реферат скачать
 
Главная | Карта сайта
реферат скачать
РАЗДЕЛЫ

реферат скачать
ПАРТНЕРЫ

реферат скачать
АЛФАВИТ
... А Б В Г Д Е Ж З И К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я

реферат скачать
ПОИСК
Введите фамилию автора:


Вопросы и ответы к экзамену по делопроизводству


27.             Оформление приема на работу. Лица, поступающие на работу, обязаны предоставить следующие документы: 1) документ, удостоверяющий личность; 2) трудовую книжку; 3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 4) документы государственного образца об образовании; 5) документы о дополнительном образовании(если такое имеется); 6) военный билет (для военнообязанных); 7) личное заявление на имя руководителя предприятия; 8) анкету (по установленной предприятием форме); 9) резюме (в произвольной форме); 10) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства; 11) справку о состоянии здоровья, заверенную надлежащим образом; 12) 4 фотографии 3х4 см (без головного убора); 13) другое – указать, что именно. С соискателями, прошедшими профотбор, предприятие заключает, как правило, бессрочный трудовой договор. Заявление о приеме на работу:

«Директору ЗАО «Каппа»

И. О., фамилия

От и.о. фамилия (заявителя)


Заявление

Прошу принять меня на работу в экономическое управление ЗАО «Каппа» на должность торгового агента с 30 августа 2005 г. С условиями найма на предприятие ознакомлен и согласен.


Личная подпись

Дата.


Заместителю директора по кадрам

Ходатайствую о приеме И.О. Фамилия на работу на должность торгового агента с 30.08.2005.

Начальник управления маркетинга

Личная подпись      И.О. Фамилия

Дата


Должность вакантна.

Начальник отдела кадров

Личная подпись      И.О. Фамилия

Дата


Директору

Согласен.

Заместитель директора по кадрам

Личная подпись      И.О. Фамилия

Дата


Заместителю директора по кадрам

На контроль. Оформить установленным порядком с 30.08.2005.

Директор

Личная подпись      И.О. Фамилия

Дата


Начальнику отдела кадров

Подготовить проект трудового договора по форме «I». В приказ – с 30.08.2005.

Заместитель директора по кадрам

Личная подпись      И.О. Фамилия

Дата


Исполнено.

С И.О. Фамилия заключен трудовой договор по форме «I» с 30.08.2005.

Приказ по кадрам директора от 30.08.2005 № 000-К.

В дело № 000.

Начальник отдела кадров

Личная подпись      И.О. Фамилия

Дата …»

Приказ о приеме на работу.


28. Правила оформления распорядительных документов. Письменный приказ – это документированное управленческое решение руководителя –предприятия, регламентирующее действие его подчиненных по двум и более вопросам повседневной деятельности. Письменное распоряжение – то же самое, но по одному вопросу. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Для удобства работы приказы издают двух видов: касающиеся основной деятельности учреждения и личного состава. Приказы, касающиеся основной деятельности в крупных учреждениях пишут на бланках формата А4. Приказ имеет следующие реквизиты: герб РФ, наименование учреждения или предприятия и его подведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дату, индекс, заголовок, текст, подпись, расшифровку подписи, отметку о согласовании. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной, или только распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если основанием к изданию приказа служит распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер и дату распорядительного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительную часть начинают со слова ПРИКАЗЫВАЮ и печатают прописными буквами вразрядку с отдельной строки. Намечаемые мероприятия оформляют отдельными пунктами, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя в дательном падеже, а затем идет обозначение предписываемого действия, которое выражают глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения. Могут быть и другие формы приказов. Текст печатают через полтора межстрочных интервала. В процессе подготовки документ согласовывается с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями. Визы (подпись и дата) проставляются на первом экземпляре проекта. После согласования текста приказ переписывают, и руководитель подписывает первый экземпляр, изготовленный на бланке, дату проставляют в день подписания. Приказы регистрируются в журнале, где им присваивают номер, и хранятся в канцелярии. Приказы, касающиеся личного состава, готовятся отделом кадров. В них раскрываются действия администрации, связанные с прохождением государственной службы работниками учреждения. Это приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, приказ об увольнении, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска. На все эти приказы существуют унифицированные формы. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находятся обсуждаемые в приказах вопросы. Датой приказа является дата его подписания руководителем.


29.              Требования, предъявляемые к докладной записке. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В этом документе приводятся информационные данные, выводы, предложения и заключения, связанные с выполнением каких-либо заданий, поручений или вызванные какими-либо событиями, происшествиями. В зависимости от целевого назначения содержание докладной записки может носить инициативный, информационный или отчетный характер. Формуляр докладной записки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, должность лица, написавшего докладную записку, расшифровка подписи, личная подпись, адресование. Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй – выводы и предложения автора. Докладные записки, направляемые в другие организации, печатают на бланках. Внутренние докладные записки могут быть отпечатаны на чистых листах, но с учетом расположения реквизитов, как на бланках. Докладные записки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, подписывает руководитель. Докладные записки внутреннего характера подписывают их авторы.


30.             Компьютерные технологии подготовки документов. Создание и развитие компьютеров происходит с целью повышения эффективности обработки и обмена информацией, объемы которой постоянно растут. Компьютеризация является адекватным ответом науки и техники на требования цивилизации к информационному обеспечению ее существования и развития. При создании документов компьютер используется как умная пишущая машинка: с его помощью можно многократно корректировать документы, редактировать, выводить на печать, использовать фрагменты других документов, готовые шаблоны, заготовки и т.п. Можно сохранять документы и перемещать их в памяти машины в разные области, группы. Система ОS/2 Warp версия 3 предоставляет пользователю широкие возможности в проведении делопроизводственных операций. На экране дисплея представлен рабочий стол, на котором располагаются папки (дела), а в папках – документы. На рабочем столе располагаются и пиктограммы принтера, факса, дискет, справочника, машины для уничтожения бумаг. Для проведения каких-либо операций с документами необходимо лишь поместить изображение их на соответствующую пиктограмму. Эта система способна работать в многозадачном режиме: можно одновременно редактировать один документ, распечатывать на принтере другой и отправлять партнеру третий. Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию документов организации на основе «Номенклатуры дел», а также автоматизировать практически все виды работ, связанных с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных и т.п. Для этих целей служит операционная система Windows, пакет приложений Microsoft Office, в частности Word, Excel, Access и др. Ведущими компьютерными компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создание новых средств автоматизации информационно-документационного обеспечения управления. Операционная система Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации по аналогии с «Номенклатурой дел». При этом для создания документов используется обычно текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти компьютера шаблоны своих собственных документов, например, бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов, служебных записок и т.д. Состав и содержание шаблонов очень легко изменяются. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Excel, Access. Эти программы позволяют группировать информацию, представленную в таблично-журнальной форме, по любым реквизитам, тем самым обеспечивая и контроль за исполнением документов, и контроль за движением документов. Разработана компьютерная программа «Делопроизводство», позволяющая оформлять документы по стандарту, осуществлять их регистрацию, автоматический поиск, сортировку, хранение, вывод на печать. Электронная почта объединяет возможности пересылки письменной информации с удобством общения с помощью телефона.она позволяет обмениваться не только деловыми документами, но и неформальной информацией. E-mail можно использовать для быстрой и удобной пересылки факсов. При наличии соответствующего программно-аппаратного обеспечения сообщение электронной почты может быть получено на телекс. Электронная почта может работать с файлами при обмене данными, электронными таблицами, документами, созданными с помощью текстовых процессоров, графикой, видеоклипами, музыкой, речевыми сообщениями, т.е. всем, что может храниться в памяти компьютера. Можно контролировать состояние какого-либо процесса и сообщать по электронной почте о его изменениях, контролировать состояния курса акций, погоды и т.д. С ее помощью можно получить необходимую информацию из любой библиотеки, если эта информация введена в компьютер, а библиотека подключена к сети типа Internet. Благодаря электронной почте появилась возможность выполнять работы, не выходя из дома, если ваш компьютер связан с головным компьютером вашей организации. Наиболее распространенным сейчас способом передачи данных в электронной почте считается использование телефонных линий; при этом между компьютером и телефоном устанавливается модем. В настоящий момент есть достаточно широкий набор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления.


31.             Краткая характеристика ГОСТ Р 6.30 – 2003 г. Данный стандарт введен в действие 1 июля 2003 года взамен прежнего от 1997 (с изменениями от 2000). Практически он повторяет прежний, за исключением раздела 5. Он несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов. Разделом 2 устанавливается измененный состав реквизитов документа – теперь их 30 (а было 29 – один убрали, два добавили). Исключен один реквизит – гриф ограничения доступа к документу, но добавлены два новых: основной государственный регистрационный номер (ОГРН, реквизит 05) и ИНН/КПП (реквизит 06). Из содержания раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «подпись документа» и «дата документа» сохранены. Изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ». Кроме того, исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков. Новый ГОСТ уточняет порядок оформления отдельных реквизитов: в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с 1 по 9 число). Подпункт 3.21 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, она теперь может центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Пп. 3.25 и 3.26 определяют порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми и распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций, предприятий, учреждений. В соответствии с требованиями п. 4.1 нового ГОСТа документы, оформленные на бланках, должны иметь поля – свободное от текста пространство по краям листа – размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм – с правого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой: место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (от лат. «требуемое, необходимое») документа входят следующие элементы (всего 30 реквизитов):

¨                 01 – Государственный герб РФ;

¨                 02 – герб субъекта РФ;

¨                 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

¨                 04 – код организации;

¨                 05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

¨                 06 – индивидуальный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

¨                 07 – код формы документа;

¨                 08 – наименование организации;

¨                 09 – справочные данные об организации;

¨                 10 – наименование вида документа;

¨                 11 – дата документа;

¨                 12 – регистрационный номер документа;

¨                 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

¨                 14 – место составления или издания документа;

¨                 15 – сведения об адресате;

¨                 16 – гриф утверждения документа;

¨                 17 – резолюция;

¨                 18 – заголовок к тексту;

¨                 19 – отметка о постановке документа на контроль;

¨                 20 - текст документа;

¨                 21 – отметка о наличии приложений;

¨                 22 – подпись;

¨                 23 – гриф согласования документа;

¨                 24 – визы согласования документа;

¨                 25 – оттиск печати организации;

¨                 26 – отметка заверении копии документа;

¨                 27 – отметка об исполнителе документа;

¨                 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

¨                 29 – отметка о поступлении документа в организации;

¨                 30 – идентификатор электронной копии документа.


32.             Организация работы секретаря-референта. Секретари обслуживают руководство учреждения. Они готовят материалы к заседаниям коллегий, совещаниям при руководстве, проводят работу по документированию совещаний, оформлению принятых решений, подготавливают проекты приказов, предложений и т.д. В небольших учреждениях они выполняют всю работу по делопроизводству. Работа секретаря требует особой подготовки, различных знаний, оперативности, четкости. Секретарь часто выступает в качестве первого представителя учреждения или производства, и это предъявляет самые высокие требования к его деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности. Труд секретаря – это в большой степени работа с людьми. И секретарь должен обладать особым тактом, терпением, выдержкой, умением вести разговор с посетителями. Через секретаря проходят письма, жалобы трудящихся. Он ведет контроль за прохождением документов. Для этого секретарю нужно хорошо знать делопроизводство, ему необходимо уметь работать на компьютере, грамотно составить деловую бумагу. Опытный и знающий секретарь освобождает большую часть рабочего времени своего руководителя – он часто сам дает необходимую информацию посетителю, отвечает на телефонные звонки и переадресовывает посетителей к другим сотрудникам. Но основные обязанности секретаря – прием и обработка поступающей корреспонденции, доклад о корреспонденции руководителю, направление корреспонденции исполнителям, отправка исходящей корреспонденции, контроль за исполнением документов и поручений руководителя, печатание текстов и т.д. Эффективность, оперативность и качество труда во многом зависят от организации рабочего места. Оно должно быть оснащено современной оргтехникой, и секретарю-референту необходимо уметь всем этим пользоваться.


33.             Основные функции документа. Документы играют огромную роль в жизни общества и каждого человека. Они служат подтверждением факта, события, явления. Могут иметь политическое, историческое, юридическое, экономическое значение. Документом государственной важности является Основной Закон – Конституция РФ. Этим документом закрепляются основы общественного строя и политики государства, гарантируются права граждан, устанавливаются их свободы и обязанности. В документах выражаются решения Президента и правительства, обязательные для исполнения (затем они находят конкретное выражение в документации учреждений и предприятий). Документы могут служить историческим источником, основанием для написания исторических монографий. Они могут быть средством доказательства или свидетельства. Вся жизнь человека также связана с документами. С рождением его выписывается первый документ – свидетельство о рождении. При поступлении в школу нужны документы, подтверждающие его возраст, местожительство, состояние здоровья. При достижении 14-летнего возраста молодой человек получает свой первый паспорт, который выдается на основании свидетельства о рождении. Окончание школы подтверждает аттестат о среднем образовании. Начало трудовой деятельности фиксируется в трудовой книжке. По окончании вуза выдается диплом. Для обмена информацией между учреждениями служат письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, электронные письма. Посредством распорядительных документов: положений, уставов, постановлений, приказов и др. осуществляется руководящая деятельность государственной власти.

34.             Виды приказов. Особенности их написания. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Для удобства работы приказы издают двух видов: касающиеся основной деятельности учреждения и личного состава. Приказы, касающиеся основной деятельности в крупных учреждениях пишут на бланках формата А4. Приказ имеет следующие реквизиты: герб РФ, наименование учреждения или предприятия и его подведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дату, индекс, заголовок, текст, подпись, расшифровку подписи, отметку о согласовании. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если основанием к изданию приказа служит распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер и дату распорядительного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительную часть начинают со слова ПРИКАЗЫВАЮ и печатают прописными буквами с отдельной строки. Намечаемые мероприятия оформляют отдельными пунктами, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя в дательном падеже, а затем идет обозначение предписываемого действия, которое выражают глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения. Могут быть и другие формы приказов. Текст печатают через полтора межстрочных интервала. В процессе подготовки документ согласовывается с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями. Визы (подпись и дата) проставляются на первом экземпляре проекта. После согласования текста приказ переписывают, и руководитель подписывает первый экземпляр, изготовленный на бланке, дату проставляют в день подписания. Приказы регистрируются в журнале, где им присваивают номер, и хранятся в канцелярии. Приказы, касающиеся личного состава, готовятся отделом кадров. В них раскрываются действия администрации, связанные с прохождением государственной службы работниками учреждения. Это приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, приказ об увольнении, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска. На все эти приказы существуют унифицированные формы.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7


реферат скачать
НОВОСТИ реферат скачать
реферат скачать
ВХОД реферат скачать
Логин:
Пароль:
регистрация
забыли пароль?

реферат скачать    
реферат скачать
ТЕГИ реферат скачать

Рефераты бесплатно, курсовые, дипломы, научные работы, реферат бесплатно, сочинения, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты, рефераты скачать, рефераты на тему и многое другое.


Copyright © 2012 г.
При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.