость. Это прежде всего юбилейные монографии, рекламные проспекты, каталоги продукции. Среди рекламно-информационных материалов также выделяют информационные письма, коммерческие предложения, рекламные буклеты, пресс-релизы. Они информируют о деятельности, о товарах и услугах фирмы, предлагают их приобрести, заключить контракт или договор. Информационные и рекламные материалы могут понадобиться для подготовки к установлению контактов с партнерами и поддержки уже сложившихся отношений.

Обработка деловой документации и корреспонденции составляет немалую часть функций переводчика. В договорах, контрактах, соглашениях и деловых письмах фиксируется текущее состояние дел на фирме. Мы полагаем, что с точки зрения информирования эти материалы могут быть более полезны для переводчика во время подготовки к процессу перевода в деловых ситуациях. С помощью справочников и рекламных изданий можно обогатить свой информационный запас и тезаурус. Однако, сведения из деловой документации и корреспонденции обуславливают динамику информационной основы деятельности. Во-первых, эти документы снабжают специалиста оперативной информацией. Во-вторых, в них отображается то, какие отношения сложились у фирмы с партнерами, как они развиваются, какие результаты были достигнуты в ходе совместной деятельности. Например: поступление коммерческого предложения a протокол деловой беседы a оформление заказа и подтверждение заказа a уведомление о высылке заказанного товара и подтверждение получения груза a повторный запрос a оформление повторного заказа a отзыв заказа.

Таким образом, для подготовки к процессу перевода переводчик располагает справочными изданиями, информационными, рекламными материалами деловой документацией, корреспонденцией. Справочники содержат основную информацию по фирмам (адреса, род деятельности, объем производства). Рекламные и информационные материалы, помимо основной информации, несут данные о новых предложениях фирм (товарах, услугах). Деловая документация и корреспонденция отображает динамику развития отношений с зарубежными партнерами.

Успешная деятельность любого предприятия, организации во многом зависит от адекватного, полного и своевременного информирования сотрудников. Специалистам нужна такая информация, которая может быть пригодна для решения их профессиональных задач, то есть обладающая потребительской ценностью. Однако информация поступает на предприятие в форме потоков, которые отличаются информационной избыточностью и разбавлены данными, не имеющими потребительской ценности. Следовательно, для создания информационного обеспечения специалистов, нужно устранять информационную перегрузку, отбирать нужные сведения, ориентируясь на потребности заказчика.

Кроме того, обязательно наличие высокой информационной культуры всего персонала предприятия. Сотрудники должны не только работать в едином информационном поле, но и постоянно обогащать свой внутренний план информационной основы деятельности. Последний представлен в виде знаний субъекта в определенной предметной области.

Переводчик на предприятии помимо своих переводческих обязанностей выполняет функцию регулятора информационных потоков и информатора. Он обеспечивает специалистов нужными им данными, ориентируясь на их информационные потребности. Для этого переводчику необходимо сначала изучить источники информации, понять их содержание. В данном случае большая роль отводится наличию прошлого опыта и сформированного тезауруса-лексикона, которые являются одними из многих факторов понимания. Прошлый опыт и тезаурус-лексикон позволяют формировать гипотезы относительно содержания текстов, ориентироваться в них по «ключевым словам». Они обеспечивают усвоение денотатной структуры документа, его смысла. На этой основе переводчик может формировать собственные мысли, осуществлять перевод.

При изучении текстов переводчик активно использует навыки и умения профессионально-ориентированного чтения в различных его видах. Профессионально-ориентированное чтение делится на следующие виды:

a)                 ориентировочно-референтное чтение;

b)                поисково-референтное чтение;

c)                 обобщающе-референтное чтение;

d)                оценочно-информативное чтение;

e)                 присваивающе-информативное чтение;

f)                  создающе-информативное чтение.

Однако переводчик использует не один вид профессионально-ориентированного чтения, а модель, то есть целый комплекс видов данного типа чтения, который он выбирает в зависимости от ситуации и вида перевода.

Главными источниками информации для предприятия являются:

a)                 организации, занимающиеся информированием предприятий;

b)                документы, в число которых входят: справочники, документация, корреспонденция, рекламные материалы и др.

Глава 2. ТИПОВЫЕ СИТАУАЦИИ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

2.1 ТЕЛЕФОННЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ

Телефон – очень оперативное, но довольно дорогое средство общения между деловыми партнерами. Особенно это касается международных переговоров.

К данной форме общения прибегают, если продавец или покупатель предлагает партнеру установить внешнеэкономические отношения. Кроме того, переговоры по телефону часто проводят на промежуточном этапе развития контактов для согласования позиций сторон, а также уточнения отдельных деталей. Заключение сделок по телефону используется в торговле массовыми стандартизированными товарами, когда сорт, марки и качественные характеристики продукции хорошо известны и продавцу, и покупателю. При этом основные условия сделки должны быть типовыми. Следовательно, переговоры по телефону обычно ведутся с хорошо знакомыми партнерами, с которыми сложились удовлетворительные деловые отношения.

Благодаря своей быстроте и оперативности заключение сделок по телефону широко практикуются в биржевой торговле. В набор обычных вопросов, которые обсуждаются методом телефонного сообщения входят:

1)                 согласование цены, количества товара и сроков поставки;

2)                 уточнение уже оговоренных запросов;

3)                 подтверждение предложенных оферентом условий;

4)                 заключение сделок на условиях предыдущего контракта;

5)                 завершение имевших ранее место переговоров.

Кроме того, по телефону осуществляют заказ билетов на самолет, бронируют номера в отелях, договариваются о встрече, сообщают изменения в планах, предъявляют претензии по поводу качества, количества поставленного товара.

Обычная схема проведения телефонных переговоров выглядит следующим образом: взаимное представление (30 секунд), введение в курс дела, информирование о цели звонка (не более одной минуты), обсуждение вопроса, достижение цели разговора (2-4 минуты), прощание (30 секунд). Следовательно, весь разговор займет 5-6 минут. Чтобы добиться такой оперативности, необходимо тщательно готовиться к телефонным переговорам. Для этого, прежде всего, определяют цель и содержание разговора, тщательно продумывают свои предложения партнеру, все детали и аргументы. Круг затрагиваемых вопросов, цифровые данные фиксируются на бумаге. Необходимо, чтобы нужные документы находились под рукой во время беседы. Полезно также предусмотреть реакцию собеседника на информацию, которую сообщают ему. Во время телефонного разговора используются лаконичные фразы, задаются закрытые вопросы.

Готовясь к телефонным переговорам, следует заблаговременно собрать информацию о содержании всех предыдущих текстов переговоров и деловой корреспонденции, протоколов совещаний, где были приняты конкретные решения и сделаны обеими сторонами предложения и критические замечания. Очень важно также усвоить или зафиксировать все фактические и цифровые данные.

Готовясь к телефонным переговорам, следует учесть, что в большинстве фирм телефонные звонки поступают сначала к секретарю или оператору. Следовательно, позвонивший должен представляться и объяснять причину звонка два раза: сначала секретарю, а затем интересующему человеку.

Рассмотрим структуру диалога на следующем примере. Сначала позвонивший просит пригласить нужного ему сотрудника к телефону, представляется и объясняет причину звонка:

Формы представления должны быть продуманы заранее. Следует указать свое имя, место работы или должность, а для международных переговоров обязательно сообщается, откуда поступил телефонный звонок: называют свой город, страну, затем себя и название учреждения. Итак, после того как прозвучало приветствие, можно представиться следующим образом:

1)                 – Hello, Mr Kumar here. From Weald of Watford.

2)                 – Good afternoon, Ms Berman, this is Ivan Petrov calling from Russia, Perm, Uralsvjazinform.

3)                 – Hello, this is Dong Saxton of International Paper.

Если партнеры уже знакомы друг другу, то они просто произносят свои имена:

1)                 – Hello, this is Sue, Sue James.

2)                 – My name is Jack Simpson.

3)                 – I’m Jack Simpson. Good morning.

С помощью следующих клише просят позвать нужного сотрудника к телефону:

1)                 Can I speak to Mr Bild, please?

2)                 Could you put me through to Mrs Dylan, please?

3)                 I’d like to speak to your chairman if I may?

Как мы видим, на первом этапе телефонного разговора важно только правильно представиться и знать, с кем вам нужно поговорить.

Если звонок поступил в офис, то используются следующие слова и выражения приветствия:

1)                 213562, Ron Benson;

2)                 Permsky GPZ joint-stock company. Good morning.

3)                 Perm Airlines. Can I help you?

После первого представления секретарю или оператору, нужно представиться человеку, с которым вы будете обсуждать вопросы, и объяснить суть звонка:

Затем следует обсуждение проблемы:

Как видно из этого и предыдущего примера оба партнера задают друг другу закрытые вопросы: “It was about credit facilities, wasn’t it?”, “Can we fix an appointment now?” Это ускоряет ход переговоров и позволяет решать проблемы эффективнее. Партнеры также употребляют специфическую банковскую лексику: “credit facilities”, “investing in new equipment”, “overdraft facilities”, “fixed loan”, “to charge a commitment fee”.

Затем следует процедура прощания:

Если подобные переговоры ведет переводчик, то ему кроме знаний банковской лексики, необходимо знать ее толкование. Например, overdraft – вид банковской ссуды; кредит сверх остатка по текущему счету, когда клиент может занимать столько денег, сколько ему потребуется, не превышая при этом оговоренного заранее лимита, а проценты взимаются лишь с суммы превышения остатка средств на счете. Fixed loan – обеспеченный кредит. Кредитор в данном случае может потребовать залог имущества, которым он сможет распорядиться в случае неплатежеспособности заемщика.

Значение терминов переводчик может узнать из словарей. Пользуясь ими, он формирует семантическое поле банковской лексики, которым он будет оперировать во время переговоров.

Приведенный пример телефонных переговоров подтверждает то, что существенные и особо важные вопросы не обсуждаются по телефону. Этот разговор стал предпосылкой для будущей деловой встречи и определил ее тему. А зная тематику переговоров, переводчик может лучше подготовиться к ним.

Рассмотрим, как следует переводчику готовиться к переговорам по телефону. Дано задание провести переговоры с поставщиком о переносе сроков поставки моторов для насосов и запасных частей на апрель. Следовательно, целью беседы станет договориться о том, чтобы заказанные товары были поставлены раньше, чем это оговорено в контракте. Главная тема предстоящего разговора – поставка. Переводчик актуализирует ту часть своего тезауруса-лексикона, которая описывает слово “delivery” во всех его отношения и связях с другими словами.

a)                 синонимические: supply, shipment;

b)                отношения части: goods, cargo, merchandise, article, commodity, lot;

c)                 виды: delivery be road, delivery be waggon, delivery to destination, delivery on demand;

d)                качества: prompt, quick, mutual, regular, delayed, bulk;

e)                 действия: to cancel, to resume, to fulfil, to delay, to effect, to suspend, to speed up;

f)                  объектные отношения: supplier, vendor, provider, manufacturer, consignor, consignee, buyer, client, customer.

Опираясь на систему взаимоотношений слова “delivery” с другими лексическими единицами, переводчик может формировать денотаты и строить фразы, которые он произнесет во время разговора:

1)                 Can you deliver the motors and spare parts sooner than it is stipulated in the contract?

2)                 We’d like earlier delivery if possible.

3)                 Could you speed up delivery by few weeks?

Далее переводчик фиксирует данные, касающиеся товара и самой поставки. Прежде всего это – номер контракта (MU/3721), оговоренная дата поставки (the 30th of May), число, на которое нужно перенести поставку (April). Кроме того, в данной ситуации следует знать какова цена товара, сколько и какой вид изделий был заказан, поскольку эту информацию возможно потребуется уточнить или повторить во время переговоров.

Все необходимые данные можно взять из контракта, заключенного между фирмой-поставщиком и заказчиком (приложение 1). Обращаясь к тексту контракта, переводчик проводит поиск нужной информации. При этом он ориентируется по заголовкам и подзаголовкам документа: “Subject of the Contract”, “Price and Total Value of the Contract”, “Delivery Dates”. Данные можно узнать также и из письма-заказа (приложение 2). Этот документ может быть оформлен на бланке или в форме делового письма. В нем также указываются вид и количество товара, его количество и цена, сроки и способ поставки.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6