Создание и функционирование маркетинговой службы для общества с ограниченной ответственностью "...

Структура договора поставки определяется заключающими сторонами. Договор должен содержать все необходимые  реквизиты.

Договор поставки может содержать следующие пункты:

1 Предмет договора

2 Наименование, количество, ассортимент, цену за единицу товара

3 Общую сумму договора

4 Качество товара, его подтверждение сертификатами соответствия, качественными удостоверениями

5 Условия поставки и приемки товара

6 Порядок расчетов (оплата продукции)

7Ответственность сторон, разрешение споров

8 Прочие условия

9 Адреса, банковские реквизиты сторон

 При рассмотрении договоров можно сделать вывод, что договора составлены правильно и полно, подробно расписан ассортимент поставляемого товара, обозначены все основные пункты договора, что облегчает работу при возникновении каких-либо разногласий между поставщиком и покупателем.

Глава 3. Система организации службы маркетинга на ООО “Форрест”

3.1. Характеристика структуры службы маркетинга на ООО «Форрест».

Так как на сегодняшний день все функции службы маркетинга на ООО «Форрест» разбросанными  различным образом практически между всеми работниками, начиная от генерального директора и заканчивая офис- менеджерами и продавцами, складывается ряд проблем в налаженной работе организации. Помимо выполнения своих прямых обязанностей, прописанных в должностных инструкциях приходиться отвлекаться еще и на дополнительные дела. При этом автоматически возникают различные отклонения от сроков и поставленных прямых задач каждого работника. Тем самым можно сделать вывод о необходимости формирования данной службы с привлечение дополнительных сотрудников, а также с расширением некоторых функций уже работающего персонала. 

 Особенности маркетинга на ООО “Форрест”, которые представлены на Рисунке 3, обусловлены, прежде всего, спецификой выпускаемой продукции на предприятии, поэтому система организации службы представлена следующим образом:

Рис. 3 Система организации службы маркетинга

Отдел продаж.

 Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением ООО “Форрест”. Его основными задачами являются:

-Заключение договоров на поставку строительных материалов и оборудования и полное обеспечение заказами на продукцию.

-Разработка договоров на предоплату, ведение переписки  и переговоров по поставкам и урегулированию всех спорных вопросов, отслеживание соблюдения сроков оплаты отгруженной продукции, принятие заказов на выпускаемую продукцию, своевременное оформление документов.

-Изучение  и внедрение передового опыта работы других предприятий по заключению  и ведению договоров и заказов.

-Ведение маркетинговых исследований по изучению спроса и расширению рынка сбыта производимой продукции и услуг.

Структура отдела продаж.

В структуру отдела продаж входят:

начальник отдела;

группа продаж (ведущий менеджер-1 чел., менеджеры -2 чел.,)

группа помощников (оператор- 1 чел).

В связи с изменения в организационной структуре , необходимо произвести следующие изменения в штате сотрудников ООО «Форрест. »На должность начальником отдела необходимо принять дополнительно человека, ведущим менеджером оставить старшего менеджера Затуловскую Ирину, а функции менеджеров отдела продаж, официально дополнить к функциям  офис-менеджеров, вместе с этим внести изменения в их заработную плату. Также необходимо принять оператора ПК, который взял бы на себя исполнения функции по оформлению различной документации, с которой будет работать весь отдел продаж. Для данного отдела необходим кабинет, оснащенный двумя дополнительными ПК- для начальника отдела и оператора. Ниже приведена Таблица 3, в которой представлено новое  распределение функциональных обязанностей, которое совмещает в себе уже существующие  и вновь утвержденные функции  сотрудников отдела продаж.

Таблица 3

Распределение функциональных обязанностей между сотрудниками отдела продаж.

Взаимоотношение отдела продаж с другими подразделениями  ООО “Форрест”.

С отделом сбыта:

Получает : оперативную информацию связанную с отгрузкой продукции; оформленные заказы на поставку готовой или перекупленной продукции ООО “Форрест”; документы на отгруженную продукцию.       

Представляет:  заказы на поставку продукции, оперативную информацию по изменению грузополучателей, реквизитов, по приостановке поставки и другую информацию.

С финансовым директором:

Совместно составляет план продаж и факт продаж по отгруженной продукции ООО “Форрест”.

С генеральным директором:

Совместно разрабатывают тексты и формы договоров, работают по претензиям, связанным с несогласованием вопросов поставки, отгрузки некачественной продукции или недогрузом по количеству.

Получает: руководящие материалы по вопросам организации труда и заработной платы, согласованное штатное расписание, положения о формах организации и оплаты труда.

С производственным  отделом:

Получает: информацию о изменениях в производимой продукции, производстве новых видов продукции, об использовании новых пород дерева.

Представляет: заявки от клиентов на изготовление необходимой продукции, заказов (индивидуальных по договорам, стандартных).

С коммерческим директором:

Получает: подписанные договора на отгруженную продукцию, справку об отгрузке с отклонением по качеству.

Представляет: помощь для решения конфликтных ситуаций с потребителями при поставке некачественной продукции; сертификаты качества на отгруженную продукцию.

Бюро маркетинга.

Основными функциями данного подразделения службы маркетинга являются:

-Изучение рынка, прогнозирование спроса и реализации продукции.

-Анализ эффективности принятия маркетинговых решений.

-Изучение объемов поставки, качества конкурирующей продукции, ее преимуществ и недостатков по сравнению с продукцией данного предприятия;

-Создание информационно- статистического банка данных, включая данные по портфелю заказов на поставку продукции, ее производству, наличию запасов (программа Turbo, 1С Бухгалтерия) использование этих данных для ускорения сбыта продукции;

-Планирование посещения потребителей работниками бюро маркетинга;

-Осуществление непосредственных контактов с потребителями продукции;

-Разработка стратегии рекламы по каждому товару и плана проведения рекламных мероприятий и участие в них рекламных агентств;

-Обеспечение представителей предприятия, направляющихся на выставки, ярмарки рекламными проспектами и другими документами;

-Изучение и использование передового опыта рекламы, и стимулирование сбыта в стране;

-Разработка предложений по изучению технических условий, фирменного стиля оформления продукции ООО “Форрест” (товарный знак, символика, фирменные цвета, логотипы и т.п.);

-Проведение сравнительного анализа издержек обращения, выявление и ликвидация экономически необоснованных расходов;

Для функционирования данного бюро необходимо принятие одного человека на должность - маркетолога, дополнительно организовать рабочее место, оснащенное ПК.

Отдел сбыта.

Основными задачами отдела сбыта являются:

-Организация сбыта продукции и услуг ООО “Форрест” в соответствии с заключенными договорами, ее отгрузку и сдачу заказчикам объектов  в установленные сроки и объеме, установленном планом реализации. А также организация поставки индивидуальных заказов  у поставщиков из других городов.

-Контроль за выполнением подразделениями ООО “Форрест” заказов, договорных обязательств в установленные сроки по объему реализуемой продукции и услуг, номенклатуре, комплектности и качеству, за состоянием запасов готовой продукции на складах.

-Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию работы по сбыту, сокращению транспортных затрат  и ускорению сбытовых операций по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию и срокам строительства объектов.

Структура отдела сбыта.

В состав отдела входят:

Начальник отдела;

Зам. Директора по строительству и производству;

Менеджер отдела сбыта;

Необходимо дополнительно принять двух человек- на должность начальника отдела и менеджера данного отдела, а также включить в состав отдела Иванова Н.А.-заместителя директора по производству. Дополнительно необходимо организовать 2 рабочих места.  На которых закрепить начальника отдела сбыта и менеджера по сбыту продукции и услуг ООО «Форрест».

Ниже представлена матрица, таблица 4,  которая заключает в себе распределение функций нового отдела и их исполнителей.

 Таблица 4

Разделение функций отдела сбыта между работниками

Взаимоотношение отдела сбыта с другими подразделениями ООО “Форрест”.

Подразделения ООО “Форрест” в установленном порядке предоставляют в отдел сбыта:

Отдел продаж, производственный отдел

Заказы на готовую продукцию и выполнение услуг  ООО “Форрест”, результаты маркетинговых исследований по изучению спроса и рынкам сбыта, планы и графики производства продукции, информацию о предъявленных потребителями претензиях по заключенным договоров.

Склад готовой продукции

 Сведения о наличии готовой продукции.

Бухгалтерия

Сведения о наличии денежных средств у покупателей продукции.

Отдел сбыта предоставляет подразделениям ООО “Форрест” :

Бухгалтерия:

 Приказы на отгрузку готовой продукции.

Производственно – финансовому управлению

Данные о выполнение заказов.

Отделу продаж:

Информацию о сбыте продукции в соответствии с оговоренными договорами сроками, о произведенных отгрузках.

Генеральному директору:

 Данные о выполнении заказов.

В связи с дополнительными подразделения ООО «Форрест» меняется организационная структура, См. Прил.6.

Ниже в Таблице 5, представленный примерный календарный план по организации и использованию временных ресурсов, которые возможно потратить на процесс организации службы маркетинга.

Таблица 5

Календарный план организации службы маркетинга на ООО «Форрест»

По итогам плана, можно сделать следующий вывод: для организации службы маркетинга на ООО «Форрест» потребуется примерно 12 недель. То есть в течении трех месяцев можно провести все необходимые преобразования и уже запусть в работу вновь сформированную службу.

3.2. Исследование расходной части реализации проекта.

Затратная часть проекта формируется из расходов, связанных непосредственно с реализацией проекта. Расходы на реализацию проекта включают:

Расходы, связанные с поиском новых сотрудников (создание группы службы маркетинга, состоящей из 5 новых сотрудников)

Расходы, связанные с оплатой труда работникам службы маркетинга (дополнительные заработные платы новым сотрудникам ООО «Форрест», а также новые статьи в заработную плату уже работающим специалистами, в связи с дополнительными функциями).

Расходы на приобретение необходимой мебели и оборудования для организации рабочих мест новым сотрудникам.

Примечания:

- курс доллара США – 1$ = 29 руб.;

- стоимость офисной техники взята из прайс-листов компании «Найфл» (г. Челябинск);

- стоимость офисной мебели дана по прайс-листам «Экскорт» (г. Челябинск);

1. Расходы, связные с поиском новых сотрудников.

На протяжении длительного времени ООО «Форрест» при поиске новых сотрудников пользуется услугами кадрового агентства «Александрид». Данное агентство предлагает услуги по поиску специалистов и при нахождении нужного кандидата ООО «Форрест» производит оплату из расчета: 5000 руб. – руководители отделов;

               5000 руб.- маркетолог;

               3000 руб.- менеджер отдела сбыта;

               1500 руб.- оператор ПК .

Итого по данному пункту расходов:5000+5000+3000+1500=14500 ркблей.

Расходы, связанные с управлением и координированием персонала.

 На предприятие предполагается создание группы по управлению и функционированию службы маркетинга на ООО «Форрест». Прежде всего, необходимо создание Положения о группе, в котором должна быть описана цель создания данной группы, ее функции (анализ, подготовка, контроль), основные задачи ее работы, их должностные обязанности. Данное Положение должно быть утверждено генеральным директором ООО «Форрест».

Состав группы – 9 человека (2 начальника отделов (сбыт, продажи), 1 маркетолог (бюро маркетинга), 1 менеджер по сбыту, 1 оператор в отдел продаж. В остальном формирование группы  предполагается осуществить за счет перераспределения имеющихся кадров предприятия, т.е. 1 старший менеджер (отдел продаж), 2 офис-менеджера (отдел продаж), 1 зам. директора по строительству и производству (отдел сбыта);

 Ниже представлена Таблица 6, где расписано штатное расписание службы маркетинга ООО «Форрест». В него включены полностью все сотрудники, как уже работающие в организации ( зам. Директора по строительству и производству, ведущий менеджер отдела продаж, менеджеры (офис) отдела продаж),  так те, которые будут вновь приняты(начальник отдела продаж, начальник отдела сбыта, маркетолог, менеджер по сбыту, оператор). Заработная плата уже работающих сотрудников, изменяется с учетом предполагаемых надбавок за дополнительные функциональные обязанности, которые возникнут с момента организации службы маркетинга. А заработная плата вновь приглашенных сотрудников учитывается полностью.

Затраты:

Заработная плата:

Таблица 6  

Штатное расписание службы.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7