Специфика языка служебных документов

Нередки случаи неправильного употребления терминов в текстах документов чаще всего в связи с незнанием их значения. Трудности в употреблении терминов объясняются еще и постоянным изменением системы терминов: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления; один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.

Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте.

Например, даже такие термины-синонимы, как «договор», «контракт», «соглашение» различаются практикой употребления: в трудовом законодательстве установлен трудовой договор (контракт); в гражданском законодательстве двух- и многосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговых сделках употребляется преимущественно термин «контракт», а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение»; «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).

Существует и такое явление, как омонимия терминов, при которой два термина или более совпадают по звучанию, но обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко.

Профессионализмы возникают в двух случаях:

ü    специальная область деятельности не имеет своей терминологии (охота, рыболовство, ремесла и др.);

ü    слово становится неофициальным заменителем термина (например, трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.).

Область употребления профессионализмов — это, как правило, устная речь. Использование профессионализмов в текстах документов крайне нежелательно.

Профессиональная жаргонная лексика — это форма профессионального просторечия (например, наличка, нал, безнал, дострой и др.). Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

Неправильное использование слов терминов. Основное количество помех в служебных документах относится к семантическим. Природа их в ряде случаев кроется в недостаточной грамотности некоторых адресантов. Чем иным можно объяснить эти «перлы»:

Разрешите нехватку конфет «Рица» считать сельдью «Атлантическая» 2 сорта.

Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу.

Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денежной премии 200 руб.

Можно ли исходя из этих документов принять толковое решение? Кому выплатить премию?

Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин. При чтении отчетов встречаем:

Освободители освободили 400 вагонов с арбузами.

На заводе произошел анонимный случай: кто-то бросил окурок и в результате этого возник пожар.

Вот, например, письмо:

Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению.

Просьба не была выполнена в срок: работникам торговой организации, куда адресовалось письмо, пришлось долго выяснять, что понимал адресант под словом «свидетели». Оказалось, что макеты деталей, прилагаемых к партии. Эти макеты правильно именуются «образцами-свидетелями» и включают целый комплект деталей.

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательпая расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: редуктор в химической промышленности означает приспособление для снижения давления газа, а в машиностроении — приспособление, снижающее скорости вращения валов.

Для неискушенного в зоотехнике человека непонятным является термин деловые поросята, для незнающего строительное дело — комнатность, деревянность и т. д.

Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным стилистическим ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо премировать пишут производить премирование, вместо монтировать — производить монтаж, вместо внедрить — осуществить внедрение.

В одном из приказов находим:

Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух специалистов... Зачем понадобилось отглагольное существительное приглашение?

В служебных письмах очень много отглагольных существительных с окончанием -ание, -ение, придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например: несогласование, некомандирование. А пробовал ли кто-нибудь вдуматься в смысл таких часто употребляемых слов, как недополучение, недовыполнение или (это уже просто из ряда вон выходящее слово) недоперевыполнение? Как, например, понять такой приказ:

За допущенные грубые ошибки и игнорирование их, не исправление, а наоборот, допущение неисполнения в сторону улучшения, прораба М. понизить в должности.

Такой документ достоин лишь украсить рубрику «Нарочно не придумаешь» очередного номера журнала «И смех и грех».

Плеоназмы.

Одной из причин плеоназмов (от греч. pleonasmos — излишество) является неправильное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми закреплен уже русский эквивалент. Например, пишут: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; репрезентовать вместо представить.

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы. Слово лимит означает предельная норма. Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых ведутся те или другие расходы.

Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция — условие, экстраординарный — особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.

Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии. Например, часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове индустрия уже заключено понятие промышленная); форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать— и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение).

А в следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации:

Современная витражная продукция Рижского радиозавода известна во всем мире.

Сообщаем наши реквизиты: Москва, 123298, ул. Народного ополчения.

Новый станок — настоящий ас среди своих собратьев.

Во время испытаний станок ДР-1 сохранял свой приоритет.

Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Тавтология.

Лексическим изъяном является и тавтология — смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной и затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Неразличение слов-паронимов.

Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по конкретным смыслам: гарантийный - гарантированный; поместить - разместить; проводить - производить; оплатить - заплатить и т.д. Часто составители деловых писем путают значение слов «командированный» и «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Например: «командированный специалист». Однако часто вместо слова командированный употребляется слово командировочный. Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получить командировочные». Слово командировочный не может относиться к человеку, это — ошибка.

Иногда составители деловых писем путают многозначные глаголы представить и предоставить. Глагол представить имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника) . Глагол предоставить имеет значение: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово).

Ошибки в употреблении слов-синонимов.

Синонимами называются слова с одинаковым или очень близким значением: возвести — построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Сравним синонимичные глаголы «построить» и «возвести». Глагол построить может употребляться в любом контексте и в сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, завод. Глагол возвести в соответствии со значением приставки воз - может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены. При употреблении глагола «возвести» нужно учитывать и то, что его не принято сочетать с существительными, называющими постройки служебного повседневно-обиходного назначения. Неправильно: возвести сарай, баню; следует: построить сарай, баню.

Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в отдельном отношении. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование. В то же время оно не имеет присущего слову «требование» значения: норма, порядок, которым кто-то или что-то должно соответствовать (требования к качеству продукции, требования к поступающим на работу). Нельзя сказать: запрос к качеству продукции. Слово запрос не синонимично слову требование, хотя некоторые компоненты их смысла совпадают. Например, в сопроводительном письме пишут: Высылаем ответ на Ваш запрос от..., а не на Ваше требование ....

Сокращенные слова

Составители служебных документов нередко злоупотребляют сокращениями, не учитывая того, что это может затруднить процесс изучения документа. Трудно догадаться, что аббревиатура потетери означает потенциальные потери, что ЛУ на БВ — это линейный ускоритель заряженных частиц на бегущей волне. Подобная аббревиатура недопустима в деловом письменном общении.

По происхождению аббревиатуры могут быть лексическими (кожимит — имитация кожи) и структурными (главк—главное управление). Часто аббревиатуры настолько прочно входят в язык, что употребляются как самостоятельные слова, например: комсомол.

Остановимся на правилах аббревиации, которые не встречают возражения ни со стороны лингвистов, ни со стороны практических работников из сферы делопроизводства:

1. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом, перекрещиваться с известной моделью словосочетания или совпадать с другим сокращением. Например: «Рим» — рентгеновский иллюминационный материал.

2. Сокращение должно быть обратимым, т. е. таким, чтобы его можно было всегда развернуть в полное наименование, эквивалентом которого оно является. Однако это правило не распространяется на сокращения, которые уже стали самостоятельными словами, типа лавсан, прораб, загс.

3. Сокращения должны соответствовать нормам русского произношения и правописания.

В современной орфографии действуют в основном три способа образования аббревиатур:

ü    по первым буквам слов, входящих в сокращение (ВИНИТИ — Всесоюзный институт научной и технической информации);

ü    по начальным слогам слов, входящих в сокращение (главбух);

ü    соединением одного или двух начальных слогов первого слова с полным вторым словом (жилплощадь, хозрасчет).

Стремление к чрезмерному сокращению слов также может вести к языковым помехам. Например, кому не известны такие резолюции на служебных документах: доведения д/исполнения, где д — сокращение предлога для, дающее экономию всего в один знак.

Типы аббревиатур:

ü    инициальные сокращения - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они, в свою очередь, подразделяются на:

~                   буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;

~                   звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;

~                   буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК;

ü    слоговые сокращения — образованные из частей, слогов слов: зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосин-тур, техред, главбух, завгар;

ü    частично сокращенные слова - образованные из части или частей слов и полного слова: Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;

усечения: зам., зав., спец., пред.;

ü    телескопические сокращения - образованные из начала и конца составляющих слов: рация (ра[ди-остан]ция), бионика (био[логия и электро]ника);

смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

Типы графических сокращений:

ü    точечные: стр.- страница, др. - другие, т. п. - тому подобные, см. — смотри, эт. - этаж, ул. — улица и др.;

ü    дефисные: г-н - господин, гр-н — гражданин;

ü    косолинейные: п/о — почтовое отделение, б/г — без года и др.;

ü    нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины: т, кг, см, л);

ü    комбинированные: ж.-д. — железнодорожный, сев.-зап. - северозападный и др.

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий: Минздравмедпром, Моспроект, Мос-трансагентство и др.

Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз и др.

Инициальные аббревиатуры независимо оттого, являются ли они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТК.

Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова: РАУ - Российская академия управления, но: вуз, роно.

Первая часть аббревиатур смешанного типа, образованных частично из начальных букв и усеченных слов, пишется заглавными буквами, вторая часть — строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники; а аббревиатуры, образованные из усеченных слов (или полного слова) и из начальных букв, пишутся следующим образом: в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные — строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, все буквы первой части строчные, а буквы второй части — заглавные: КунцевоКРТ, ГорБТИ.

При употреблении графических сокращений следует помнить, что они не должны оканчиваться на гласную.

Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком тексте.

При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать: удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;

не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.

Устаревшая лексика.

Стилистические помехи возникают часто при злоупотреблении так называемым канцелярским языком. Деловые письма нередко содержат «осколки» языковых штампов, почерпнутых из пыльных бумаг столетней давности. Среди устаревшей лексики выделяются две категории слов: архаизмы и историзмы.

Историзмы - это слова, вышедшие из употребления в связи с исчезновением обозначавшихся ими понятий.

Употребление таких слов в управленческой документации недопустимо, их следует заменять современными словами и оборотами:

Архаизмы - это слова, называющие существующие реалии, но вытесненные из употребления синонимичными словами.

При сем препровождаю — так начинаются многие сопроводительные письма. Если бы не упоминание о «разбивках плана» или «штатных расписаниях», то можно было бы предположить, что письмо взято из канцелярии Петра I.

В старину официальные бумаги начинались так: Сим письмом извещаем... . Затем последовала смена местоимений и писать стали: Этим письмом... . Развитие падежных конструкций привело к многообразию начал делового письма: В этом письме... ; При этом направляю Вам....

Указание на данное письмо с течением времени приняло формы не совсем понятных и совершенно излишних идиом: В настоящем подтверждаем, что... .

Такое начало письма затрудняет процесс его изучения.

К числу архаичных слов и оборотов, получивших распространение в деловой переписке, следует отнести: каковой вместо который; вышепоименованный вместо указанный выше; на предмет вместо для; настоящим предлагается вместо для; отношение вместо письмо; приобщить к делу вместо в дело; при сем вместо при этом.

Как избежать стилистических ошибок? Составителю документа нетрудно построить стилистическую конструкцию — предложение или несколько предложений в едином целом, если он будет располагать набором готовых, уже проверенных долголетней практикой конструкций или фраз и словосочетаний, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать свою мысль.

Сложились устойчивые модели для выражения стандартных аспектов содержания.

Так начинаются письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-извещения и другие одноаспектные письма информационного характера. Такое начало писем можно Назвать глагольным. Ключевым словом в этих письмах являются глаголы от первого лица единственного или множественного числа.

Устоялись модели выражений, объясняющих мотивы совершения того или иного действия:

В порядке оказания технической помощи... В связи с тяжелым положением... Ввиду срочности заказа...

В связи с проведением совместных работ по... В соответствии с предварительной договоренностью и решением...

Например:

Однако любая модель выражения не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражения В соответствии с... . Однако это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение: В связи с… .

Предлагаемые варианты являются наиболее распространенным началом стандартного делового письма.

Среди начинающих сотрудников аппарата управления бытует мнение, что якобы стиль служебных документов — столь специфичный стиль литературного языка, что требуются исключительные усилия для овладения им.

В действительности же для этого вполне достаточно той подготовки в знании русского языка, которую дает наша средняя школа. И не следует изощряться в стиле изложения, искать какие-то особые языковые приемы при интерпретации стандартных данных. Пишите просто, лаконично, объективно, и тогда наши служебные документы будут истинно деловыми. Именно эти цели преследует унификация языка служебных документов, проводимая в государственном масштабе.

Ограниченная сочетаемость слов.

Специфическая особенность деловой речи - ограниченная сочетаемость слов, т. е. ограничение возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от стиля речи различаются возможности слова сочетаться с другими словами: самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены, например:

Ограниченная сочетаемость слов в деловой речи способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа.

Конструкции с отглагольным существительным. В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия и полузнаменательного глагола вместо простой глагольной формы, например:

«оказать содействие», а не «посодействовать»

«оказать помощь», а не «помочь»

«произвести уборку», а не «убрать»

«провести учет», а не «учесть»

«оказать поддержку», а не «поддержать»

«произвести ремонт», а не «отремонтировать».

Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого». Содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого действия («ремонт»), в то время как один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженной форме.

Страницы: 1, 2, 3, 4