Автоматизация инвестиционной компании

Эти последовательности классифицируются как деловые процессы с

жесткой маршрутизацией заданий. Для их автоматизации используется модуль

«Управление сделками».

Этапы

к д

о а

м н

а н

н ы

д е

а

Документы

Таким образом, модуль «Сделки» играет роль системы управление

документами (система DMS), а модуль «Управление сделками» маршрутизирует

эти документы, обеспечивая отражение хозяйственных процессов компании в

реальном времени. Исполнение сделки по этапам обеспечивает WorkRoute II, а

работу с документами - модуль «Сделки», представленный продуктом фирмы

«Алеф консалтинг», используемый в «Альфа-РИНАКО». Взаимодействие этих

модулей заключается в вызове электронных документов модуля «Сделки» со

стороны модуля «Управление сделками» (в соответствии со сроками,

предусмотренными в торговом соглашении НАУФОР и договоре купли-продажи).

Документы, реализующие функционал системы.

Документы в StokRoute выполняют следующие функции:

электронное представление первичного документа (распорядительная

записка, платежное поручение и выписка из расчетного счета фирмы);

плоские регистры для хранения структурированной информации (сделка,

документы для перерегистрации);

непрямой источник для составления бака (любой документ, формирующий

двойственную операцию)

отчеты (журнал незавершенных сделок, книга учета денежных средств и

ценных бумаг, отчет брокера перед клиентом);

носитель управляющей информации, заменяющей функционирование системы

(инструктор хозяйственных операций).

Визуальное представление здесь означает, что документ имеет интерфейс

для конечного пользователя. Карта с документами модуля «Сделки» проста и

естественна: персонал компании заполняет поля документа, затем может

сохранить его, пересчитать, сделать проводки по документу или распечатать.

При этом система поддерживает целостность информации, вводимой посредством

документов: нельзя удалить проводки или хозяйственные операции, не удалив

сам документ; изменить проводки можно также только через сам документ.

Каждый документ имеет два основных вида представления: список (list)

и форму (single). Работа с любым документом начинается через «Список».

Здесь удобно ориентироваться между разными документами одного типа,

имеются возможности для поиска, сортировки и выборки документа по любому

из его полей. После отыскания нужного экземпляра можно получить другое

представление документа - «форму». В ней также все понятно - обыкновенная

карточка, где разложены поля документа. На панели инструментов расположены

кнопки, представляющие все необходимые функции, а именно: копировать

текущий в новый (создать новый документ с содержимым старого - очень

хорошее средство для экономии времени при вводе часто повторяющейся

информации); удалить документ; сделать/удалить проводки; отпечатать

документ.

Документы имеют несколько форм представления (не путать с видами

представления), т.е. у каждого из них может быть множество форм

представления для отдельного вида (list или single), что позволяет иметь

необходимое количество ракурсов на одну и туже информацию (хранящуюся в

документе). Эта особенность модуля органично сочетается с развитым

механизмом администрирования - модуль можно настроить так, чтобы разные

пользователи работали с различными срезами информации.

Документ может принадлежать одному и только одному учетному разделу

балансовой единицы, входящей в инвестиционную группу, в то время как

хозяйственная операция может затрагивать учетные разделы различных

балансовых единиц. Это дает возможность неизбыточно и непротиворечиво

отражать хозяйственные процессы всей инвестиционной группы.

Учет и отчетность в STOCKROUTE.

Эффективная система автоматизации для инвестиционной компаний должна

удовлетворять и внутренним потребностям компании, и требованиям,

предъявляемым к ним регулирующим организациями. Так, порядок учета и

отчетности со стороны НАУФОР предъявляет к компаниям следующие требования:

ведение внутреннего учета отдельно от бухгалтерского; отражение всех

операций в ведомости внутреннего учета на день их совершения; разделение

во внутреннем учете собственных денежных средств (ценных бумаг) и денежных

средств своих клиентов; предоставление регулярной отчетности своим

клиентам.

Внутренние потребности являются индивидуальными для каждой компании,

но и здесь можно выделить ряд общих: согласованная работа подразделений,

осуществляющих основную деятельность компании - торгового отдела, бэк-

офиса, бухгалтерии и юридического отдела; оперативная информация о

состоянии портфеля ценных бумаг с учетом незавершенных сделок; контроль за

выполнением собственных обязательств и обязательств контрагентов по

сделкам; документирование сделок, исполняемых с нарушениями торгового

соглашения НАУФОР и условий договора купли-продажи. Применение базисной

технологии, на которой построена вся система учета и отчетности, позволяет

учесть все эти требования.

Организация плана счетов инвестиционной группы, оперативный и

бухгалтерский план счетов. С целью построения гибкой системы учета для

инвестиционной группы, где вопросы оперативного и бухгалтерского учета

балансовых единиц неразрывно связаны между собой, применяется структура

главной книги, включающей в себя счета российского бухучета и счета

оперативного учета, образованные в соответствии с рекомендациями по

внутреннему фирменному учету в бэк-офисе дилерско-брокерских компаний,

подготовленные офисом Государственной службы компании «Артур Андерсен».

В системе используется принцип централизации, согласно которому

балансовые единицы инвестиционной группы применяют единый план счетов

(бухгалтерский и оперативный) и аналитические разрезы на всех на всех

счетах ведутся по единым справочникам. Для отражения всех операций на день

их совершения используется оперативный план счетов. Все данные о

хозяйственных процессах сразу поступают на соответствующие счета системы,

где по всем установленным аналитическим комбинациям происходит вычисление

сальдо, значение которого используется в отчетах для НАУФОР. Значение

сальдо может быть использовано и при изготовлении заказных статистических

форм. В случае обработки системой первичных документов, имеющих

свидетельство об изменении собственности компании (валюты баланса),

используются счета российской бухгалтерии, для которых также, как и для

оперативных, рассчитывается сольдо, значение которого поступает в

бухгалтерские регистры (оборотные ведомости, журналы ордера и т.д.).

Виды счетов, счета системы учета денежных средств и ценных бумаг. Для

оперативного отслеживания потоков денежных средств и ценных бумаг все

счета оперативного учета поделены на счета, принадлежащие системе учета

денежных средств, и счета системы ценных бумаг. Классификация счетов в

системе учета ценных бумаг по владению и местонахождению позволяет

определить, не только кому принадлежат ценные бумаги, но и кто держатель и

в каком реестре.

Система счетов оперативного учета

|Счет |Название счета |Система |Система учета ценных|

| | |учета |бумаг |

| | |денежных | |

| | |средств | |

| | | |Учет по |Учет по |

| | | |владению |местонахож|

| | | | |дению |

|010-001 |Счет клиента (резерв|+ |+ | |

| |по сделке) | | | |

|010-002 |Счет клиента |+ |+ | |

| |(денежные средства) | | | |

|079-001 |Акции в номинальном |+ |+ | |

| |держании | | | |

|091-001 |Акции компании |+ |+ | |

|092-001 |Короткие продажи |+ |+ | |

|099-401 |Акции в пути от | | |+ |

| |фирмы | | | |

|099-402 |Акции в пути к фирме| | |+ |

|099-406 |Реестр | | |+ |

|071 |Банк |+ | | |

|073 |Касса |+ | | |

|089 |Контрагенты |+ |+ | |

Структура счета. Счет может состоять из субсчетов, а те, в свою

очередь, из аналитических. Счета и субсчета могут вестись в восьми

независимых разрезах. В качестве разъясняющего примера можно привести

структуру счета «ценные бумаги» у оперативного плана счетов.

Счет номер «091» - ценные бумаги компании, который делится на

субсчета («001» - акции и «002» - облигации). Далее субсчет «001» делится

на аналитические счета - ценные бумаги, находящиеся в портфеле компании,

т.е. EESR (обыкновенная именная акция РАО «ЕЭС России»), LKOH, TOMG и т.д.

Первый аналитический разрез для субсчета «001» - эмитенты. Это означает,

что ценные бумаги, но не облигации, учитываются в разрезе эмитентов.

Второй аналитический разрез - стадия сделки. Он позволяет различать ценные

бумаги, уже зарегистрированные на имя компании по уведомлениям из реестра

и ценные бумаги, «попавшие» в портфель по итогам предварительных данных из

регионов. Третий аналитический разрез - собственник бумаг. Он закрепляет

за конкретным владельцем портфель ценных бумаг (который может быть

зарегистрирован как собственность компании, а может принадлежать клиенту).

1-ый

разрез

8-

ой

разрез

Классификация и правила формирования этапов хозяйственных операций.

Для отражения хозяйственных процессов в реальном времени, а также их

дальнейшего обобщения формируется система хозяйственных операций, учет

которых ведется по принципу двойной записи. При этом используются

следующие формы учета: журнал учета денежных средств/ценных бумаг, книга

учета денежных средств/ценных бумаг, отчет брокера перед клиентом на

каждом этапе сделки, документирование региональных операций.

Правила формирования хозяйственных операций в своем большинстве были

заимствованы из уже упомянутых рекомендаций компании «Артур Андерсен».

Однако они не догма, и каждая компания вправе иметь свои счета и

аналитические разрезы. Для решения этой проблемы в модуль «Сделки» встроен

конструктор хозяйственных операций, позволяющий изменить их структуру

(удалять или добавлять проводки) и редактировать проводки (изменять в них

счета и аналитические разрезы). Хозяйственная операция для процесса

исполнения сделки включает в себя целый ряд этапов: заключение сделки;

отсылка документов на перерегистрацию; получение уведомления о

перерегистрации; осуществления платежа.

Использование конструктора требует четкой классификации всех этапов,

поскольку для каждого из них делаются свои проводки. И только таким путем

(довольно трудоемких сообщений) удается добиться настоящей интеграции и

согласованности в деятельности различных подразделений и особенно там, где

объем операций велик (к примеру, в автоматизации учета региональных

операций).

Расчет средней стоимости ценных бумаг при списании. Этот вопрос тесно

связан с задачей определения операциональной прибыли, зависящей от разницы

между себестоимостью и суммой сделки. Модуль «Сделки» автоматически

рассчитывает себестоимость ценных бумаг по двум алгоритмам:

средневзвешенной стоимости и среднескользящей. Этот алгоритм можно

определить в настройках программы.

Отчетность в стандартах НАУФОР. К видам отчетов, относящихся к

стандартам НАУФОР для операторов фондового рынка, относятся:

журнал ежедневного учета ценных бумаг;

журнал ежедневного учета денежных средств;

журнал учета ценных бумаг;

журнал учета денежных средств;

книга учета ценных бумаг;

книга учета денежных средств;

журнал незавершенных сделок;

отчет брокера перед клиентом;

журнал дилерских операций;

Применение оперативного плана счетов и отражение этапов хозяйственных

процессов по методу двойной записи позволяет легко сформировать такую

отчетность.

В StokRoute применен следующий подход к составлению регистров

НАУФОР. Журналу ежедневного учета денежных средств и ценных бумаг

составляются по операциям компании (т.е. туда включены записи только по

тем счетам, операции по которым проводились в задаваемом диапазоне дат: в

номинале это один день, но можно задать любой промежуток). Книга учета

ценных бумаг/денежных средств содержит существующие на данный момент

остатки по счетам. И журналы учета, и книги учета позволяют вычислить

сальдо во всех существующих аналитических разрезах и по всем аналитическим

счетам.

Консолидация данных балансовых единиц. StokRoute предназначена для

работы в группе компаний. Она обеспечивает правильное отражение всех

хозяйственных операций группы в разрезе каждой участвующей в группе

балансовой единицы. Достигается это следованием принципу централизации

(все балансовые единицы работают с одним планом счетов.)

Заключение.

В заключении хотелось бы еще раз отметить, что данная программа дает

широкие возможности администрирования, т.е. разграничение прав доступа к

информации, а также защиты информации от несанкционированного доступа.

Кроме того имеются мощные средства администрирования вплоть до прав на

редактирование документов, подготовленных другими сотрудниками, и

возможностям работы лишь с определенными формами документов.

Комплексная система StokRoute, разработка и реализация которой

осуществляется на основе системы учета инвестиционной компании «Альфа -

РИНАКО», обеспечивает ряд перспективных возможностей, наиболее

значительные из которых:

возможность работы через Internet;

автоматический запуск работы по исполнению сделок по информации из

РТС (не надо будет вводить тикет);

интеграция системы электронного архива DOCS Open компании PC DOCS с

целью более эффективного доступа к неструктурированной информации компании

(образцы документов, телефонные переговоры);

интеграция в систему продуктов фирм, специализирующихся на

программах финансового анализа.

Список использованной литературы.

Г. Ермаков «Средство для достижения средств (система автоматизации

инвестиционной компании)»// Рынок ценных бумаг 1997г., №22, с.151-155

«Совершенствование информационных технологий - необходимое условие

развития фондового рынка» // Рынок ценных бумаг, 1997 г., №24, с.78-79

М. Минаев «Все упирается в информационные технологии»// Рынок ценных

бумаг, 1997г. №15, с. 47-48

Г. Ермаков «StokRoute: интегрированное решение»// Рынок ценных

бумаг, 1997г., №24, с. 80-85

-----------------------

Бухгалтерия

. составление бухгалтерской отчетности

. перекладка отчетности согласно международным стандартам

. учет административных операций

Внутренние отчеты

Журналы учета

Расчетный отдел

. заключение сделок

. котировка платежных документов

. регистрация сделок

. учет движения ценных бумаг

. учет движения денежных средств

. учет и анализ операций с собственными средствами

. контроль незавершенных сделок

. переписка с клиентами

Международная финансовая отчетность

Российская бухгалтерская отчетность

Отчеты о состояниях клиентских счетов

Платежное поручение

Платежное поручение

Передаточные распоряжения

Банковские выписки

Выписка из реестров акционеров

Контракт

Подтверждение сделки

Распорядительная записка (тикет)

Торговый отдел

дилинг

- заключение сделок

Заявка от клиента

Подсистема управления деловыми процессами

Подсистема бэк-офиса

Подсистема бухгалтерии

Система управления инвестиционной компанией StokRoute

Основная деятельность компании

Административно-хозяйственная деятельность

Зарплата

Инвентарный учет

Бухгалтерия

Управле-ние сделками

Сделки

Бухгалтерия

Бухгалтерия

Бухгалтерия

. торговый отдел

. бэк-офис

. отдел по работе с клиентами

. бухгалтерия

. аналитический отдел

. руководство

Оплата

Перерегистрация

Заключение сделки

сделка

1. Платежи

1. Передаточное распоряжение

2. Уведомление о перерегистрации

1. Тикет

2. Договор купли-продажи

Этапы оформления сделки и их отражение в модулях «Сделки» и «Управление

сделками»

Визуальное представление

Список (list)

Форма (single)

Интерфейс пользователя

Ценная бумага

Прода-вец

Покупатель

Дата сделки

Хозяйственная операция

в учетные разделы балансовых

единиц фирмы

Формирование системы учета денежных средств и ценных бумаг

Модель документа модуля «Сделки»

Проводки по российскому плану счетов

Проводки по оперативным счетам бэк-офиса

Аналитический счет

Субсчет

Счет

Аналитический счет

Субсчет

Аналитический счет

Субсчет

Аналитический счет 1-го разреза

Аналитический счет 1-го разреза

Аналитический счет 1-го разреза

Аналитический счет 8-го разреза

Аналитический счет 8-го разреза

Аналитический счет 8-го разреза

Структура счетов в модуле «Сделка»

Страницы: 1, 2