Диплом: Автоматизированная форма бухгалтерского учета

бухгалтеру оперативно контролировать и обрабатывать данные различных

направлений бухгалтерского учета, выполнять предварительные операции с целью

подготовки вариантов баланса, анализировать и проводить финансовый анализ

хозяйственной деятельности предприятия, составлять отчетные и статистические

формы. Кроме того, такая система обеспечивает высокую степень взаимодействия

между отдельными участками работы бухгалтерии.

В комплексе кроме возможности синтетического учета (счет/субсчет),

реализованы дополнительные возможности аналитического учета, т.е. группировка

информации по дополнительным признакам, так называемым хозяйственным

операциям (ХО) и хозяйственным подоперациям (ХПО).

На программном уровне в концепцию комплекса заложена идеология "файл-сервер".

Все рабочие станции (рабочие места пользователей) используют одни и те же

файлы баз данных, и на каждой рабочей станции проводится обработка информации

(ввод, редактирование и удаление данных). При одновременном обращении к одной

записи базы данных с различных рабочих станций выдаются предупреждающие

сообщения, что позволяет различным пользователям корректно работать с одним и

тем же разделом базы данных.

В программном комплексе предусмотрена возможность ведения четырехуровневого

аналитического учета. В разделе «Работа со счетами» используются встроенные

инструменты для выполнения бухгалтерских операций по любому синтетическому

счету в поддерживаемом в этом счете аналитическом разрезе. Это позволяет

выполнять типовые операции как над каждой записью-проводкой (ввод, коррекция,

удаление, копирование информации), так и специфические действия над группой

проводок (групповое списание курсовой разницы, списание в разрезе

хозяйственных операций, аналитический разбор по выбираемым признакам, ведение

пакетных и сложных проводок и пр.)

В программный комплекс заложена возможность формирования и печати баланса,

различных отчетных документов и справок для налоговых, финансовых и других

организаций, реализована возможность формирования ведомости аналитического

учета в выбираемом пользователем формате и аналитическом разрезе.

ООО «Тобольск-Нефтехим» работает как на внутреннем Российском рынке, так и

реализует свою продукцию на экспорт, поэтому так важно, чтобы программного

автоматизации бухгалтерского и налогового учета позволяла отражать все

операции, как в национальной, так и в иностранной валюте. При этом дата ввода

проводки и дата валютирования проводки могут не совпадать. В качестве

базовой валюты, в которой формируется баланс, может быть использована любая

валюта. Все валютные операции во всех разделах программного комплекса

отслеживаются по коду валюты. Они могут быть пересчитаны в какую-либо иную

заявленную валюту, в которой будет сформирован любой из отчетов в

соответствующих разделах комплекса.

Состав комплекса: работа со счетами, основные средства и вложения, складской

учет и накладные, банк и касса, подотчетные лица, договоры и расчеты,

заработная плата, отчеты, печать бухгалтерских документов, печать

сопровождающих документов, печать налоговых документов, сервис и инсталляция.

Рассмотрим основные разделы, доработанные и используемые на предприятии ООО

«Тобольск-Нефтехим» в полном объеме.

2.2.1. Учет основных средств и капитальных вложений

ООО «Тобольск-Нефтехим» является очень фондоемким предприятием, на балансе

которого находятся тысячи объектов основных средств, а также в процессе

строительства находятся сотни объектов. Движение основных средств связано с

осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению

и выбытию основных средств. Документальное оформление, учет поступления,

движения и использования основных средств в рамках автоматизированного

бухгалтерского учета с использованием системы ABACUS Professional ведется в

разделе «Основные средства и вложения».

Раздел "Основные средства и вложения" предназначен для ведения учета вложений

предприятия в собственные и долгосрочно арендуемые основные средства (ОС),

нематериальные активы (НМА), учета других долгосрочных финансовых вложений,

малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП).

Основными функциональными возможностями раздела «Основные средства и

вложения» являются:

- регистрация инвентарных карточек по объектам учета с отражением всех

необходимых характеристик материальных ценностей и автоматическим

формированием проводок по оприходованию;

- оперативный контроль правильности оприходования материальных ценностей;

- снятие с учета одного/ нескольких объектов учета в связи со списанием/

продажей, автоматическое формирование бухгалтерских проводок;

- осуществление передачи одной/ нескольких материальных ценностей в другое

подразделение и другому материально-ответственному лицу (МОЛ);

- ведение автоматизированного расчета амортизационных начислений на все виды

вложений по нормам на полное восстановление основных фондов по «Положению по

бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01», утвержденного

приказом Министерства финансов Российской Федерации от 18.05.02 №45н [4];

- осуществление автоматизированной переоценки основных средств в соответствии

с коэффициентами переоценки или под рыночную стоимость;

- ведение аналитического учета вложений по группам инвентаризации,

подразделениям и материально-ответственным лицам;

- пересчет проводок, отражающих балансовое состояние объекта учета, под

заявленную валюту.

Учет основных средств и вложений ведется как в натуральном, так и в

стоимостном выражении.

Таким образом, учет материальных ценностей предусматривает:

- ведение инвентарных карточек учета материальных ценностей, на которых

отражаются разнообразные сведения об объекте;

- учет движения денежных средств на счетах бухгалтерского учета, отражающий

изменения балансовой стоимости материального объекта.

Расчет амортизации материальных ценностей производится в подразделе

«Амортизация материальных ценностей. Расчет».

В режиме «помесячно» расчет амортизации проводится со следующего месяца после

постановки на учет и до полного погашения стоимости объекта учета, в

соответствии с методом расчета амортизационных отчислений, указанным на

карточке.

На предприятии расчета амортизации ведется линейным способом. При линейном

способе расчета амортизационных отчислений годовая сумма начислений

рассчитывается исходя из первоначальной стоимости ОС и нормы амортизации,

исчисленной по сроку полезного использования. Месячная сумма амортизации

рассчитывается следующим образом: первоначальная стоимость делится на

количество лет полезного использования и делится на 12.

Переоценка основных средств проводится на основании инструкции, в которой

указаны индексы переоценки для каждой группы основных средств в зависимости

от времени приобретения предмета. Каждой указанной в инструкции группе

основных средств соответствует группа имеющихся в базе предметов, шифр

которой соответствует шифру группы основных средств по нормативным

документам.

Для производственных и непроизводственных основных средств счет учета

переоценки может быть различным и указывается при описании инструкции.

Счет учета амортизации задается при настройке, при проведении расчетов

амортизации.

Учет основных средств и вложений ведется как в натуральном, так и в

стоимостном выражении.

2.2.2 Складской учет

Раздел «Складской учет и накладные» предназначен для ведения учета движения

товарно-материальных ценностей (материалов, малоценных и быстро

изнашивающихся предметов, готовой продукции, товаров и прочее) в

количественно-суммовом выражении.

Раздел предоставляет следующие возможности:

- настройка на любую методологию ведения складского учета,

принятую на предприятии;

- формирование проводок по счетам бухгалтерского учета

одновременно с вводом первичных документов;

- создание, хранение и печать приходных и расходных документов

по каждой номенклатурной единице путем ведения журналов приходных и расходных

документов;

- формирование цены поступления ТМЦ с учетом особенностей

налогообложения и накладных расходов;

- отпуск со склада по любой из возможных методик: методов FIFO

или LIFO, цене произвольной партии, по средневзвешенной или отпускной цене;

- формирование и хранение истории изменения отпускных цен путем

ведения прайс-листов в любой валюте с пересчетом в базовую валюту (рубли) по

произвольному курсу с учетом необходимых поправочных коэффициентов;

- расчет поступившей и реализованной торговой наценки при

ведении учета в розничной торговле;

- расчет реализации отгруженного товара при методике ведения

бухгалтерского учета «по отгрузке» или «по оплате»;

В подразделе «Оперативная работа на складах» отражается движение материальных

ценностей на выбранном счете, определенном для ведения количественно-

суммового учета. К каждому счету можете открыть необходимое количество

субсчетов для организации аналитического учета, например, по структурным

подразделениям предприятия, местам хранения материальных ценностей (складам),

видам материальных ценностей и прочее.

Для возможности оформления и хранения расходных накладных определяется счет

учета в соответствии с принятой на предприятии методикой ведения

бухгалтерского учета отгрузки и определения факта реализации отгруженных

материальных ценностей – «По отгрузке» или «По оплате». При оформлении

накладной формируются проводки на количество и сумму отгрузки по каждой

материальные ценности со складских счетов в корреспонденции со счетом учета

расходных накладных, а также проводка на общую сумму задолженности покупателя

перед организацией также в корреспонденции со счетом учета расходной

накладной.

По выписанной накладной формируется счет-фактура, регистрируется в Журнале

регистрации счетов-фактур, а также при наступлении факта реализации относится

в Книгу Продаж.

Подразделы «Прайс-листы», «Доверенности», «Настройка системы скидок» позволят

провести необходимые настройки для успешной работы комплекса, а также

формировать необходимые документы.

2.2.3 Учет денежных средств и расчетов

В процессе хозяйственной деятельности ООО «Тобольск-Нефтехим» постоянно ведет

расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье,

материалы и оказанные услуги; с покупателями за купленную ими продукцию; с

кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям, с бюджетом

по различного рода платежам; с другими физическими и юридическими лицами по

различным хозяйственным операциям. Безналичные операции производятся в

соответствии с Положением Минфина РФ «О безналичных расчетах в РФ» [2].

Денежные средства ООО «Тобольск-Нефтехим» находятся на счетах в банках, в

виде безналичных средств, в кассе, в выставленных аккредитивах, в векселях и

пр. Таким образом, контроль за оплатой счетов, получение долгов с заемщиков и

дебиторов, наблюдение за расходами, совершаемыми путем оплаты с расчетного

счета и из кассы, управление денежной наличность ООО «Тобольск-Нефтехим»

ведется посредством раздела «Банк и касса» в программном комплексе ABACUS

Professional.

Основными функциональными возможностями раздела являются: ведение

раздельного учета операций по нескольким расчетным счетам одновременно;

ведение учета банковских и кассовых документов в любой национальной валюте с

указанием корреспондирующего счета /субсчета для платежной операции; контроль

курсовой разницы, ее вычисление и ведение проводок курсовой разницы; ведение

оперативного контроля остатков и оборотов за любой промежуток времени;

ведение журнала платежных и кассовых документов; формирование отчетных

документов по участку "Банк и касса".

Безналичные расчеты с юридическими и физическими лицами производятся с

помощью следующих документов: платежное поручение, платежное требование,

платежное требование-поручение, аккредитив, вексель, а также операции по

взаимозачету. Все расчетные документы оформляются, регистрируются и

формируются в виде бухгалтерской проводки в ПК ABACUS Professional.

В подразделе «Платежные поручения и требования» составляются и

распечатываются собственные платежные поручения, требования и другие

платежные документы, как в рублевом, так и в валютном режиме. Подтвердить

факт прохождения документа через банк, отраженный в выписке с расчетного

счета. Сформировать и распечатать "Журнал платежных поручений, платежных

требований".

При этом так как на предприятии открыто несколько расчетных счетов, то

платежные документы по этим текущим счетам ведутся на отдельных субсчетах

счета 51 (рублевый банк) и/или 52 (валютный банк), соответственно.

Каждому субсчету (1, 2 и 3) в списке организаций-контрагентов должна быть

зарегистрирована карточка организации с тем же номером, что и номер субсчета,

в которой указаны соответствующие реквизиты расчетных счетов.

При открытии следующего текущего счета (рублевого или валютного) ему

назначаются очередные субсчета 51 и/или 52, а в списке организаций-

контрагентов создается карточка № 4 с новыми банковскими реквизитами данной

организации.

ООО «Тобольск-Нефтехим» имеют несколько расчетных счетов в различных банках,

поэтому ведение безналичных расчетов удобнее производить в автоматическом

режиме системы ABACUS Professional подраздела «Банковские документы», который

предназначен для обработки выписки банка, т.е. для регистрации платежных

документов, пришедших от сторонних организаций, и обобщения информации о

наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валюте на

расчетных счетах предприятия.

При полном и правильном вводе документов, прошедших через банк, выходят

следующие результаты:

- остаток по конкретному субсчету счета учета банковских операций (51 счет)

равен остатку денег на расчетном счете предприятия;

- в результате суммы, прошедшие по банку, разносятся на указанные

корреспондирующие счета бухгалтерского учета;

- в любой момент времени автоматически формируется журнал-ордер №2 (счет 51).

Документооборот в подразделе «Касса» на ООО «Тобольск-Нефтехим»

осуществляется в виде приходных (прием наличных денег) и расходных (выдача

наличных денег) кассовых ордеров.

Подраздел «Касса» позволяет составить и распечатать приходные и расходные

кассовые ордера, как рублевые, так и валютные, с автоматическим расчетом

эквивалентной суммы в рублях по курсу выбранной валюты, сформировать и

распечатать «Кассовую книгу» и «Журнал кассовых ордеров».

Кассовая книга ведется для оформления поступления и выдачи наличных денег

предприятия. Формирование записей в кассовую книгу производятся сразу же

после получения или выдачи денег по каждому ордеру. Ежедневно в

автоматическом порядке подсчитываются итоги операций за день (суммарный

приход кассы – оборот по дебету, суммарный расход – оборот по кредиту).

Выводится остаток денег в кассе на конец рабочего дня. Одновременно

формируется «Отчет кассира», включающий все реквизиты, предусмотренные формой

кассовой книги.

В подраздел «Касса» имеются возможность ведения кассовых операций и в

валютном режиме. Ввод валютных кассовых ордеров аналогичен и разница лишь в

том, что заполняются дополнительные поля: валюта, дата котировки, котировки

валют.

2.2.4 Учет расчетов с подотчетными лицами

На предприятии ООО «Тобольск-Нефтехим» основные документы, которые используют

при учете расчетов с подотчетными лицами, являются: расходные и приходные

кассовые ордера, командировочные удостоверения, платежные ведомости,

авансовые отчеты, квитанции и т.д.

Данный раздел программного комплекса «ABACUS Рrofessional» позволяет

выполнять следующие операции:

- проводить взаиморасчеты предприятия с подотчетными лицами (выдача денег в

подотчет и составление авансовых отчетов, как в рублевом, так и в валютном

режимах);

- вести аналитический учет расчетных операций с подотчетными лицами по

авансовым отчетам (Приложение 4);

- получать отчетные документы.

Все бухгалтерские действия найдут автоматическое отражение в проводках. В

данном разделе вводятся и корректируются авансовые отчеты с указанием

корреспондирующего счета / субсчета списания по каждой строке авансового

отчета, учитываются валютные авансовые отчеты, ведется аналитический учет

наличных и безналичных расчетов с подотчетными лицами, ведется журнал лиц в

подотчете; имеется возможность получить различную справочную информацию о

результатах взаиморасчетов за любой промежуток времени, печатать

сформированные авансовые отчеты и справочную информацию о подотчетных лицах

за указанный период.

Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71. По дебету этого счета

отражается выдача денег подотчетному лицу, по кредиту их расход, а также

возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм. Хозяйственной

операцией на 71-м счете является индивидуальный номер частного лица.

Хозяйственной подоперацией является номер авансового отчета.

Работа в валютном режиме аналогична работе в рублевом режиме, только в

случае, когда за одним подотчетным лицом (на одном субсчете) числятся разные

валюты, вместо валютной суммы задолженности и изображения валюты может

появиться сообщение: «Разные валюты».

2.2.5. Составление отчетности

С целью обеспечения достоверности бухгалтерской отчетности в ООО «Тобольск-

Нефтехим» составляется промежуточная и годовая бухгалтерская отчетность с

применением форм бухгалтерской отчетности «О формах бухгалтерской отчетности

организации» и приложенных приказом Минфина РФ от 22.07.2003 №67н

бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и приложений отчетности.

[5]

Бухгалтерская отчетность составляется и формируется с применением ПК ABACUS

Professional в разделе «Отчеты». Раздел предназначен для настройки порядка

расчета и составления промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности, а

также любых бухгалтерских отчетов, налоговых деклараций и отчетов

произвольного вида.

Программа содержит отчеты, входящие в состав годовой бухгалтерской

отчетности: Бухгалтерский баланс (ф. № 1), Отчет о прибылях и убытках (ф. №

2), Отчет об изменениях капитала (ф. № 3), Отчет о движении денежных средств

(ф. № 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5).

Для расчета отчетных документов в подразделе «Список показателей» заводится

перечень показателей. Перечень групп показателей организуется в виде

древовидного справочника, структура которого может быть определена

самостоятельно. Для группы заводятся номер, полное и краткое наименование.

Показатели можно заводить в любую группу вне зависимости от вложенности,

кроме корневой группы.

Показателю определяется номер внутри группы, полное и краткое наименование, а

также шифр. Шифр у каждого показателя должен быть уникальным. Для каждого

показателя определяется порядок расчета, действующий начиная с заданной даты.

Порядок расчета можно задать с помощью так называемой «Кнопочной настройки»,

либо с помощью алгоритма ABACUS Designer (SBW).

Для формирования отчета необходимо указать период, за который будут

рассчитываться данные по показателям. Периоды расчета хранятся. Можно

выполнить предварительный расчет показателей в подразделе «Результаты

расчета» данного раздела. Для этого показатель или группа показателей

помечается и выполняется операция расчета. Расчет может производиться в

рублевом или в валютном режимах. В валютном режиме расчет может производиться

только по проводкам, сформированным в конкретной валюте, либо в пересчете под

заявленную валюту.

Для заданных параметров расчета показателя (сальдо на начало, сальдо на

конец, оборот дебетовый, оборот кредитовый, раздельное сальдо начальное и

конечное (дебетовое и кредитовое)) одновременно определяются данные в рублях,

в количестве и в валюте.

Расчет и печать отчетного документа производится по данным, сформированным за

выбранный диапазон времени. В случае если предварительный расчет показателей

отчета не производился, он осуществляется в момент формирования документа.

При повторной печати, сохраненные данные просто заносятся в отчет. Можно

задать режим обязательного пересчета показателей в момент формирования

отчетной формы.

3. Проблемы внедрения системы ABACUS Professional

Системы ABACUS Professional не позволяет вести бухгалтерский учет в полной

мере, который требует предприятие, т.е.

- Учет капитальных вложений ведется по договорам, контрагентам,

статьям затрат.

- Применяется единое поле проводок, не приемлемое для такого

крупного предприятия с миллионным количеством проводок, которое в последующем

разбито на участки.

- Не все участки бухгалтерского учета подробно прописаны в

системе и не все применимы к предприятию.

- Нет возможности вести развернутую аналитику по векселям

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5