Специфика языка служебных документов

Построение предложений.

Особенность делового стиля — преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, имеющих обособленные обороты, например:

«В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставный фонд СП «МИО», а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учредителей СП) Финансово-хозяйственному управлению мэрии»

или:

«Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде округов Москвы значительных по размерам пустующих площадях федерального подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение федеральных структур по решениям вышестоящих органов».

Такие предложения, как правило, содержат причастные и деепричастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обстоятельства, приложения, дополнения. Если предложение односоставное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей схеме:

Мотивирующая часть (обоснование) - ключевое действие - предмет действия.

Если предложение двусоставное (есть и подлежащее, и сказуемое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может выноситься в начало текста, например:

«Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления мэрии для организации обслуживания автопарка мэрии и Администрации Московской области»

«В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству «Новости» для размещения вновь организуемого журнала «Россия».

В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные:

«Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоящее время подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение)»

«При условии нанесения на тонкостенные стальные трубы надежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (придаточное предложение), считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей в Нечерноземной зоне Российской Федерации (главное предложение)».

Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:

Если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;

Если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.

Придаточные предложения рекомендуется по возможности заменять синонимичными причастными и деепричастными оборотами.

Вместо:

Здания, сооружения, оборудо-вание и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС.

Рекомендуется писать:

Здания, сооружения, оборудо-вание и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС.

Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

Неправильно:

Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.

Правильно:

Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.

При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо, - субъект действия, и ни в коем случае не с объектом.

Неправильно:

Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок.

Правильно:

Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.

Особый тип предложений в деловой речи - сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации:

«При проработке данного вопроса редакцией были сформулированы специфические требования к выделяемому помещению:

~                   оно не должно располагаться на уровне одного этажа;

~                   должно иметь не менее двух залов площадью 35-40 кв. м каждое для размещения компьютерной техники;

~                   должно иметь не менее 1 6-ти кабинетов на 2-3 чел. каждый и один зал для заседаний;

~                   помещение не должно требовать ремонта;

~                   необходим ряд помещений технического назначения».

3.2           Морфологические ошибки

Отступление от правил согласования определений. Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория; универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте. Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор завода Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник цеха Петрова; старший инженер Яковлева, новый лаборант Серова. Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на собрании заместитель директора доцент Сидорова; принимавшая участие в разработке проекта научный сотрудник Алексеева.

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в именительном падеже) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Неправильно:

Выводы комиссии обоснованные и справедливые.

Решение об увольнении Иванова незаконное.

Правильно:

Выводы комиссии обоснованны и справедливы.

Решение об увольнении Иванова незаконно.

В случае употребления форм кратких имен прилагательных на - ен, - енен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на -енен.

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных: до шестисот шестидесяти рублей; с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.

Как уже отмечалось, в тексте количественные имена числительные обычно записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:

На завод было доставлено до 850 т (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома.

Депутат встретился с 766 (семьюстами шестьюдесятью шестью) рабочими завода.

Приведем формы косвенных падежей числительных, склонение которых может вызвать трудности.

3.3 Синтаксические ошибки

Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов.

Следует помнить - в русской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения

Рассмотрим три примера:

1. Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря.

2. К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план.

3. К 20 декабря выполнил план завод "Прогресс".

В первом предложении содержится указание, к какому сроку завод выполнил план. Во втором предложении констатируется, что завод план выполнил. В третьем предложении указывается, какой завод (именно «Прогресс») выполнил план.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные оценочные характеристики внимание, оказанное затронутому в письме вопросу, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например:

Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает... Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...; Руководствуясь... и т. д.

Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Однако составители деловых писем часто допускают ошибки в употреблении деепричастных оборотов. Например: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха (правильно: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха).

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что; который; если; чтобы; где; как; вследствие того, что. Место придаточного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно обычно следует за этим словом. Например: В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие.

Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, то различаются два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения: Например: Ввиду того, что литье проводилось ускоренным методом, отжиг длился два часа. Отжиг длился два часа, ввиду того, что ...

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигаются сжатость и лаконизм текста. Например:

Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом по науке и технике (вместо: которые одобрены).

Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

Нельзя писать:

Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и какие методы использовались для достижения этой цели.

Нужно:

Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и методы, использованные для достижения цели.

Неправильное использование предлогов.

Нельзя писать:

Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам.

Нужно:

Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам.

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании.

Например: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты (правильно: На наше предприятие).

Неправильное согласование в падеже.

Наиболее частой ошибкой является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

3.4           Структурные помехи

Источником структурных помех является неверное построение текста служебного документа, не соразмеренное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Например, поскольку в формуляре документа отведено специальное место для заголовка, нет необходимости начинать изложение документа с того, что уже сказано в заголовке.

Не следует указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего документ, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, проставленном на документе.

Судя по многочисленным ошибкам, встречающимся в текстах служебных документов, следует рассмотреть подробно вопрос: по какому критерию делится текст на абзацы?

Дело в том, что изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. Новую тему или новый поворот темы следует также выделять красной строкой. Разбивая текст документа на абзацы, мы облегчаем его восприятие.

Лингвисты считают, что типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется тема абзаца, как бы сообщается, о чем пойдет речь дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части подводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: поэтому, таким образом, в этой связи, в результате этого и т. д. Однако формальные границы между частями абзаца провести не всегда представляется возможным. Здесь большую роль играет интуиция составителя документа.

Считается, что средняя длина абзаца 4 - 6 предложений. Однако встречаются абзацы, состоящие из одного предложения, преимущественно в многоаспектных документах.

Часто в служебных документах информация, место которой в приложении, попадает целиком в сам документ. Такие документы занимают порой не один десяток страниц. Отметим, что служебный документ не должен дублировать другой, уже тестированный документ, скажем, техническое задание или перспективный план. Информация, которая не может быть выражена в жанре письма, должна составить содержание приложения к нему. В отличие от письма объем приложения не ограничен. Чтобы достичь оптимального эстетического эффекта при восприятии текста документа, рекомендуется использовать параллельные языковые конструкции.

3.5 Технические помехи

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целости текста при передаче — надрывы, склеивания с конвертом и т. д. Основная причина возникновения технических помех — составительская небрежность.

Здесь целесообразно рассмотреть механические воздействия, результат которых — опечатки и ошибки. Для того чтобы уменьшить их количество, по-видимому, существует лишь один путь.

Количество описок и ошибок тем больше, чем больше объем сообщения, т. е. чем больше в письме слов и знаков. Очевидно, если число слов в письме свести до минимума, тем самым сократится до минимума и возможность ошибок и описок. Это может быть достигнуто при использовании для написания письма готовых стандартных бланков, в которых оставлены для заполнения специальные места.

3.6 Грамматические помехи

Орфография и пунктуация служебных документов должны в целом строго соответствовать ныне действующим правилам. Незнание этих правил и является источником грамматических помех.

Нельзя забывать, что отклонения от общелитературных норм языка допустимы только в отдельных видах документов и в отдельных их частях. Так, наблюдается тенденция к утрате знаков препинания: запятых, точки с запятой, кавычек, тире и др. Например, прямая речь, как правило, уже не употребляется в протоколах, используется косвенная речь, а чаще вариант прямой речи без кавычек, например:

Сидельников: Коллегия комитета рекомендует...

Белкина: Рекомендации Коллегии, несомненно, станут предметом обсуждения на ближайшей конференции.

Как видим, здесь прямая речь дана без кавычек и не поставлены инициалы.

Другим примером утраты знаков препинания является так называемая открытая пунктуация в написании адреса, например:

Москва, Раушская наб., 4

ВНИИинформации

директору т. Кедровскому О. В.

В многоаспектных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях, ведомственных нормативных актах и др.) каждый абзац начинается с прописной буквы, хотя в конце предыдущего абзаца и стоит точка с запятой или запятая.

После обращения, как правило, ставится восклицательный знак. Однако работники сферы внешних сношений вместо восклицательного знака ставят запятую и начинают текст документа со строчной буквы. Эту практику, по нашему мнению, следовало бы сделать нормой для любого служебного письма. Обязательна запятая, а не восклицательный знак в официальных письмах с выражением сочувствия и, конечно, соболезнования. В поздравительных адресах уместен только восклицательный знак (один или три).

В наименованиях различных учреждений первое слово пишется с прописной буквы.

Например: Всесоюзная торговая палата.

Если в состав наименования учреждения входят собственные имена или названия других организаций, то они пишутся так же, как и при самостоятельном употреблении.

Например: Главстройпроект при Госстрое СССР.

Особые затруднения вызывают случаи с употреблением названий предприятий, организаций, учреждений. Работники аппарата управления склонны давать их в сокращенном виде. Это создает определенные удобства, тем более, когда полное название оказывается очень длинным. Но следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сложносокращенные наименования, образованные частично из начальных букв, частично из усеченных слов, пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными, например:

НИИхим-маш, ВНИИдормаш.

В названиях высших союзных и республиканских партийных, советских, профсоюзных и комсомольских органов все слова пишутся с прописной буквы, например:

Всесоюзный Центральный Совет Профессиональных Союзов.

Составители служебных, документов далеко не всегда учитывают принципиальное различие между действительным и страдательным залогами, между совершенным и несовершенным видами глагола. Замена действительного залога страдательным, а страдательного — действительным обусловливает определенное изменение смысла документа.

Например:

Вы не выполняете моего указания по производству текущего ремонта в сети наружного освещения.

И та же конструкция в страдательном залоге:

Мое указание по производству текущего ремонта в сети наружного освещения не выполняется.

В первом случае невыполнение указания вменяется в вину конкретному лицу. Во втором случае внимание концентрируется лишь на факте невыполнения, конкретный виновник прямо не называется, а лишь имеется в виду.

Но совершенно непонятно, зачем понадобилось прибегать к страдательной конструкции явно в ущерб литературным нормам русского языка и сложившимся нормам деловой письменной речи в следующем случае:.

По настоятельному требованию завода нами было преступлено к штукатурке и защитной покраске армопенобетонных плит перекрытия горячепрессового цеха.

Хотя в конце предложения стоит точка, создается впечатление, что фраза не окончена. Было бы уместно указать либо дату, когда же, наконец, штукатуры приступили к работе, либо дать интерпретацию этому факту. Применение действительного залога здесь диктуется самим характером ситуации. И следовало бы написать:

По настоянию завода мы приступили к работам по штукатурке и защитной покраске армопенобетонных труб перекрытия горячепрессового цеха 20 мая.

В тех случаях, когда необходимо подчеркнуть, что факт свершения действия имеет большее значение, чем указание на лицо, свершившее его, прибегают к страдательному залогу.

Например:

Оплата гарантируется

Письмо отправлено

Ваша телеграмма получена

Сроки выполнения работ срываются

Ваше предложение единодушно одобрено

Указанная документация будет Вам возвращена вместе с отправленным грузом

Действительный залог придает динамизм изложению и употребляется в тех случаях, когда необходимо указать конкретное лицо как источник предпринимаемых действий.

Например:

Завод «Прогресс» не гарантирует качество изделий по истечении шести месяцев с момента отгрузки.

Главное управление не возражает, чтобы завод «Прогресс» приступил к выпуску самосвалов с ноября 1981 года.

Несмотря на неоднократные напоминания, завод «Электросталь» срывает поставку цветного литья.

Подмена совершенного вида глагола несовершенным и наоборот также приводит к помехам.

Работник метрополитена сообщил:

В ближайшее время будут устанавливаться эскалаторы. Правильно: будут установлены.

Здесь важно подчеркнуть не процесс, а результат.

Частая ошибка — неправильное использование предлогов. Административные работники нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании.

Например:

В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты выпуска 1979 г.

Студенты находятся в предприятии по дипломному проектированию.

В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение о и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога о, что создает языковые помехи.

Например:

Директор завода отметил о важности поставленной проблемы.

Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам.

Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем.

Дирекция приняла меры об организации работы на местах.

Имейте об этом в виду.

Широкие обсуждения о возможных путях расширения торговли.

Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная.

Признаем о том, что проект станка удачный.

Неправильное согласование в падеже. Рассмотрим следующий пример:

Институт ходатайствует о постоянной прописке в г. Москве сотруднику Петрову П. А.

В этом случае следовало бы употребить слово сотрудник в родительном падеже или использовать выражение Институт ходатайствует о предоставлении постоянной прописки....

Как известно, деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д.

Например:

Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Госплан считает... .

Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного административного решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу.

Например:

Учитывая..., Считая..., Принимая во внимание..., Руководствуясь... и т.д.

Трудно представить деловую письменную речь без сложноподчиненных предложений. По поводу их употребления академик-лингвист Л. В. Щерба писал: «Основная разновидность канцелярского стиля имеет своей задачей представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом. Отсюда вытекает культура сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле». Совмещая просьбу и причины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление отказа. Поэтому сложноподчиненные предложения получили распространение в письмах арбитражных, рекламационных, претензионных.

В служебных документах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами: что, который, если, вследствие того что, при условии, чтобы, где, как. Место придаточного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет.

Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно, как правило, следует за этим словом. Например:

В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие...

Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, то различаются два случая. Оно ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного,, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения.

Например:

Ввиду того что литье проводилось ускоренными методами, отжиг длился два часа.

Отжиг длился два часа, ввиду того что...

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконичность текста.

Например:

Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом СССР по науке и технике вместо: которые одобрены.

Причастный оборот может следовать за определяемым словом (тема, выполненная институтом) или предшествовать ему (выполненная институтом тема). Наиболее распространено расположение причастного оборота после определяемого слова.

Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

Нельзя писать:

Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и какие методы использовались для достижения этой цели.

Нужно писать:

Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и методы, использованные для достижения цели.

Синонимичны по значению различным придаточным предложениям конструкции с отглагольными существительными, например: после установления, согласно договоренности, по окончании..., в соответствии с указанием..., в связи с расширением...

3.7           Искусственное удлинение речи

Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно.» Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. Например:

Мы должны просить Вас освободить нас от обязанности послать Вам предложение.

Надеемся на то, что Вы в ближайшее время ответите нам... .

В ожидании благоприятного от Вас ответа... ,

Остаемся

с уважением

(подпись)

А ведь можно было бы изложить необходимое так:

Ввиду ... считаем целесообразным не высылать Вам проект предложения.

3.8           Рекомендаций по устранению помех, возникающих при записи цифровой информации

Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тыс., а если вместо 1 000 000 использовать алгебраический показатель, то можно записать — 105. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание больших и. малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи, воспроизводится словом, а не цифрой.

Например: Дефектных изделий должно быть не более трех.

Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды.

Например:

Испытания должны продолжаться три — пять дней.

Если однозначное число сопровождается обозначением меры (или отношения), оно пишется цифрой.

Например:

Требуется 2 кг гвоздей.

Кран грузоподъемностью 1 тыс. т.

Многозначные числа (сложные или составные числительные) принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение.

Например:

Двадцать пять изделий было забраковано (но Было забраковано 25 изделий).

Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы. Места пробелов зависят от системы счисления: при десятичной системе отделяется каждый четвертый знак, например, 100 000 т, 253 720 руб.; при двенадцатиричной - каждый второй.

Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с указанием падежных окончаний.

Например:

Радиоприемники 1-го класса обязательно должны иметь радиовещательный прием.

Шероховатость поверхности — по 6-му классу точности.

При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз.

Например:

Изделия 1,2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято писать римскими цифрами.

С помощью цифр в управленческой документации можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающим в себя некоторые формы числительных, например:

100-процентный, 20-кило метр о вый, 5-миллиметровый.

Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-км, 5-мм, 10-кг.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, мы рассмотрели особенности отдельных видов документов, унификацию текста, логические основы, особенности композиции, проанализировали языковые, технические, структурные помехи и пришли к следующим выводам:

ü    чтобы правильно и быстро составить служебный документ, необходимо использовать клише, штампы, стандарты. Именно использование унифицированных формул позволяет быстро и качественно составить документ;

ü    при редактировании документов нельзя ограничиваться только проверкой собственного текста документа; важная смысловая информация, логически связанная с текстом, содержится в таких реквизитах, как заголовок к тексту, адресат, отметка о приложении, подпись, оформление которых должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

ü    композиционная структура документа, стиль изложения и языковые средства, используемые при составлении текста документа, выбираются в соответствии с видом документа;

ü    независимо от вида унифицированного документа его синтаксис, т.е. порядок слов в предложении, должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения: группа подлежащего предшествует группе сказуемого. Это так называемый прямой порядок слов в предложении;

Составители различных документов нередко делают ошибки, являющиеся источником различных помех: технических, структурных, грамматических, семантических, синтаксических и стилистических.

ü    к техническим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста, вызванные небрежностью составителя;

ü    источником структурных помех является неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к сложным конструкциям и неясному тексту;

ü    к грамматическим помехам приводит незнание правил орфографии и пунктуации. Нельзя забывать, что отклонения от общелитературных норм языка допустимы только в отдельных видах документов и в отдельных его частях.

ü    неправильное использование слов и терминов приводит к семантическим помехам. К этой группе ошибок относится основное количество служебных документов. Используя как русские слова, так и слова иностранного происхождения и термины, составитель должен точно знать их смысл;

ü    к стилистическим помехам относятся: искусственное удлинение речи, употребление архаизмов (устаревших слов и оборотов), употребление слов, не относящихся к официально-деловому или нейтральному стилю.

Основное требование, предъявляемое к служебному документу, - объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейтральный тон изложения. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости и т.п. Деловое общение эффективно тогда, когда составитель документов учитывает все этические моменты при констатации и интерпретации ситуаций, возникающих в управленческой деятельности. Поэтому административный речевой этикет имеет огромное значение.

ЛИТЕРАТУРА

1. Валгина Н.С., Светлышева В.Н. Орфография и пунктуация: Справочник. - М.: Высшая школа, 1993.

2. Веселов П.В. Аксиомы делового письма. — М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993.

3. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. — М.: Издательство стандартов, 1990.

4. Громова Н.М. Основы деловой переписки. - М: РУССЛИТ, 1992.

5. Громова Н.М., Деева Т.М., Кричатова Е.В. и др. Ваш зарубежный

партнер (Переписка, документация, контракты).

— М.: Техноэкология, 1992.

6. Лапинская И.П. Русский язык для менеджеров: Учебное пособие. — Воронеж: Изд-во ВГУ, 1994.

7. Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учебное пособие. 4-е изд., испр. — М.: Высшая школа; ИНФРА-М, 1998.

8. Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка. 6-е изд. - М.: Русский язык, 1987.

9. Словарь сокращений и аббревиатур. — М., 1995.

10. Словарь сокращений русского языка /Под ред. Д.И. Алексеева. 4-е изд., стереотип. - М: Русский язык, 1984.

11. Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм /Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. - М: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.

12. Справочник по деловой переписке. — М.: Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.

13. Янковая В.Ф. Как составить текст делового письма // Секретарское дело. 1998, № 3, с. 31-37.

Размещено на

Страницы: 1, 2, 3, 4