Автоматизация инвестиционной компании

Автоматизация инвестиционной компании

Оглавление.

Введение. 2

Система автоматизации инвестиционной компании. 3

Архитектура системы автоматизации и состав функциональных подсистем.

6

Подсистема управления деловыми процессами. 6

Некоторые бизнес-объекты бэк-офиса в бухгалтерии. 7

Подсистема бэк-офиса 8

Подсистема бухгалтерии. 9

Эксплуатация системы StokRoute. 11

Автоматизация бизнес-процессов компании. 11

Документы, реализующие функционал системы. 12

Учет и отчетность в STOCKROUTE. 14

Заключение. 19

Список использованной литературы. 20

Введение.

За последние 7 лет прошел целый ряд этапов становления и развития

рынка ценных бумаг. За этот период этот экономический институт потерпел

множество изменений: были подъемы, спады, а в последнее время и тяжелейший

кризис. Но тем не менее рынок рос, развивался. И естественно, с развитием

рынка страны появилось «море финансовой информации - от сухих цифр с

различных торговых площадок до новостей, способных повлиять на дальнейшее

развитие событий в том или ином секторе рынка. В этой связи у инвесторов

всех типов возникает потребность в оперативной и полной информации для

принятия правильных инвестиционных решений.

Наряду с развитием непосредственно самого фондового рынка, активно

развивался и рынок информационных технологий. Большой поток информации,

поступающий из различных источников, требует обработки. При этом

существует потребность в правильной анализе информации с целью ее

использования при решении тех или иных задач. Ведь информация - не

самоцель. Любые данные должны систематизироваться и анализироваться.

Особенно важно принять правильное и своевременное решение для

инвесторов, не являющихся профессиональными участниками фондового рынка,

которые напрямую не подключены к торговым системам. Проблемы, с которыми

приходится сталкиваться данным инвесторам, достаточно традиционны.

Необходима оперативная и полная информация, поступающая в удобном для

пользования и анализа виде. По возможности необходима программа, которая

смогла бы автоматически анализировать поступающую информацию. В любом

случае преследуется одна цель - максимально эффективное инвестирование

денежных средств. Из этой основной уели могут вытекать и другие

второстепенные задачи: правильное финансовое планирование потоков

платежей, управление рисками, обеспечение оптимального баланса между

доходностью и ликвидностью активов и просто автоматизация хозяйственной

деятельности компании, начиная с бухгалтерского учета и заканчивая

оперативной связью с региональными отделениями.

Часть из вышеуказанных проблем предлагает решить компания ВЕСТЬ АО.

Это предложение состоит в интеграции проверенных временем,

высокоэффективных и надежных программных продуктов. В данном случае это

система управления деловыми процессами WorkRoute II (ВЕСТЬ АО) и

бухгалтерская система «Алеф - Бухгалтерия» (ТОО АЛЕФ).

Каждая из этих программных продуктов прост в освоении, удобен в

работе и содержит большое количество настроек, которые легко позволяют

адаптировать систему в конкретной компании.

Система автоматизации инвестиционной компании.

Процесс деятельности инвестиционной компании как профессионального

участника фондового рынка состоит из заключения сделок и их исполнения.

Рис1 Примерная структура брекерско-диллерской компании

Инвестиционная компания может работать с различными ценными бумагами,

а также их производными на разных торговых площадках. В настоящее время

значительная доля в обороте компании приходится на корпоративные ценные

бумаги. Самая большая концентрация сделок с ними на торговую внебиржевую

систему РТС. Поэтому рассмотрим технологию работы, характерную для этой

торговой системы.

В структуре брокерской (дилерской) компании можно выделить следующие

подразделения, связанные с процессом исполнения и учета сделки:

. торговый отдел.

Главной функцией торгового отдела является заключение сделок с

ценными бумагами от имени компании и по поручению ее клиентов. При этом на

торговый отдел возлагается минимум учетных и расчетных операций. Они

передаются бэк-офису;

. бэк-офис.

Бек-офис (или расчетный отдел) занимаются подготовкой документов,

являющихся неотъемлемой частью сделки. В их числе: подтверждение сделки;

договор купли-продажи; передаточное распоряжение для перерегистрации прав

собственности. Кроме того, бэк-офис обеспечивает документооборот,

связанный с процессом исполнения сделки, а именно: отслеживание процессов

отсылки документов для перерегистрации на подпись контрагенту ил

реестродержателям, отслеживание получения (или неполучения) уведомления о

перерегистрации от реестродержателя и контроль за отсылкой его

контрагенту. Наконец, бэк-офис осуществляет котировку платежей,

поступающих в компанию с целью привязки их к конкретным сделкам для

отслеживания степени их завершенности.

. бухгалтерия.

Деятельность бухгалтерии заключается в учете (проведении) операций,

непосредственно связанных с торговлей ценными бумагами (в основном это

платежи по сделкам и постановка своих ценных бумаг на баланс). Кроме того,

бухгалтерия составляет финансовую отчетность в соответствии с правилами

российского бухгалтерского учета и осуществляет обычные, характерные для

любого предприятия хозяйственные процессы (начисление и выплата заработной

и арендной платы, начисление амортизации и т.д.)

Безусловно, правильным является утверждение об относительной

автономности деятельности бэк-офиса и бухгалтерии, но нельзя рассматривать

этот процесс как абсолютно несвязанную деятельность, поскольку они

отображают состояние одних и тех же хозяйственных процессов, но в разных

ракурсах. Более того, синхронизация деловых процессов этих двух

подразделений является ключом к организации согласованной деятельности

всей компании.

Согласно стандартам, разработанным НАУФОР, бэк-офис выполняет

хозяйственные операции, соответствующие исполнению сделок, с

использованием традиционного для бухгалтерии системы двойной записи.

Отличие заключается в том, что бэк-офис применяет особенный план счетов.

Структура плана счетов бэк-офиса кроме отслеживания отношений

собственности предусматривает отслеживание положения ценных бумаг. Это

позволяет в любой момент времени осуществлять сверку местоположения ценных

бумаг с данными реестродержателей. Поэтому, если поддерживать

синхронизацию деятельности бэк-офиса и бухгалтерии, можно избежать

последующего расхождения балансовых данных с данными реестродержателей.

Это лишь одно из достоинств.

Другое же состоит в том, что поскольку два подразделения работают с

одними и теми же документами, хотя и в разном ракурсе, процесс исполнения

и учета сделок становится не только саморегулируемым, но и более

динамичным. А это позволяет компании увеличить оборот при той же

численности персонала.

И еще один ключевой момент. Деятельность бэк-офиса предусматривает

учет процесса исполнения сделок в реальном времени. Иными словами,

двойные записи (проводки) появляются в момент осуществления события,

связанного с этапами совершения сделок, а не на момент появления первичных

документов, удостоверяющих изменение валюты баланса фирмы. Поэтому счета

бэк-офиса более реально отражают состояние бизнес процессов компании,

нежели счета российской бухгалтерии. И не всегда двойная запись в бэк-

офисе имеет аналог в российской бухгалтерской методологии.

Архитектура системы автоматизации и состав функциональных подсистем.

В упрощенном виде автоматизацию инвестиционной компании можно

представить следующим образом:

Данные по сделке,

Данные по сделке

данные о завершении

данные о завершении этапов

этапов

Тип сделки,

Тип сделки,

переменные

переменные делового

делового процесса

процесса

Платежи по сделке

Платежи по сделке

Подсистема управления деловыми процессами.

В конкретной реализации она представлена разработкой компании ВЕСТЬ

АО WorkRoute II - фундаментом всей системы исполнения сделок. С помощью

карт деловых процессов система информируется о количестве и содержании

этапов сделок, об исполнителях на каждом конкретном этапе и

предусмотренных для их исполнения сроках. При этом система сама назначает

исполнителя в соответствии с загруженностью каждого сотрудника.

Нужно также сказать о документировании и контроле исполнения сделок.

Действия каждого сотрудника на любом этапе технологической цепочки

фиксируется, в том числе и при попытке несанкционированного доступа к

информации. Также предусмотрен обмен информацией на каждом этапе в форме

«вопрос - ответ». И, естественно, в любой момент времени становится

возможным проанализировать ход протекавших событий. К определенному этапу

совершаемой сделки можно прикрепить документы, непосредственно к ней

относящиеся. Хранение большого объема информации гарантирует система

электронного архива производства DOCS Open компании PC DOCS, с которой

интегрируется WorkRoute II.

Также присутствует задача отслеживания времени выполнения этапов

сделки. Если какой-либо из этапов будет просрочен, то об этом узнает не

только его исполнитель, но и руководитель. Такой инструмент необходим в

условиях жестокой дисциплины исполнения сделок, что необходимо для

надежной компании.

В конфигурацию рабочего места подсистемы WorkRoute Client входит так

называемый Maps List - список внесенных маршрутов деловых процессов. На

экране пользователя предстает полная картина работы компании на текущий

момент: преимуществом здесь является то, что маршруты или карты исполнения

сделок классифицируются по различным признакам.

В состав конфигурации принята следующая схема:

. дилерская или комиссионная сделка;

. собственные ценные бумаги, бумаги клиента, по которым компания выступает

номинальным держателем, или бумаги клиента, находящиеся в собственности

компании;

. аффелированное лицо;

. тип перерегистрации (FF, FB, FC и т.д.);

. валюта сделки;

. локальная или региональная сделка.

В дополнении к этому заказчик может сконструировать любой другой

тип сделки.

При этом система управления процессами организует работу компании в

реальном времени. Это согласуется с методологией отражения учетных

процессов в бэк-офисе. Таким образом, применение workflow-подсистемы в

качестве фундамента для всей системы компании наиболее гармонично,

эффективно и оправдано.

Некоторые бизнес-объекты бэк-офиса в бухгалтерии.

Как следует из описания процессов деятельности компании, весь объем

выполняемых работ можно условно разделить на следующие компоненты:

. заключение сделок;

. обслуживание потоков ценных бумаг;

. обслуживание потоков денежных средств;

. обслуживание трансакций компании в регионах.

В подсистемах бэк-офиса и бухгалтерии разработаны соответствующие

ресурсы прикладной области или бизнес-объекты, каждый из которых содержит

свой набор атрибутов и методов.

Объект «Сделка». Он используется для построения тех этапов бизнес-

процессов, на которых сотрудники заключают договоры. Для этого объекта

выделяются следующие атрибуты - название, регистрационный номер,

покупатель, продавец, код ценной бумаги, количество, валюта, сумма и т.д.

и методы - оформление поручения на покупку-продажу ценных бумаг,

заключение сделки, ее регулирование.

В деятельности инвестиционной компании встречаются различные типы

сделок: по купле-продаже ценных бумаг у юридических и физических лиц,

купле-продаже ценных бумаг с выполнением правила поддержания и т.п.

Объект «Документы для перерегистрации». Этот этап применяется для

построения этапов исполнения сделок, в которых задействованы покупка

ценных бумаг. Методы объекта обслуживают следующие этапы хозяйственных

процессов: отсылка договора купли-продажи и передаточного распоряжения

контрагенту на подпись с последующей перерегистрацией; отсылка тех же

документов реестродержателям; получение уведомления о перерегистрации от

реестродержателей, контрагентов и доверенных лиц.

В качестве атрибутов используются: фактическая дата получения

документов от контрагентов; дата отправки документов; дата отправки

документов на перерегистрацию; дата перерегистрации; регистрационный номер

сделки.

Объект «Платежи» Он используется для описания тех объектов сделок,

где используются потоки денежных средств. Методы объекта позволяют

регистрировать платеж; аннулировать его; проводить отчет в системе. К

атрибутам данного объекта относятся сумма платежа, регистрационный номер

сделки, дата платежа, номер платежного поручения т.д. В работе с данным

объектом могут принимать участие как бэк-офис, так и бухгалтерия. Важно

то, что внутренняя логика этого объекта обеспечивает ввод согласованных

между бэк-офисом и бухгалтерией и непротиворечивых данных, а это дает

возможность достичь высокого темпа и качества обработки информации.

Объект «Отчет из регионов» Этот объект выступает в бизнес-процессах,

отражающих работу доверенных лиц в регионах. Методы объекта традиционно

просты: создать, редактировать, провести отчет. Его основные атрибуты:

сведения о доверенном лице; сумма, выданная на руки по всем операциям

купли-продажи в регионах; сумма регистрационного сбора и подоходного

налога, удержанного и начисленного в процессе купли-продажи ценных бумаг.

При этом структура бизнес-процесса, отслеживающего работу компании в

регионе, состоит из двух основных этапов:

1. финансирование операций в регионах (с использованием объекта «Платежи»);

2. учета и анализа операций в регионе ( с использованием объектов «Отчет

из регионов» и «Сделка»)

Структура всего процесса полностью соответствует предлагаемому

ассоциацией НАУФОР порядку учета операций с физическими лицами.

Внутренняя структура бизнес-обектов поддерживает принцип двойной

записи, причем в соответствии с приведенной классификацией сделок они

содержат различные виды корреспонденций, общая структура которых совпадает

с предложениями компании Artur Andersen по этому вопросу.

Подсистема бэк-офиса

В основе учета исполнения сделок в бэк-офисе по рекомендациям НАУФОР

лежит метод двойной записи. Это предопределяет выбор мощной,

производительной и надежной бухгалтерской системы в качестве платформы для

построения подсистем бэк-офиса и бухгалтерии.

Подсистема бэк-офиса работает на внебалансовых относительно

бухгалтерии счетах. Иными словами из всего объема собственных денежных

средств компании должен быть условно выделен фонд под операции со

сделками с ценными бумагами. Для этого в подсистеме бэк-офиса открывается

специальный контрольный счет. Он может корреспондировать со счетами учета

наличных средств в кассе или на расчетном счете. Смысл этого с

экономической точки зрения заключается в том, чтобы привлечь средства для

осуществления основной деятельности компании; контрольный счет

обеспечивает балансирование ее активов и пассивов на момент составления

пробного или консолидированного баланса. Далее открываются счета клиентов

и контрагентов ценных бумаг и т.д. При завершении основных этапов сделки

подсистема бэк-офиса производит соответствующие этому этапу двойные записи

и помещает их в учетный раздел.

Полную классификацию и исчерпывающее описание предназначения счетов,

которые использует бэк-офис, можно найти в рекомендациях по внутреннему

учету операций с ценными бумагами в брокерских или дилерских компаниях от

Artur Andersen.

Эта подсистема автоматически формирует весь спектр учетных регистров,

опубликованных в Стандартах НАУФОР, а именно:

. журнал ежедневного учета денежных средств;

. журнал ежедневного учета ценных бумаг;

. книга учета (оборотная ведомость) денежных средств;

. книга учета (оборотная ведомость) ценных бумаг;

. журнал учета дилерских операций (по собственному портфелю и портфелю

клиентов компании);

. журнал незавершенных сделок.

Отметим, что подсистемы бэк-офиса и бухгалтерии реализуют базовые

принципы функционирования учетной системы для инвестиционных компаний. А

это значит, что, во-первых, операции с ценными бумагами учитываются

отдельно от административно-хозяйственных; во-вторых, средства клиентов,

которыми распоряжается фирма, учитываются отдельно от собственных средств

компании; и в-третьих, учет ведется в режиме реального времени, т.е. любая

операция отражается в системе в день ее совершения.

Подсистема бухгалтерии.

Подсистема бухгалтерии обеспечивает полноту учета всех хозяйственных

процессов в инвестиционной компании. Благодаря тесной интеграции с

подсистемой бэк-офиса и поддержке релевантных бизнес-объектов («Документы

для регистрации», «Платежи») подсистема бухгалтерии естественным образом

вовлекается в решение задачи учета результатов бизнес-процессов компании.

Одновременно с этим в ней предусмотрена автоматизация стандартных для

любого предприятия функций:

. учет основных средств;

. учет МБП;

. расчета зарплаты;

. кассовых операций;

. банковских операций;

. учета и отчетности.

Поскольку счета учета краткосрочных вложений фирмы регистрируются

параллельно в бухгалтерии и бэк-офисе, то заметно упрощается процедура

двойного контроля за точной интерпретацией первичных документов. Это

только повышает качество учетных процессов в компании.

Необходимо и обратить внимание и на то, что структура счетов бэк-

офиса полностью соответствует группировке счетов бухгалтерского учета, на

основании которой строится финансовая отчетность, соответствующая

стандартам IAS (International Accounting Standarts).

Эксплуатация системы StokRoute.

Система

Область автомати-

зации

Модули

системы

Подразделения

компании

Система управления инвестиционной компанией

Система состоит из пяти модулей «Сделка», «Управление сделками»,

«Бухгалтерия», «Инвентарный учет» и «Зарплата». Основная производственная

деятельность по торговле ценными бумагами автоматизируется за счет первых

двух модулей. Они тесно связаны друг с другом, поскольку они обслуживают

одни и те же хозяйственные процессы.

Автоматизация бизнес-процессов компании.

В работе инвестиционной компании можно выделить ряд периодических

операций.

При заключении сделки: заключение сделки; подготовка документов по

сделке; перерегистрации прав собственности; осуществление платежа;

дополнительно, в случае заключения сделки с клиентскими бумагами, -

документирование поручения от клиента; формирование подтверждения сделки

клиенту.

При нарушении сроков на каком-либо этапе сделки: документирование

сделки (прикрепление к сделке образцов документов, телефонных

переговоров); разработка и принятия решения начальником бэк-офиса;

разработка и принятие решения юристом.

При получении отчета об операциях компании в регионах: получение

отчета из региона; получение ведомости из региона; получение контрактов из

региона.

При получении от клиентов комиссионного вознаграждения: формирования

счет-фактуры; получение платежа.

Страницы: 1, 2