Системы управления электронным документооборотом

| | |на сегодняшний день приложениями); |

| | |- поддержка Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4), |

| | |Post Office Protocol 3 (POP3) и других стандартов, а также |

| | |Network News Transfer Protocol (NNTP) и Lightweight |

| | |Directory Access Protocol (LDAP). |

|Lotus |Lotus |Современное решение для управления документами в |

|Domino| |распределенной среде. Современное решение для управления |

|.Doc | |документами в распределенной среде. Domino.Doc основано на |

| | |распределенной Web-архитектуре. Domino.Doc являются |

| | |составной частью пакета программ IBM для управления |

| | |документами в масштабе предприятия (IBM Enterprise Document|

| | |Management Suite - EDMSuite). |

| | |Oсновные свойства и преимущества: |

| | |- все функции для управления документами (регистрация |

| | |входящих и исходящих документов, сохранение версий |

| | |документов, создание профилей документов, интуитивная |

| | |иерархия контейнеров, полномасштабные средства текстового |

| | |поиска и получения информации, работа с аудио- и |

| | |видеоданными, графическими образами и т.п.); |

| | |- безопасность и устойчивость(средства защиты и шифрования |

| | |промышленного уровня, средства идентификации пользователей,|

| | |средства RSA и SSL); |

| | |- простота установки (установка сразу после поставки, |

| | |немедленное создание удобной и безопасной рабочей среды, |

| | |определение группы, простой и понятный пользовательский |

| | |интерфейс); |

| | |- масштабирование (для распределенного предприятия, |

| | |поддержка технологий Интернет, интранет, экстранет, а также|

| | |мобильных и отключенных пользователей с использованием |

| | |репликации); |

| | |- открытость и расширяемость (возможность работы с |

| | |Web-браузерами, клиентами Notes и приложениями Windows, |

| | |совместимость со стандартом ODMA). |

|Docume|Documen|Система управления документами. Автоматизация |

|ntum |tum |документооборота и типовых бизнес-процессов на предприятии.|

|4i / |(Дистри|Система управления документами серии Documentum 4i |

|Управл|бьютер |позволяет решать широкий спектр задач автоматизации |

|ение |- |документооборота на предприятии, связанных с деятельностью |

|докуме|компани|различных подразделений, а также автоматизировать типовые |

|нтами |я |бизнес-процессы. |

|и |Докумен|Система |

|процес|тум |- обеспечивает полный набор функций для управления |

|сами |Сервиси|документами и процессами их обработки; |

|их |з) |- полностью обеспечивает возможность дальнейшего роста |

|обрабо| |системы, никак не ограничивая его по масштабируемости; |

|тки | |- может быть интегрирована с другими бизнес-приложениями, |

| | |автоматизирующими основную деятельность функциональных |

| | |подразделений предприятия: ERP, CRM, CAD/CAM/PDM-системами,|

| | |САПР и т.д.. |

2.Функции и задачи систем управления документами.

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому

должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства.

Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в

организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл документа [6] состоит из двух основных стадий:

1. Стадия разработки документа, которая может включать: собственно

разработку содержания документа; оформление документа;

утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он

считается неопубликованным, и права на документ определяются правами

доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:

. активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения;

долгосрочного хранения;

. уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую

стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются

только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного

документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

Организация работы современного офиса предполагает оперативное

информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному

руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время

многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы

заседаний и т.п.) содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в

заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно

получить, только используя компьютерный поиск по текстам документов в

электронной форме. Для этого в СУД предусмотрена организация электронного

архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело,

заполнять лист-заместитель, при необходимости – изготавливать копию

документов, при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку

на место и т.п. – все процедуры автоматизируются.

Электронный архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного

обеспечения, предназначенный для решения следующих задач:

. Организация хранения электронных документов. Необходимо

обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на

разнообразных носителях. Носители электронных документов характеризуются

двумя основными параметрами, стоимостью хранения одного мегабайта

информации и скоростью доступа к информации. Причем эти два параметра

обратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемых задач,

необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенный

носитель информации. Также на выбор носителя влияет срок хранения

информации. Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения,

которая состоит из разнотипных носителей. Например, для оперативного

доступа требуется применение высокоскоростных жестких дисков, а для

архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков.

Соответственно для таких систем хранения необходимо решать задачи не

только совместной работы данных носителей информации, но и обеспечивать

миграцию документов между носителями. Эта миграция может осуществляться

либо путем настройки системы администратором (например, после истечения 90

дней со дня создания документа он должен автоматически переместиться на

более медленный и дешевый носитель информации), либо автоматически в

зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу.

. Организация учета бумажных и микрографических документов. Архивная

система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и

микрографические документы - система должна хранить только электронную

карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных

архивных операций: выдача документа, возврат документа и т. п.

. Организация поиска документов. Наряду с организацией хранения

документов необходимо их быстро и эффективно искать. Если со скоростью

поиска все понятно, то для пояснения понятия эффективности поиска коротко

рассмотрим модели поиска. Существует два подхода к поиску документов.

Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется документ, который

точно существует в системе, и задача состоит в том, чтобы процесс поиска

свелся к нахождению требуемого документа или документов. Этот подход

применятся в 90% всех случаев поиска. Второй подход состоит в том, что

ищутся все документы по интересующему вопросу. Для этого подхода присущи

такие понятия, как полнота - соответствие между найденными документами по

данному запросу и действительному списку документов и шум - соответствие

документов, отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.

. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и

аудита работы. Архивная система должна иметь защиту на уровне

документа - каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список

пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции. Как

правило, определяются следующие виды доступа [3] (набор полномочий зависит

от конкретной СУД):

полный контроль над документом;

право редактировать, но не уничтожать документ;

право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые

версии;

право читать документ, но не редактировать;

право доступа к карточке, но не к содержимому документа;

полное отсутствие прав доступа к документу;

. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые

порождают документ. Архивная система должна поддерживать

специальные программы просмотра, позволяющие получить доступ к документам

разнообразных форматов без загрузки ресурсоёмких приложений.

. Поддержка аннотирования документа. Иногда для обеспечения

коллективной работы с документом необходимо позволять наносить комментарии

на документ, не изменяя его основного содержания. Комментарии (знаки,

текст, цветные пометки) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к

имени автора, создавшего эти комментарии.

. Поддержка коллективной работы с документом. Выражается в поддержке

целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные

функции выписки и возврата документов на/c редактирования, что

предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими

пользователями, устраняя тем самым возможные конфликты. Для того чтобы

позволить в рамках одного документа, работать, одновременно, нескольким

пользователям, вводится понятие версии и подверсии документа - один

документ может содержать несколько версий, а каждая версия - несколько

подверсий. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии (подверсии)

документа может существовать несколько представлений документов (в разных

форматах).

. Поддержка составных документов. Каждый документ может представлять

собой совокупность других документов. Такой документ носит название

составного или контейнера, а в делопроизводстве такой документ носит

название "дело", по своим характеристикам он аналогичен простому документу.

Документы могут быть объединены в составной документ с помощью нескольких

типов связей. Эти связи определяют, какие версии объединяются в контейнер,

например, последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и

т. п. Эти связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в

составной документ. Для составных документов должно существовать

приложение, которое будет осуществлять окончательную сборку такого

документа.

. Поддержка распространения опубликованных документов. Как только

документ публикуется его иногда необходимо распространять. Это происходит

двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем

рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере.

Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных функций,

связанных с документами разных типов (электронных, бумажных,

микрографических) и переводом их из одного типа в другой. Данная проблема

подразделяется на два основных класса.

. Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества

разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных

или персональных сканеров. После операции сканирования документ

вручную индексируется путем заполнения карточки документа.

. Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от

предыдущего состоит в том, что обрабатывается большое количество

однотипных документов. В качестве примеров приложений данной

технологии в конкретных предметных областях можно привести: систему

ввода и хранения платежных поручений в банке, систему обработки

анкет опроса населения, систему обработки результатов голосования.

При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать

два основных класса задач.

Задача извлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма

с результатами опроса населения. Необходимо ввести большое количество

анкет, извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу. В этом случае

нас интересуют только извлеченные структурированные данные, а не сами

изображения документов.

Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения

документа. Если вы обрабатываете не форму с опросами населения, а платежное

поручение клиента, то имеет смысл после извлечения данных сохранить

изображение документа для того случая, когда потребуется анализ исходного

документа.

При организации систем документооборота одной из основных составляющих

являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют

документами, хранящимися в архиве.

. Свободная маршрутизация. Выделяется два основных типов маршрутов

документов. Последовательная маршрутизация - документ последовательно

проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного

пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени,

либо после завершения работы одним из них. Параллельная маршрутизация -

документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута

происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом.

. Системы электронной почты. Минимальной достаточной системой,

обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты,

которая осуществляет параллельное распространение документов

(маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что

маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к

инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта

возврата). С помощью дополнительных приложений система электронной почты

может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

• Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. Под

контролем исполнения понимается следующая функциональность:

Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, что его

задание достигло места назначения (исполнителя).

Контроль прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что с

его заданием ознакомились сотрудники, для которых это задание было

предназначено.

Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том, что задание

выполнено.

Мониторинг задания - инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас

делает с его заданием.

Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота может

известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным

сотрудником.

История выполнения заданий.

Контроль качества исполнения - означает, что, если пользователь говорит

о том, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно

исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или

нет исполнение.

Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах

входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного

системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.

. Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем

исполнения (жесткая маршрутизация). Маршруты могут быть более

сложными, чем простые последовательные или параллельные:

комбинированные из последовательных и параллельных элементов;

условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных

маршрутов.

Такие маршруты становятся сложными для их задания "на лету", поэтому в

этом случае используется специализированный графический редактор,

позволяющий создать маршрут. Инициатор вызывает созданный и именованный

маршрут и прикрепляет к нему документы - инициирует его. Система

маршрутизации должна быть интегрирована с архивной системой, и реальные

приложения для работы с документами не могут быть основаны только на

файловой системе. И вот почему. Любой процесс маршрутизации документов -

это движение одного документа, а не множества его копий, как это происходит

в системах электронной почты. Посылать один документ необходимо не только

по соображениям экономии пространства, но и в основном для поддержания его

целостности - в процессе маршрутизации многие пользователи пытаются вносить

изменения в документ.

Рассмотренные возможности и функции обеспечивают построение любой частной

системы документооборота на любом предприятии в любой предметной области.

Естественно, для построения частного решения можно ограничивать функционал

системы в зависимости от предъявляемых заказчиком требований.

3. Возврат инвестиций от вложений в СЭД

Предприятия могут получить от внедрения СЭД тактические и стратегические

преимущества.

Тактические преимущества связаны, в основном, с сокращением расходов

различных видов. Они достаточно легко определяются и выражаются в численной

форме (например, на основе подсчета того, сколько можно убрать шкафов для

хранения документов и какая полезная площадь при этом будет освобождена,

сколько серверов, на которых часто хранится много копий одних и тех же

документов, можно будет использовать для других целей и др.). Итак, к

тактическим относятся следующие типы преимуществ:

Физическое освобождение места.

Уменьшение затрат на копирование и печать.

Уменьшение расходов на доставку информации в бумажном виде.

Уменьшение затрат на ресурсы (люди и оборудование).

Общий рост производительности труда: более быстрое выполнение работ,

увеличение их объема и количества, повышение качества работ с

данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства),

возможность выполнения новых типов работ и др.

При расчете возврата инвестиций в СЭД (вследствие тактических

преимуществ) можно использовать данные Siemens Business Services:

30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов.

6% документов безвозвратно теряются.

Каждый внутренний документ копируется до 20 раз.

На 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании

электронного документооборота.

Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем

бумажных.

К стратегическим относятся преимущества, связанные с оптимизацией

ключевых бизнес-процессов предприятия. За счет этой оптимизации растет

оборот или прибыль (в коммерческих структурах), а также повышается качество

работы, обслуживания и принимаемых решений (в госструктурах). Данные

преимущества количественно измерить уже сложнее вследствие их слабой

формализуемости. Сами стратегические преимущества можно разделить на 2

большие группы.

Средний уровень сложности СЭД:

Более высокая доступность информации.

Повышение качества обслуживания клиентов, скорости реагирования на их

запросы.

Повышение контролируемости бизнес-процессов.

Облегчение проведения аудиторских проверок.

Повышение качества продуктов/услуг (гарантийного обслуживания).

Рост финансовых оборотов.

Высокий уровень сложности СЭД:

Повышение оперативности и качества принятия решений.

Усиление степени контроля со стороны руководства.

Обеспечение соответствия работы предприятия существующему законодательству

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5