Реферат: Внутренний контроль и система мер по ограничению риска хозяйственной деятельности

техническое снабжение ит.д.).

График документооборота должен быть увязан с должностными ин­струкциями и

учетной политикой организации. Эти документы должны взаимодополнять друг

друга

Необходимо также отметить тот важный факт, что для предупреждения случаев

различных нарушений необходимым является то, чтобы каждый служащий

предприятия точно знал за какой участок работы он отвечает. В этом случае

гораздо легче проследить судьбу изчезнувших сумм и выявить нарушения. Цель

анализа – выявление мест дублирования, избытка и недостатка информации,

причин ее сбоев и задержек. (с той целью, чтобы предотвратить нарушения:

умышленные или нет).

Наиболее распространенный и один из самых практичных методов анализа

информационных потоков – составление графиков информационных потоков. Каждая

организация может установить собственные правила составления графиков

информационных потоков.

Информационный поток – единичное перемещение информации – имеет следующие

признаки.

ü документ (на чем физически содержится информация)

ü проблематику (к какой сфередеятельности предприятия относится информация)

ü исполнителя (человека, который эту информацию передает)

ü периодичность

3. Процедуры и методы внутреннего контроля как составная часть системы

3.1. Классификация процедуд и методов внутреннего контроля

Методы и процедуры контроля являются важной составляющей системы контроля.

Предпринимателю, действующему без образования юридического лица и являющемуся

единственным работником на своем предприятии, особые процедуры контроля

просто не нужны — он вряд ли захочет обманывать самого себя и подводить

заказчиков. Что касается предприятий, насчитывающих большое число наемных

работников, то в их распоряжении должны быть такие методы и процедуры

контроля, которые побуждали бы персонал действовать в соответствии с целями

руководителей или владельцев этих предприятий. Кроме того, при наличии

подобных методов резко сокращаются возможности для совершения и/или сокрытия

мошенничества. Несмотря на множество видов деятельности предприятий,

существует только пять типов методов контроля (таблица ниже). В отличие от

мероприятий и процедур, являющихся частью контрольной среды и системы

бухгалтерского учета и относящихся ко всем операциям, проводимым

предприятием, специальные процедуры внутреннего контроля обычно

устанавливаются для крупных или рискованных операций. На состав процедур

контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности

предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского

учета. Так, на крупном предприятии со сложными условиями обработки данных

необходимо подготовить:

• перечень продавцов или потребителей;

• условия отгрузки продукции;

• процедуры проверки качества защиты компьютерных данных.

На небольших предприятиях с относительно простыми условиями обработки данных

такие процедуры контроля не всегда обязательны.

рисунок 3.1. Состав методов внутреннего контроля

Предприятия достигают целей контроля путем разработки и внедрения процедур

контроля на разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных.

Некоторые процедуры контроля применимы непосредственно к хозяйственным

операциям, файлам данных, записям и активам. Эффективность таких процедур

контроля увеличивается, если проводится их регулярная проверка и если

распределение функций способствует защите активов и исключению или

обнаружению ошибок в финансовых документах. В компьютеризированных системах

существуют процедуры контроля, обычно называемые общими, не имеющие отношения

к отдельным хозяйственным операциям или файлам, но оказывающие значительное

влияние на весь цикл хозяйственных операций, на несколько циклов или на

работу предприятия в целом.

Предприятия разрабатывают и внедряют процедуры контроля для того, чтобы быть

уверенными в законности осуществляемых хозяйствен-ных операций, в том, что

информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в

процессе ведения дел и регистрации дан­ных по ним обнаруживаются с

максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке

данных по незаконным хозяйственным операциям, заключается ли она в

невозможности провести обработку данных по законным операциям), что

целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности

обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к

активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры

контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в

обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и

активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского уче­та выдается

надежная финансовая информация. Предприятиям следует применять различные

способы достижения указанных целей.

Сочетание атмосферы всеобъемлющего контроля системы бухгалтер­ского учета и

различных вариантов указанных пяти методов контроля направлено на устранение

и/или уменьшение вероятности совершения мошенничества. Хороший контроль

задает параметры приема на работу наиболее честных сотрудников, способствует

моделированию и поощрению их подобающего поведения, пониманию важности

выполняемой работы и обеспечивает такой документооборот, который затрудняет

сокрытие мошенничества. Приведенные выше пять методов контроля закрывают

перед потенциальными мошенниками доступ к ценностям, лишают их возможности

скрыть следы своего преступления и безнаказанно пользоваться его плодами.

Таким образом, три названных элемента являются составляющими общей структуры

системы внутреннего конт­роля в любой организации или на предприятии.

3.2. Разделение обязанностей

Любой вид деятельности всегда лучше контролируется либо при распределении

обязанностей между работниками, либо при помощи двойного контроля. Эти

формы контроля, как и болыыинство профилактичес-ких мер, чаще всего применяются

там, где производятся расчеты наличными денежными средствами. Так, получение

наличных денег обычно происходит под двойным контролем. Например, в банке

контролер, сверяющий состояние счета, и кассир, выдающий деньги, обычно

отделены друг от друга и не имеют единовременного доступа к счету и деньгам.

Двойной контроль является таким вариантом системы контроля, при котором

вся операция не может совершаться одним работником. При двойном контроле одну и

ту же задачу выполняют два человека, причем обязанности между ними

распределяются таким образом, чтобы ни один из них не мог выполнить все

действия по данной операции. Обе разновидности контроля преследуют одну и ту же

цель: не позволить одному человеку иметь неконтролируемый доступ к денежным

средствам.

Внедрить в производство двойной контроль довольно трудно. Когда люди работают

под двойным контролем, они не могут оторваться от своих обязанностей —

поговорить по телефону, покурить, ответить на какой-нибудь не относящийся к

делу вопрос.

3.3. Система подтверждения полномочий

Процедуры контроля, осуществляемые на основе системы подтверж­дения

полномочий, имеют много разновидностей, две из которых — специальная

система паролей, дающая возможность тем или иным людям пользоваться компьютером

и получать доступ к определенным базам данных, и специальные карточки с

собственноручной подписью, позволяющие людям входить в помещения с банковскими

сейфами, обналичивать чеки и совершать иные операции в финансовых учреждениях.

Установление границ полномочий тех или иных сотрудников заставляет их не

выходить за пределы суммы, в рамках которой он может принимать решение, или

должностных обязанностей. Когда людям не предоставлены полномочия на ведение

какой-либо деятельности, их возможности совершить мошенничество значительно

сокращаются. Например, если человек не имеет права скреплять своей подписью

ту или иную сделку, он просто не может вписать в счет некую сумму для себя и

заставить свое предприятие оплатить эти расходы. Эффективность внутреннего

контроля предполагает соответствующее распределение обязанностей между теми,

кто осуществляет процедуры бухгалтерского учета и контроля, и теми, кто

работает с активами. Хотя рас­пределение обязанностей имеет отношение ко всем

трем элементам систе­мы внутреннего контроля (контрольная среда, система

бухгалтерского учета, процедуры и методы контроля), оно особенно важно для

функционирования третьего элемента — процедур контроля. Распределение

обя­занностей также предусматривает выдачу разным лицам разрешения на ведение

какого-либо определенного класса хозяйственных операций, выполнение процедур

контроля в процессе обработки данных, осуществление контроля за выполнением

таких процедур, составление соответствующих бухгалтерских документов и работу

с активами. Такая организация позволяет уменьшить вероятность возникновения

ошибок, ограничить возможность злоупотреблений с активами, исключить другие

виды намеренного искажения информации в финансовых документах.

Если две процедуры бухгалтерского учета, относящиеся к одной хо-зяйственной

операции, выполняются разными лицами, каждое лицо осу-ществляет контроль за

деятельностью второго лица. Дополнительная процедура контроля может

проводиться третьим лицом. Например, один бухгалтер может обрабатывать данные

по ежедневно поступающим счетам на оплату товарно-материальных ценностей

(ТМЦ), другой — заносить данные в компьютер, а третье лицо — сравнивать

занесенные в компьютер данные со счетами и удостоверяться, что каждая

операция выполнена правильно. Если сравнение данных третьим лицом не

проводится, возникает повышенная опасность искажения данных в финансовых

документах.

3.4Физические способы контроля

Основным способом физического контроля за сохранностью имущества является

инвентаризация.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению материально

ответственными лицами, за которыми закреплено это имущество.

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бух-

галтерского учета;

• проверка полноты отражения в учете обязательств.

В соответствии с Положением о ведении бухгалтерского учета и бух-галтерской

отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, его выкупе и продаже, а также

в случаях, предусмотредаых законодательством при преобразовании

государственного или муниципального унитарного пред­приятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества,

инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года

(инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а

библиотечных фондов — один раз в пять лет);

• при обмене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвы-чайных

ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при ликвидации(реорганизации) организации перед составлением

ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных

законодательством Российской Федерации или норма-тивными актами Минисхерства

финансов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности ин-вентаризаиии

проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из

коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по

требованию одного или нескольких членов кол­лектива (бригады).

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень

ймущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них,

устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда гфоведение

инвентаризации обязательно.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Если концепции систем государственного и аудиторского контроля в разных

государствах различны и зависят в первую очередь от государственного

устройства и национальной специфики, то концепции системы внутреннего

контроля, разрабатываемые учеными разных стран в настоящее время, сближаются

в силу усиления, как транснационализации бизнеса, так и наличия общих законов

эффективности функционирования организаций.

В широком смысле внутренний финансовый контроль можно рассматривать как

систему, состоящую из элементов входа (информационное обеспечение контроля),

элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате

контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры

ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника

и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.

Формально установленные процедуры внутреннего контроля среднестатистического

предприятия должны включать следующие основные элементы:

1. на основе детально разработанных должностных инструкций формальное

определение и документальное закрепление порядка деятельности (действий и

взаимоотношений) определенного круга работников организации по поводу

планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в

процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций

организации;

2. определение круга первичных документов или других носителей

информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении

соответствующими работниками своих функций и о реализации этапов

соответствующих финансовых или хозяйственных операций; определение порядка

движения документов или иных носителей информации от момента их возникновения

до архивирования;

3. определение точек контроля для оценки различных аспектов реализации

конкретных финансовых или хозяйственных операций и оценки состояния или

наличия ресурсов организации; установление контролируемых параметров объектов

контроля; установление критических точек контроля, где риск возникновения

ошибок, искажений и других нежелательных явлений особенно велик;

4. выбор типов и методов проведения контроля. Понятие среды

внутреннего контроля (СВК) определяют: управленческая философия и стиль

работы руководителей организации (отношение управляющих к коммерческим,

финансовым и внутрифирменным рискам; адекватное понимание ими роли

внутреннего контроля в управлении организацией; конкретные действия в плане

организации СВК и ее совершенствования; склонность к авторитарному стилю в

управлении и т.д.); организационный статус отдела внутреннего аудита, т. е.

положение в организационной структуре этого важного координационного центра

ответственности; принятый организацией курс действий (ее ориентиры), цели и

стратегии; виды и масштаб деятельности организации; соответствие оргструктуры

размерам и степени сложности организации; регламентация взаимоотношений между

звеньями организации, сотрудниками, наличие кодекса поведения; определение и

документальное закрепление процедур контроля; определение и документальное

закрепление полномочий и ответственности сотрудников; методы доведения

установленных правил до сотрудников; изучение руководителями выявленных в

результате контроля отклонений, своевременность принятия ими решений по

данным отклонениям; налаженность системы коммуникаций и системы

информационного обеспечения управления; налаженность систем бюджетирования,

бизнес-планирования, подготовки финансовой отчетности для внешних и

внутренних пользователей; адекватность системы документации и

документооборота организации ее размерам и структуре; рациональность кадровой

политики, т. е. механизмов управления персоналом; конфликтность в

коллективах; мотивация трудовой деятельности, профессиональная подготовка,

интеллектуальный уровень, наклонности, личностные качества, этические

принципы, а также физические, психические, половые и возрастные

характеристики работников организации; внешние влияния — уровень развития

экономики, экономическая и политическая устойчивость рынка, развитие

законодательной базы рыночного типа, налоговая политика государства;

соблюдение действующего законодательства и работа с внешними органами

контроля; неопределенность и риск деятельности, а также иные условия,

специфичные для каждой конкретной организации.

Одним из важнейших элементов СВК в международной науке и практике принято

также считать систему бухгалтерского (финансового и управленческого) учета.

Об эффективности учетной системы можно судить по уровню достижения следующих

показателей безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных

операций организации:

1. наличие — отражены действительно существующие операции;

2. полнота — отражены все реальные операции;

3. арифметическая точность — все операции правильно подсчитаны;

4. разноска по счетам — все операции правильно

разнесены по соответствующим бухгалтерским счетам;

5. формальная разрешенность — на каждую операцию

получено общее или специальное формальное разрешение;

6. временная определенность — все операции

отнесены к надлежащему отчетному периоду;

· представление и раскрытие данных в отчетности

— все данные правильно суммированы и обобщены.

Таким образом, мы видим, что внутренний контроль является одной из отправных

точек, с которых идет совершенствование работы всего предприятия в целом и

бухгалтерии, в частности. Внутренний контроль становится неким “помощником”,

который способствует работникам бухгалтерии в решении их задач. Основываясь

на внешних и внутренних данных, оперативно пополняющихся, он также дает

возможность администрации предприятия оперативно и с наилучшей выгодой решать

вопросы жизнедеятельности предприятия.

Список литературы

1. Гражданский кодекс РФ. Часть I от 30 ноября 1994г. (с изменениями

от 16 апреля 2001г.). Часть II от 26 января 1996г. Часть III от 26 ноября

2001г.

2. Налоговый кодекс РФ Часть

3. Контроллинг как инструмент управления предприятием. Под ред.

Данилочкиной Н.Г. М. Аудит. 1998г.

4. Макальская А.К. Внутренний аудит. М.ДиС.1999г.

5. Пятницкая К. Цели и задачи внутреннего контроля. Институт внутренних

аудиторов.www.iia-ru.divo.ru

6. Петрова Ю.В. Система внутреннего контроля предприятия в условиях

предпринимательских рисков. Аудиторские ведомости. 1998г. №1

7. Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит. М.-2001г.

8. Терехов А.А., Терехов М.А. Контроль и аудит. М. Финансы и

статистика, 1998г.

Страницы: 1, 2