Огляд програмного забезпечення по управлінню проектами

Огляд програмного забезпечення по управлінню проектами

Міністерство освіти України

Державний університет

“Львівська політехніка”

Кафедра ICM

Реферат на тему з курсу

Основи управління великими проектами” на тему:

“Огляд програмного забезпечення по управлінню проектами”

|Виконала: |студентка ФКТ |

| |групи ІСМ-51 |

| |Шаховська Н. Б. |

| | |

|Перевірив: |Катренко А. В. |

| | |

Львів - 1999

Як правило, основною причиною того, що менеджери не хочуть

використовувати диспетчер проекту, є те, що програмне забезпечення «занадто

складне, і його нелегко засвоїти». Так було раніше. Проте з приходом

комп'ютерів у наше повсякденне життя, із поліпшенням якості оперативних і

друкарських довідкових засобів ситуація змінилася. Сьогодні вже не потрібно

скаржитися на надмірну складність продукту у використанні, а гарне

керівництво повинно вмістити в себе як теорію, так і практику, допомагаючи

комплексно розібратися в предметі.

Іншою причиною, що утримує багатьох від використання такого

програмного забезпечення, є ціна. І справді, подібні додатки можуть

коштувати декілька тисяч фунтів, проте в якості альтернативи пропонуються

гарні програми усього за декілька сотень. Деяким може показатися, що і це

не дешево, проте, заплативши деяку суму зараз і потратив декілька годин на

початкове ознайомлення, ви зможете значно заощадити час і сили в

майбутньому.

На що звернути увагу

При покупці диспетчера проектів необхідно мати на увазі дві

характеристики.

Компетентність програмного забезпечення, безсумнівно, дуже важлива,

тому, перед тим як зважитися на таке придбання, варто звернутися до

продавця з низкою вичерпних і детальних питань, заснованих на вашому

досвіді. Якщо ви переконані в тому, що програма може справитися з

проблемами, що виникали у вас і раніше, ви вправі очікувати, що вона

справиться і з майбутніми проблемами.

Є, проте, і інший не менш чинник при виборі такого програмного

забезпечення - ваша власна компетентність. Термінологія і методика

керування проектами новачку можуть здатися складними і заплутаними. У цьому

випадку кращим буде додаток, що допомагає розібратися в предметі. Покупка

Диспетчера Проектів, на освоєння якого у вас піде декілька місяців, поза

залежністю від його ефективності, може дорого обійтися компанії, а також

знизити вашу працездатність.

TurboProject Professional 2

Виробник: IMSI

Мінімальні вимоги до системи: 386, 8 Мбайт оперативної пам'яті, 30

Мбайт дискового простору, Windows 3.1 або 95

Поставляється на: CD-ROM

Тестувався на: К6-200, 32 Мбайт RAM, Windows 95

TurboProject Professional 2. 0 - американський продукт, і його

виробник IMSI гордо заявляє, що додаток використовують деякі компанії, що

входять у сотню найбільших.

Коли в листопаді 1996 року ми тестували першу версію програмного

продукту, нас вразила її міць і гнучкість, проте не простота у

використанні. IMSI добре попрацювала над поліпшенням існуючих функцій, а

також додала ряд нових. Компанія також почала спробу поліпшення інтерфейсу,

але в цій області її успіхи виявилися набагато менше вражаючими.

У попередньому огляді ми з жалем відзначали відсутність оперативних

підказок для починаючих. Тепер є навчальна програма, проте її можливості не

набагато ширші, ніж покрокова допомога у внесенні інформації про проект або

у використанні команд і меню. Дуже мало роз'яснень, що стосуються того, для

чого потрібна та або інша внесена інформація, а також принципів керування

проектами; мова ж місцями просто кишить спеціальною термінологією. Те ж

можна відзначити й у відношенні керівництва користувача, що прекрасно

знайомить вас із функціями TurboProject, проте містить мало роз'яснень щодо

їхній призначення. Декілька параграфів, що містять таку інформацію, знайти

можна, проте вони досить рознесені.

Ще одна спроба допомогти починаючому менеджеру - введення двох

режимів роботи: Нормального (Normal) для починаючих і Просунутого

(Advanced), проте насправді це мало допомагає. Новачок як і раніше

приречений на проблеми на початку, до того ж рано або пізно йому теж

захочеться стати «просунутим» користувачем.

Відповідно до сучасних вимог TurboProject дозволяє представити проект

у графічному виді. Звичайні електронні таблиці видаються по запиті, і їхній

вміст може бути цілком сконфігуровний, проте вони знаходяться в тіні

яскравих і барвистих інтерактивних графічних зображень, розташованих на

передньому плані.

TurboProject, як і інші додатки, надає можливість поділу екрана для

перегляду різноманітних типів графіків. Одночасно ви можете переглядати до

трьох із них. Один із режимів перегляду є відмітною рисою TurboProject, він

називається Панель Дерева Проекту (Project Tree Pane). Це дуже зручний

інструмент, що служить для створення складних структурованих проектів.

Проекти подані у виді дерев, де кожне нове «розгалуження» відзначає початок

нового підпроекта, «гілки» же вказують на відношення між ними. Таке наочне

зображення дуже зручно на ранніх стадіях планування.

Два інших типи графіків можуть бути обрані в меню View (Вид), де

пропонується величезна кількість альтернатив. Ті з них, що мають невеличкий

розмір вікна або низької якості зображення в режимі високого дозволу,

малозастосовні при створенні складних проектів, для котрих, власне, і

призначена програма. Що ж стосується інших, то вони дають прекрасні

можливості для роботи з різноманітною інформацією з проекту, поданою,

приміром, на графіках Pert і Gantt. Як тільки ви навчитеся орієнтуватися в

тому, як працює TurboProject, миша і графіки дозволять вам одержати швидкий

доступ до інформації при редагуванні проекту.

Однією з найважливіших рис TurboProject Professional 2.0 є

нововведення, що дозволяє обернене планування проекту. Як правило,

програмне забезпечення розраховане на те, що проект наповняється вмістом до

того, як він буде переданий колегам для виконання або коригування. За

допомогою TurboProject можна створити окремий проект, що складається з

декількох підпроектів, що володіють власною структурою. Потім ви можете

роздати підпроекти конкретним менеджерам, щоб вони змогли заповнити

розділи , що їх стосуються, а потім знову зібрати їхні матеріали в єдине

ціле. Проекти і підпроекти можуть бути збережені у форматі MPX -

стандартному форматі для зберігання проектів, а потім завантажені в

Microsoft Project і передані як у межах окремої компанії, так і між

компаніями.

TurboProject 2.0 безумовно є потужною і гнучкою програмою, а

досвідчений менеджер проекту зможе засвоїти її в щодо стислі строки, проте

починаючому менеджеру це може виявитися не так легко.

TurboProject Professional 2.0

За: докладна і потужна

Проти: складна для починаючих

Спектр можливостей 7

Легкість у використанні 6

Продуктивність 7

Документація 6

Вигідність покупки 8

Разом: 7 із 10

Project Scheduler 7.5

Виробник: Tekware

Мінімальні вимоги до системи: 486, 8 Мбайт оперативної пам'яті, 15

Мбайт дискового простору, Windows 95

Поставляється на: 3,5-дюймових дискетах

Тестувався на: К6-200, 32 Мбайт RAM, Windows 95

Project Scheduler 7. 5 - дуже складний додаток, на освоєння якого в

починаючого менеджера може піти досить багато часу. Керівництво обсягом у

700 сторінок цілком присвячено технічним особливостям роботи з програмою.

Один із його «апендиксів» крок за кроком навчає вас створенню нового

проекту, а оперативна довідка добре роз'ясняє деталі роботи програми. Все

це допоможе менеджерам, що володіють деяким досвідом роботи, проте

новачкам, певне, буде потрібно окремий підручник для відповіді на усі «де?

» і «чому? ».

За інтерфейсом Project Scheduler 7.5 ховається величезна міць.

Розроблювачами було витрачено багато зусиль, щоб зробити всі опції

максимально доступними і простими у використанні. Екран виконаний у

стандартному «розділеному» (split) форматі, що дозволяє вам бачити відразу

декілька вікон. Панель інструментів у лівій частині екрана дозволяє вибрати

широкий спектр режимів просмотра - списки ресурсів, задач, Gantt, мережні

діаграми, графіки і звіти. При активізації інструмента випадає меню,

розширяючи ваш вибір. Може бути також показаний Шаблон Задач (Task

Template) що дозволяє переглядати і редагувати деталі проекту і його

ресурси, у той же час дивлячись на графіки. Всі візуальні засоби добре

взаємозалежні, хоча для того щоб працювати з чотирма вікнами одночасно,

буде потрібно великий монітор.

Розподіл ресурсів є ключовим моментом у керуванні проектами, і тут

особо важливою областю є робота з витратами. Scheduler 7.5 у цьому

відношенні досить гнучкий. Ви можете вводити коефіцієнти у витрати на

ресурси і понаднормові роботи з часу і навіть враховувати інфляцію, що дуже

зручно при плануванні тривалих проектів. Надлишкові відрахування ресурсов -

це те, що трапляється з кожним із нас. Scheduler 7.5 не зможе уберегти вас

від цього, проте зможе виявити і виправити ситуацию - цей процес у

програмному забезпеченні для керування проектами називається Resource

Levelling (Нівелювання Ресурсів). У автоматичному режимі функція може

просто перемістити задачі або їхню частину на той період часу, коли

відрахування може бути зроблене без проблем. Якщо ви задасте пріоритети

задач і грамотно сконфігуруєте інші параметри, функція може виявитися дуже

корисною. При бажанні ви, звичайно, можете самі зайнятися нівелюванням. У

цьому випадку програма просто повідомляє про проблему і лишає вас із нею

наодинці.

Project Scheduler 7.5 добре справляється і зі складними проектами. Ви

легко можете створити новий проект, що складається з елементів або

зав'язаний на вже існуючий проект. З елементами можна працювати як з

окремими проектами або як із пакетом підпроектів. Ви також можете групувати

проекти для визначення зв'язку між ними або ж, якщо ви працюєте поодинці з

декількома взаємозалежними проектами, можете «злити» їх в один для

проведення єдиних операцій.

Необхідність створення вихідної інформації різноманітного сорту була

добре продумана. У режимі попереднього перегляду перед друком (Print

Preview) є кнопка для захоплення екранного зображення в буфер обміну або ж

безпосередньо у файл .BMP або .JPG, що повинно забезпечити легкість

перенесення зображення в звіти, презентації і навіть мережні сторінки.

Режим дисплея в головному вікні може бути замінений на чорно-білий, що

дозволяє користувачам чорно-білих принтерів вибрати гарні відтінки для

роздруківки щоб уникнути проб і помилок. Навіть можливість автоматичного

зведення списку задач у встановлене число пунктів може придатися при

необхідності негайно роздрукувати звіт. Єдиною хибою є те, що не можна

задати кількість листів паперу для роздруківки проекту, що можливо в

Microsoft Project 98 (див. нижче). Проте Scheduler дає можливість змінити

розмір графіку вручну за допомогою загальних пунктів масштабування.

Підтримка MAPI означає, що ви можете посилати файли проектів своїм

колегам, не покидаючи програми, а користувачі мережної версії можуть

спрямовувати файли колегам, залучений ними до локальної мережі. Ті, у свою

чергу, можуть прокоментувати повідомлення і передати його далі. Мережним

користувачам прийдеться до смаку наявність різноманітних рівнів паролів, аж

до рівня поля (осередку). Є вмонтована система перевірки орфографії, що

допомагає уникнути помилок. Для часто повторюваних процедур можна створити

макрокоманди з комбінацій клавішних натискань.

У цілому Project Scheduler - програма обгрунтована і складна, і той,

хто вже має досвід керівництва, повинний засвоїти її досить швидко. Проте

для новачка це може виявитися нелегко.

Project Scheduler 7.5

За: надзвичайно складна

Проти: дуже складна у використанні для новачків

Спектр можливостей 8

Легкість у використанні 7

Продуктивність 8

Документація 7

Вигідність покупки 8

Разом 8 із 10

Microsoft Project 98

Виробник: Microsoft

Мінімальні вимоги до системи: 486, 12 Мбайт оперативної пам'яті, 30

Мбайт дискового простору, Windows 95

Поставляється на: CD-ROM і 3,5-дюймових дискетах

Тестувався на: К6-200, 32 Мбайт RAM, Windows 95

Project 98 відрізняється сполученням потужності функцій із дружнім

інтерфейсом, що підтримує починаючого користувача і дозволяє працювати з

програмою без зайвої суєти. Значну допомогу у цьому робить ілюстроване

керівництво користувача. По всьому обсязі в ньому розкидані пояснення

порядку користування тією або іншою функцією програми, які супроводжуються

достатньою кількістю теорії керування проектами, що допомагає починаючому

користувачу осягнути призначення окремих функцій, а часто і дізнатися про

альтернативні підходи. Воно поступово уводить вас у курс справи, починаючи

з таких основ, як поділ проекту на задачі, розміщення їх один по одному і

розставляння проміжних орієнтирів. Пізніше керівництво переходить до таких

складних речей, як розподіл ресурсів, робота в групах і розподіл витрат.

Потім ви знайомиєтеся з більш просунутими опціями, такими, як стратегії

зменшення розрахункових тимчасових і фінансових витрат, а також ефективне

використання ресурсів.

Нова версія Microsoft Project значно додала в порівнянні з потужною

попередньою версією програми. Серед нових опцій можна виділити таку, як

можливість оплати по індивідуальних тарифах у залежності від характеру

виконуваних задач. Програма просто застосовує визначені тарифи до

визначених робіт і підраховує суми. Нарешті вона дозволяє опціональне

планування переміщуваних зусиль (effort driven scheduling), коли

результатом збільшення наявних ресурсів може бути автоматичне зменшення

кількості часу, необхідного на рішення задачі.

Менеджер, що керує декількома окремими проектами, часто знаходить, що

проекти містять зав'язані один на одного елементи, коли задачі одного

проекту залежать від ресурсів іншого. Для того щоб показати ці залежності і

засвідчитися в тому, що ви прийняли їх у розрахунок, можна задати зв’язки

між проектними задачами, обравши тип зв’язку з чотирьох можливих: «кінець

до початку» (finish to start), «початок до початку» (start to start),

«кінець до кінця» (finish to finish) або «початок до кінця» (start to

finish).

Ці зв’язки є по суті гіперпосиланнями і можуть виявитися дуже

корисними поряд із цілим спектром чисто Internet- і Intranet-опцій. Ви

можете представити будь-який елемент проекту за допомогою приміток або

створення графічних об'єктів усередині проекту; ще більш потужною опцією є

створення гіперпосилань між окремими ділянками проекту і документами,

створеними за допомогою інших додатків. Ви можете створити посилання на

звіти, зроблені в текстовому процесорі, на електронні таблиці, графіки й

інші матеріали, розміщені як на локальних накопичувачах, так і на мережних

вузлах Internet або intranet. Тоді користувач зможе просто вибрати

посилання і переглянути відповідну інформацію. Ви, звичайно, також можете

без праці пересилати матеріали вашим колегам за допомогою електронної

пошти. Якщо необхідно терміново помістити матеріали в мережі, Project 98

може експортувати деяку обмежену кількість даних у форматі HTML. Для тих, у

кого вже немає intranet, у Project 98 входить копія Microsoft Personal Web

Server.

Незважаючи на великий об’єм доступної в будь-який момент інформації

екран аж ніяк не хаотичний. Користувачі Outlook, безсумнівно, відразу ж

впізнаються View Bar (Панель Вид), розташовану в лівій частині екрана, за

допомогою якої ви можете вибрати один із багатьох графіків. Добре задіяні

значки, названі тут Indicators (Індикатори), швидко надають корисні, а

часом і дуже важливі підсказування і матеріали, що стосуються окремих

задач. Вони доступні в декількох режимах перегляду, проте найбільше помітні

в режимі Project Plan (план Проекту), що показує схему активного

згортуваного проекту. Серед значків є маленький жовтий значок, що сповіщає

вас про те, що до задачі залучена записка; інший значок вказує на те, що ви

задали гиперпосилання; третій - що задача прострочена; четвертий вказує

періодичну задачу і так далі.

Роздрук з програмного забезпечення для керування проектами, як

правило, справа непроста, хоча і дуже важлива. «Великі гулі» часто віддають

перевагу паперові копії; роздруківки можуть бути також використані при

коригуванні деталей або остаточного розгляду планів на зборах. Знайдеться

декілька проектів настільки компактних, щоб вміститись на листі

горизонтальної або вертикальної орієнтації, не виходячи за його межі. Для

цього режим преси «просить» програму стиснути роздруківку до заданої вами

кількості станиць, і, таким чином, роздруківка акуратно поміщається на

викликаному просторі, скорочуючи розмір величезного графіка PERT на 50%, а

то і більше.

|Планування: |

|- розвинена система опису властивостей задач і їхніх взаємозв'язків |

|дозволяє побудувати модель, максимально наближену до реальності; |

|- гнучкі засоби ресурсного планування і вирівнювання перевантажень |

|допомагають найбільше оптимально розподілити задачі між виконавцями; |

|- по існуючих методиках Ви можете не тільки розрахувати вартість |

|проекту, але і проаналізувати можливі шляхи її зменшення. |

|Контроль виконання: |

|- автоматизовані засоби підготування звітів, розвинена система збору |

|інформації від членів проекту дають можливість завжди мати достовірні |

|зведення про стан проекту; |

|- можливо "запам'ятовувати" поточний стан проекту для подальшого |

|аналізу (до 10 знімків). |

|Аналіз: |

|- потужні, вмонтовані засоби аналізу поточного стану проекту і |

|тенденцій його розвитку дозволяють визначити той момент, коли |

|необхідно оперативне втручання в хід виконання проекту; |

|- широкі можливості імпорту / експорту даних (MS Excel, MS Access, |

|ODBC) забезпечує можливість застосування зовнішніх програм для |

|додаткового аналізу. |

|Керування змінами: |

|- Ви можете спрогнозувати наслідки коригувацького впливу на поточний |

|проект і проекти організації, оцінити його ефективність; |

|- прийнявши рішення, ви зможете швидко довести його до виконавців і |

|проконтролювати його виконання. |

|Завершення: |

|- система дозволить не тільки підготувати підсумкові документи, |

|проаналізувати ефективність реалізації проекту, але і зберегти проект |

|в архіві. Надалі Ви можете використовувати проект або його фрагменти.|

| |

|Використання в якості мови макросів MS Visual Basic 5.0 for |

|Applications і відкритий формат даних відчиняє широкі можливості для |

|розробки користувацьких функцій і інтеграції Microsoft Project-98 із |

|програмним забезпеченням, використовуваним в організації. |

|Відмінною рисою Microsoft Project є реалізація концепції |

Страницы: 1, 2