Вопросы и ответы к экзамену по делопроизводству

35.             Требования к подготовке инициативных деловых писем. Деловые письма – это самые распространенные документы в учреждениях. Их используют для связи, передачи информации на расстояние между корреспондентами. При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, запроса. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями (они бывают рекламационными – по поводу качества продукции и претензионными – по поводу всех других вопросов). Это инициативные письма, т.е. те, которые требуют ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу, запрос, предложение к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность письма, тематика их неограниченна. Их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.

36.             Порядок обработки отправляемых документов. Отправляемые из организации документы называются исходящими. Для рассылки исходящих документов могут использоваться все существующие каналы и средства. Доставка наиболее важной и срочной исходящей корреспонденции производится фельдъегерской или курьерской связью. Обработка исходящих документов включает следующие операции:

¨                 Составление проекта документа;

¨                 Согласование проекта документа;

¨                 Проверку правильности оформления проекта документа;

¨                 Подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);

¨                 Регистрацию документа;

¨                 Отправку документа адресату;

¨                 Подшивку второго экземпляра (копии) документа в дело.

¨                 Сортировку (по видам почтовых отправлений и адресам);

¨                 Простановку адресных сведений на конвертах (упаковках);

¨                 Фальцовку и вложение документов в конверты (упаковки) – производится таким образом, чтобы при минимальном количестве перегибов размер почтового отправления в точности соответствовал размеру конверта (упаковки);

¨                 Заклеивание конвертов, их маркировку;

¨                 Упаковку в транспортировочную тару.

Все исходящие документы оформляются в 2-х экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. В ряде случаев проект требует согласования с другими специалистами предприятия. Это согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа вместе с другими документами, на основании которых н был составлен (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы), представляется на подпись руководителю. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации (отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов). Для регистрации исходящих документов необходимо указать:

¨                 Индекс документа, включающий номер дела;

¨                 Дату документа;

¨                 Адресата (корреспондента);

¨                 Краткое содержание или заголовок;

¨                 Отметку об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

¨                 Исполнителя;

¨                 Примечание.

Исходящие документы конвертуются и отправляются. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с перепиской.

Обработка рассылаемых предприятием ЭД (электронных документов) имеет свои особенности. Отправку ЭД по каналам электронной почты рекомендуется производить, используя единый (официальный) электронный адрес предприятия. ЭД на магнитных (иных небумажных) носителях, как правило, рассылаются вместе с соответствующей документацией, сопроводительным письмом и распечаткой. ЭД отправляется по электронной почте вместе с электронным сообщением, в котором указываются название документа (тема сообщения), его дата, электронный формат, информация об использовании электронной цифровой подписи, объем документа, информация о сжатии документа с указанием использованной программы.

Документы, предназначенные для отправки, должны отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

37. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем. ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляют требования к содержанию документа – его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.д.; требования к языку документа. Официально-деловой стиль – это стиль документов служебных, а также дипломатических. У всех деловых документов есть ряд общих черт: сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств; стандартное расположение материала, нередко – обязательность формы, употребление присущих этому стилю клише; широкое использование терминологии, номенклатурных наименований, наличие особого запаса лексики и канцелярской фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур; частое использование отглагольных существительных, отыменных предлогов (в соответствии с, в целях, за счет), сложных союзов (ввиду того что, в связи с тем что), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…); повествовательный характер изложения, наличие номинативных предложений с перечислением; преобладающий принцип конструирования предложения – с прямым порядком слов; почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных средств; преобладание сложных предложений; слабая индивидуализация стиля. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Сознательная установка на стандартизацию языка, преимущественно употребление простых предложений подчас с однородным перечислением. Специфичны такие способы управления, как закончить делопроизводством, передать по принадлежности. Однако такие обороты не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления и их нужно избегать. Процесс стандартизации языка деловой речи охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип – особый функциональный стиль. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему и пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующие стандартные ситуации. При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, ответа, запроса, сообщения, уведомления и др. разновидностью являются циркулярные письма. Информационные письма имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства в работе. В сопроводительных письмах указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями.(они бывают рекламационными – по поводу качества продукции и претензионными – по поводу всех других вопросов). Циркуляр ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.

38.             Стадии создания документов. В зависимости от стадии создания документы делятся на оригиналы и копии. Прежде создается черновик. Оригинал или подлинник – это первый или единичный экземпляр документа, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором и обладающий юридической силой. В нем содержатся сведения, подтверждающие его достоверность об авторе, времени и месте создания. Черновой документ может быть изготовлен рукописным, машинописным способами, на компьютере и отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой. Копия – это факсимильное (изготовленное на копировальной технике) или свободное (содержит все реквизиты, но не обязательно повторяет форму) повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке (какие-то копии требуют заверения нотариусом, какие-то – в сельсовете или руководителем предприятия). Различают несколько видов копий. Наиболее распространенные – выписка и отпуск. Выписка – это копия части документа, которая выдается на руки. Отпуск – полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело учреждения-отправителя. Правильность отпуска удостоверяется пометкой «Верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство. Особый вид копий представляет дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. Его выдают в случае утери владельцем подлинного документа: аттестата, удостоверения, свидетельства о рождении и т.д.

39.             Правила оформления справочно-информационных документов. Нередко для регистрации поступают различные информационно-справочные документы: протоколы, акты, сводки, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, факсы, доверенности. Они составляют значительную часть документооборота предприятия. Информация, которая содержится в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению. Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов. Протоколы – содержат информацию о ходе обсуждения вопросов, документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, собраний акционеров, заседаний советов и т.д. В кратком протоколе указываются фамилии председателя и секретаря заседания, список присутствующих, повестка заседания, фамилии выступавших и текст принятого решения. Полный протокол, кроме этого содержит запись текстов докладов, выступлений, вопросов и ответов докладчиков. Составляется на основе записей, которые ведет секретарь во время заседания. Оформляется на общем бланке. Датой является дата заседания (или даты начала и окончания заседания). Номером – порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Текст включает вводную и основную части. Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают председатель и секретарь. Письмо оформляют на специальном бланке А4, а если текст не превышает 7-8 строк – А5. В ответных письмах дают ссылку на номер и дату инициативного письма, на которое пишется ответ. Рекомендуется посвящать письмо одному вопросу, а объем его не превышал одной странички. Текст документа должен быть изложен ясно, четко, кратко, содержать достаточные обоснования и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по вопросу. Тон письма должен быть нейтральным. Акт представляет собой документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Но возможно составление акта и одним специально уполномоченным лицом – при ревизии финансовой деятельности учреждения. В акте каждый факт основывается на неопровержимых материалах, доказательствах, установленных лично проверяющим. Акты готовятся при приеме-передаче дел, проведении испытаний, новых изделий и образцов, приемке законченных объектов, обследований. Составляются акты и на списание пришедшего в негодность хозяйственного инвентаря, инструментов, оборудования, при несчастных случаях. В некоторых случаях акты подлежат утверждению. Формуляр акта: название учреждения, название структурного подразделения, вид документа, место составления, дата, индекс, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи лиц, составивших акт. Заголовок акта в краткой форме должен отражать содержание актируемого события или факта. Он формулируется с помощью отглагольного существительного в именительном падеже, например: Передача дел… . Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствовавшие. После слова «Основание» указывается распорядительный документ. После слова «Составлен» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Если акт готовился комиссией, то первой указывают фамилию председателя. Фамилии других членов располагают в алфавитном порядке. После слова «Присутствовали» перечисляют должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта. В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. «Дела в количестве … штук сдал», «Дела в количестве … штук принял». В конце текста акта помещают сведения о количестве экземпляров акта (определяется числом заинтересованных сторон) и месте их нахождения. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в составлении, их должности при этом не указывают. Акты печатают на бланках формата А4. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В зависимости от целевого назначения содержание докладной записки может носить инициативный, информационный или отчетный характер. Формуляр докладной записки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, должность лица, написавшего докладную записку, расшифровка подписи, личная подпись, адресование. Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй – выводы и предложения автора. Докладные записки, направляемые в другие организации, печатают на бланках. Внутренние докладные записки могут быть отпечатаны на чистых листах, но с учетом расположения реквизитов, как на бланках. Докладные записки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, подписывает руководитель. Докладные записки внутреннего характера подписывают их авторы. Разновидностью докладной записки является объяснительная записка. Она может быть написана от руки, но обязательно должна иметь дату и личную подпись сотрудника, ее написавшего. Телефонограмма – документ срочного уведомления, переданный по телефону или радио в виде телефоно- или радиограммы. Телефонограммой обычно передают несложные тексты, например, приглашение на совещание. Формуляр телефонограммы: наименование, номер, дата, сведения о времени передачи и приема, о лицах, осуществляющих связь, и номерах телефонов или раций, по которым передавалась информация (там есть такие слова: «Телефонограмма. Дата. Номер. Текст телефонограммы. Должность (от чьего имени передается), инициалы, фамилия. Передала в … часов утра секретарь Такая-то. Приняла секретарь Этакая»). Оформляются телефоно- или радиограммы в одном экземпляре на специальном бланке или чистом листе бумаги. Подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Особенность этого документа состоит в том, что он поступает непосредственно в учреждение или его структурное подразделение, минуя экспедицию (специальную почту). Телефонограммы в учреждениях учитывают в общем порядке, как и все служебные документы. Этапы работы с телефонограммой: прием телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за соблюдением срока исполнения.

40.             Написать заявление о предоставлении учебного отпуска. Этот документ адресуют руководителю учреждения. Его форма унифицирована. Текстовая содержательная часть документа в виде трафарета состоит из предложений, несущих постоянную информацию, а переменная информация вносится в документ в процессе его составления. В трафарете пишутся слова: «заявление», «дата», «№», «место издания», «О предоставлении отпуска», «Прошу предоставить… (вид отпуска) … отпуск … (наименование должности) … с … на … рабочих дней. Основание: … (документ)», «Подпись», «Согласен предоставить отпуск с…», «Руководитель структурного подразделения … (личная подпись)». На месте пропусков вписывается информация, требуемая курсивом, в момент создания документа.

41.             Правила оформления телефонограмм. Телефонограмма – документ срочного уведомления, переданный по телефону или радио в виде телефоно- или радиограммы. Телефонограммой обычно передают несложные тексты, например, приглашение на совещание. Формуляр телефонограммы: наименование, номер, дата, сведения о времени передачи и приема, о лицах, осуществляющих связь, и номерах телефонов или раций, по которым передавалась информация (там есть такие слова: «Телефонограмма. Дата. Номер. Текст телефонограммы. Должность (от чьего имени передается), инициалы, фамилия. Передала в … часов утра секретарь Такая-то. Приняла секретарь Этакая»). Оформляются телефоно- или радиограммы в одном экземпляре на специальном бланке или чистом листе бумаги. Подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Особенность этого документа состоит в том, что он поступает непосредственно в учреждение или его структурное подразделение, минуя экспедицию (специальную почту). Телефонограммы в учреждениях учитывают в общем порядке, как и все служебные документы. Этапы работы с телефонограммой: прием телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за соблюдением срока исполнения.

42.             Написать приказ о поощрении. Должны быть реквизиты: наименование предприятия; название вида документа («Приказ о поощрении»); номер документа; дата; фамилия, имя, отчество (в винительном падеже); наименование структурного подразделения («финансовый отдел»); за какой период («за 3-й квартал 2007 года»); сумма поощрения и вид поощрения («1500 рублей, премия»); основание (Трудовой договор, которым предусматривается такой вид поощрения); подпись руководителя организации (с расшифровкой).

43.             Составить деловое письмо с оформлением всех реквизитов. Письма составляются на специальном бланке для писем. Письмо должно содержать заголовок, указание адресата, должность, инициалы и фамилию подписывающего, фамилию и номер телефона составителя. Копия исходящего письма печатается не на бланке.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать. Например:

Контрольное управление

Губернатора и Коллегии

администрации области

(и далее – содержание письма), дата, подпись

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:

Управление общего и

профессионального образования

администрации Орловской области

А.В. Копыловой

(и далее – содержание письма), дата, подпись

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

Генеральному директору

ОАО «Орловские черноземы»

В.Н. Петрову

(и далее – содержание письма), дата, подпись

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:

Е.И. Кобяшевой

ул. Свободы, д. 2, кв. 5

г. Новосиль

Орловская обл., 303500

(и далее – содержание письма), дата, подпись

При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, ответа, запроса, сообщения, уведомления и др. Разновидностью являются циркулярные письма. Информационные письма имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства в работе. В сопроводительных письмах указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями (они бывают рекламационными – по поводу качества продукции и претензионными – по поводу всех других вопросов). Циркуляр ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7