Курсовая: Совершенствование бухгалтерского учета материалов (на предприятии «МОДУС-ВЭЛИ»)

данным счета поставщика. Приня­тые кладовщиком материалы оформляют

однострочными или мно­гострочными приходными ордерами. Первый из них

составляют то­лько на определенный вид материала, во второй записывают все

принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывают

заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения

(весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной

единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух

единицах изме­рения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными

разрешается оприходование материалов осуществлять без выписки приходного

ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках

которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество

первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не

соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия,

оформляя акт о прием­ке материалов, который служит основанием для

предъявления пре­тензии поставщику. В состав комиссии приглашают представите­ля

поставщика или представителя незаинтересованной организа­ции. Акт составляют

также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика

(неотфактурованные по­ставки).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного

документа применяют товарно-транспор­тную накладную, которую составляет

грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для

списания ма­териалов у грузоотправителя; второй - для оприходования матери­алов

получателем; третий предназначен для расчетов с автотранс­портной организацией

и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый

является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому

листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного

доку­мента у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших

грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов

оформляют актом о приемке ма­териалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства,

материалов, оставшихся от списания основ­ных средств и т. п., оформляют

однострочными или многострочны­ми накладными на внутреннее перемещение

материалов, которые вы­писывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из

них являет­ся основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй

направляется на склад и используется в качестве приходного доку­мента.

Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других

предприятий и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные

деньги.

Документами, подтверждающими стоимость приобретенных материалов, являются

товарный счет и акт (справка), которые со­ставляет подотчетное лицо

с участием других должностных лиц предприятия. В них излагается содержание

хозяйственной опера­ции с указанием даты, места покупки, наименования и

количества материалов и иены. Подотчетное лицо отражает в акте (справке) также

данные паспорта продавца товара. Акт (справка) прилагается к авансовому отчету

подотчетного лица.

Документальное оформление расходования материалов. Материалы отпускают со

склада орга­низации на производственное потреб­ление, хозяйственные нужды, на

сто­рону для переработки и в порядке ре­ализации излишних и неликвидных

материалов. Документальное оформление отпуска материалов покажем на примере

крупного производственного пред­приятия с цеховой структурой.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного

документального его оформления предприятия осу­ществляют соответствующие

организационные мероприятия. Важ­ным условием контроля за рациональным

использованием матери­алов, например, является их нормирование и отпуск на

основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой снаб­жения на

основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на

единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым

предоставлено право подписывать документы на по­лучение и отпуск со склада

материалов, а также выдавать разреше­ния на вывоз с предприятия материалов.

Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов за­висит прежде всего

от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска

материалов.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно

оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются соответствующей

службой в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как

правило, сроком на| один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые

лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В

них указывают: вид операций; номер склада;

отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; номенк­латурный номер и

наименование отпускаемых материалов; едини­цу измерения и лимит месячного

расхода материалов, который ис­числяют в соответствии с производственной

программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой —

складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток

лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя.

Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся

на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установ­ленного лимита.

Сверхлимитный отпуск материалов и замену од­ного материала другим (при

отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-

накладной. При за­мене в лимитно-заборной карте материала делают запись:

"Замена, смотри требование № ____", - и уменьшают остаток лимита. Не

использованные в производстве и возвращенные на склад ма­териалы записывают в

лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых

документов. При наличии современной вы­числительной техники расчеты лимитов и

выписку лимитно-за­борных карт целесообразно осуществлять на машинах, что

позво­лит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить

трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют

однострочными или многострочными требованиями-накладными. Требования

выписывают цехи-получатели в двух эк­земплярах. Один из них с распиской

кладовщика остается в цехе, второй с распиской получателя - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия при­меняют однострочные или

многострочные требования-наклад­ные. Накладные составляют материально

ответственные лица уча­стка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один

из которых с распиской получателя остается на месте, а второй с распиской

лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или своим хозяй­ствам, расположенным за

пределами предприятия, оформляют накладными на отпуск материалов на

сторону. Их выписывает служба снабжения в двух экземплярах на основании

нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на

складе и является основанием для аналитического и синтетического учета

материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются

с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки

бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-

транспортную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки

учета материалов. С этой целью предста­вители цехов-получателей

расписываются в получении материалов и самих карточках складского учета,

которые становятся в связи с 1тим оправдательными документами. При этом в

карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей

группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение

расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы

и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в

бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленному в

двух экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера

на втором экземп­ляре, второй остается на складе.

В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск материалов на

производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления

специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам

отражаются и актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты

составляются, как правило, подекадно работником организа­ции, ответственным

за приемку, хранение и реализацию продук­ции. После утверждения руководителем

организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

1.3. Учет материалов на складах и в бухгалтерии

Учет материалов на складах. Для обеспечения производственной программы

соответствующими матери­альными ресурсами в крупных органи­зациях создаются

специализированные

склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топ­лива, запасных

частей и других материалов. Кроме центральных складов в раз­личных

структурных подразделениях организации могут быть кла­довые, выполняющие

функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по организации

присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех

документах, относящих­ся к операциям данного склада. Склады должны быть

обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (в кладовых) любой по размеру организации мате­риальные ценности

размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам в

штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что

обеспечивает быст­рую их приемку, отпуск и контроль за соответствием

фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик),

являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по

согласованию с главным бухгалтером ор­ганизации. С кладовщиком заключается по

установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной

ответст­венности.

Если в штатном расписании организации отсутствует дол­жность заведующего

складом, то его обязанности могут быть воз­ложены на любого работника

организации с его согласия с обяза­тельным заключением договора об

индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности

кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации

товар­но-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному

руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик за­полняет материальный

ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В материальном ярлыке

указывают наименование ма­териалов, номенклатурный номер, единицу измерения,

цену и лимит наличия материалов.

Сортовой учет материалов. Учет движения и остатков материалов

осуществляют в карточках учета мате­риалов. На каждый

номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый

сор­тным учетом, осуществляют только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них следу­ющие данные: номер

склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу

измерения, номенклатурный но­мер, учетную цену и лимит. После этого карточки

передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и

остат­ка материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов

(приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) и лень совершения

операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому

склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.

Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов,

заведу­ющий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книге сортового учета,

которая содержит те же реквизиты, что и карточка склад­ского учета.

В условиях компьютеризации и автоматизированного склад­ского хозяйства вместо

карточек учета материалов применяют систематически составляемые

машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании

первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов.

Одна­ко в отличие от многочисленных карточек машинограммы-ведо­мости ведут лишь

по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для

контроля за движением и со­стоянием материалов на складе и оперативного

управления произ­водством.

Первичные документы после записи их данных в карточ­ки учета материалов

передают в бухгалтерию. Лимитно-забор­ные карты передают по мере

использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу

документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера

сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных службах и подразделениях

(пункты, отделения) материально ответственные лица (заведующие пунктами и

отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении

материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах

содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления,

расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом

материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов

исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходи­мость в составлении

других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет

материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета

используются отчеты ма­териально ответственных лиц.

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движе­нию

материалов со складов и подраз­делений организации поступают в бух­галтерию.

Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны

осуществлять действенный контроль за закон­ностью, целесообразностью и

правильностью документального оформления операций по движению материалов.

После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением

коли­чества материалов на цену).

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалте­рии. При первом

варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки

аналитического учета, в кото­рые записывают на основании первичных документов

операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от

карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ве­дут не

только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по

итоговым данным карточек составля­ют сортовые количественно-суммовые

оборотные ведомости ана­литического учета и сверяют их с оборотами и

остатками на соот­ветствующих синтетических счетах и данными карточек

складско­го учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по

номенклатурным номерам, и в конце месяца под­считанные по документам итоговые

данные о поступлении и рас­ходе каждого вида материалов записывают в

оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по

каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и

субсчетов.

При втором варианте трудоемкость учета значительно умень­шается, поскольку

отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в

этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится

записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Сальдовый метод учета материалов. Более прогрессивным является

опера­тивно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов.

При сальдо-ном методе бухгалтерия не дублирует складского сортового учета нив

огдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомо-с гих, а

использует в качестве регистров аналитического учета карточ­ки учета

материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в

неделю) работник бухгалтерии проверяет пра­вильность произведенных кладовщиком

записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих

карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник

бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по

каждому номенклатурному номеру матери­алов из карточек учета материалов в

ведомость учета остатков ма­териалов на складе (без оборотов прихода и

расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведо­мость остатков

передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и

выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бух­галтерию первичные

документы по движению материалов после их проверки и таксировки

раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в

разрезе складов и номенклатур­ных групп материалов. По данным контрольной

картотеки доку­ментов составляются отчеты по формам государственного

статистического наблюдения. Кроме того, по истечении месяца картоте­ку

используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом

выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях

бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих

ведомостей сверя­ют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами

за­писей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов является одним из наибо­лее эффективных,

особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации

учета.

При использовании компьютеров все необходимые регистры при сальдовом методе

учета материалов (групповые оборотные ве­домости, ведомости остатков,

сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением средств

вычислительной техники можно осуществлять также по­средством составления

сортовых оборотных ведомостей по номен­клатурным номерам на основании

поступающих первичных доку­ментов. Сверка со складским учетом в этом случае

осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в

компьютер на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная

ведомость, в которой сопоставляются исходящий оста­ток материалов (в

количественном и суммовом выражениях) по первичным документам, по карточкам

складского учета и выявля­ются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ

имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой

является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки

данных бухгал­терского и складского учета непосредственно с помощью машин.

При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского

учета производится вручную, что значительно затруд­няет поиск и обнаружение

ошибок.

При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за

ведением складского учета и ведением складского хозяйства. В связи с этим

целесообразно использовать комбинированный метол аналитического учета

материалов, соче­тающий прогрессивность сальдового метода и меньшую

трудоем­кость разработки регистров и поиска ошибок при втором варианте.

При комбинированном методе осуществляется постоянный конт­роль за складским

учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-сличительные) ведомости.

Данные о начальных остат­ках и оборотах по каждому номенклатурному номеру

облегчают поиск ошибок и расхождений.

1.4. Синтетический и аналитический учет материалов

Синтетический учет материалов ведется на синтетических счете Материалов.

За­готовления и приобретения материалов, Отклонения в стоимо­сти материалов,

на забалансовых счетах Товарно-материаль­ных ценностей, принятых на

ответственное хранение, и Материа­лов, принятых в переработку.

К счету Материалов могут быть от­крыты субсчета: "Сырье и материалы",

"Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструк­ции и детали",

"Топливо", "Тара и тарные материалы", "Запасные части", "Прочие материалы",

"Материалы, переданные в перера­ботку на сторону", "Строительные материалы".

Сельскохозяйственные предприятия могут открывать к счету Материалов отдельные

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6