Диплом: Автоматизация бухгалтерского учета

автоматическое распределение косвенных затрат на объекты калькуляции. Наличие

понятного рядовому бухгалтеру механизма взаимодействия с различными БД и

алгоритмов распределения позволяет заметно упростить расчет фактической

себестоимости произведенной продукции, работ и услуг. Для управления персоналом

и начисления заработной платы используются модули "Кадры" и "Заработная плата",

которые могут эксплуатироваться как отдельно, так и в составе комплекса

"Интегратор". САБУ фирмы "Интеллект-Сервис" Отличительной чертой ПО "БЭСТ"

версии 3.1 является ориентация на комплексную автоматизацию предприятий оптовой

торговли. Этот продукт может функционировать как в локальном, так и сетевом

варианте. В качестве сетевой среды используются ОС NetWare версий 3.11 и выше,

Windows NT, VINES, LANtastic и др. Требования к аппаратному обеспечению: для

станции-клиента необходимы процессор 386 и выше, оперативная память от 4 Мбайт;

для сервера - процессор от 486DX, ОЗУ объемом не менее 16 Мбайт. Структурно

система "БЭСТ" выполнена в виде набора взаимосвязанных программных модулей:

настройка и системные утилиты; ведение Главной книги (АРМ главного бухгалтера);

учет кассовых операций; учет операций с банком; учет основных средств; учет

производственных запасов; учет товаров и готовой продукции; управление

продажами (реализацией); заработная плата. Модуль "Управление продажами" (в

западных системах он чаще всего носит название "Книга продаж", или "Оформление

заказа") выполняет скорее менеджерские, нежели бухгалтерские функции. Он

позволяет составлять заказы на приобретение контрагентами материальных

ценностей у предприятия. Сформированный заказ служит основой для составления

счетов и расходных накладных. Описываемый модуль автоматически контролирует

количество выписываемого товара с определенного склада. После отработки всех

документов в системе учета заказу присваивается статус исполненного.

Составление заказов в значительной мере сокращает затраты рабочего времени

менеджеров и облегчает планирование торгово-закупочной стратегии предприятия.

Также компания "Интеллект-Сервис" выпускает программные продукты под торговой

маркой "БЭСТ" и создает на их основе готовые системы управления бизнесом,

позволяющие повысить эффективность деятельности руководителей и персонала

предприятий различных хозяйственных отраслей, а также оказывает ряд услуг в

сфере комплексной автоматизации предприятий "под ключ": предпроектное

обследование и разработку проекта автоматизации, поставку компьютерной техники,

торгового и кассового оборудования, монтаж ЛВС, обучение пользователей,

гарантийное и сервисное сопровождение продуктов

[3].

БЭСТ-ПРО Готовые комплексные решения для производства, торговли, сферы услуг.

Ведение договоров, контроль взаиморасчетов. Учет затрат, расчет

себестоимости. Планирование производства и сбыта. Бухгалтерский и

оперативный учет. Управление сбытом, снабжением.

БЭСТ-4 Полнофункциональная, многопользовательская и многовалютная система

оперативного и бухгалтерского учета, пополнение данных "от первичного

документа". Обеспечивает высокую адаптируемость к специфике конкретного

предприятия.

БЭСТ-Офис "Интеллект-Сервис" Полнофункциональная система управления малым

предприятием. Планирование движения денежных средств, доходов и расходов,

учет и анализ хозяйственной деятельности.

Система "БЭСТ-ОФИС" позволяет:

- Полностью контролировать финансовые потоки

- Управлять товарными запасами предприятия

- Регулировать отношения с бизнес-партнерами

- Формировать необходимую бухгалтерскую и налоговую отчетность

САБУ фирмы "Атлант-Информ" Система "Аккорд" (версия 3.2) представляет собой

комплекс программ, автоматизирующих различные службы предприятия. В одной

информационной среде могут работать отдел кадров, плановые службы,

бухгалтерия, службы управления закупками и продажами, отдел труда и

заработной платы. Функционально система разделена на модули: управление

снабжением; управление продажами; склад; обмен (предназначен для организации

работы системы в режиме распределенной БД и обмена информацией между

несколькими удаленными друг от друга подразделениями); технико-экономическое

планирование (ТЭП); спецодежда; торговый зал; комиссия (автоматизация функций

учета комиссионных товаров); управление кадрами; заработная плата;

бухгалтерский учет; учет основных средств и нематериальных активов; учет;

международная бухгалтерская отчетность; анализ финансового состояния;

нормативы; администратор. Наибольший интерес вызывает модуль "Технико-

экономическое планирование". Он позволяет производить расчет плана

производства на каждый месяц в натуральном и стоимостном выражении по каждому

цеху (с учетом имеющихся запасов) на основе состава производственных заказов;

устанавливать план выпуска продукции; производить расчет потребности в

материалах, полуфабрикатах на плановый или фактический объем производства;

определять сводные потребности в материалах, а также трудозатраты на одно

изделие или партию однородных изделий; калькулировать плановую себестоимость

изделий и полуфабрикатов; выдавать последовательность технологических

операций и нормы трудозатрат при производстве изделий или полуфабрикатов и т.

д. Такое широкое функциональное наполнение облегчает анализ динамики

производственной себестоимости в течение любого периода времени. Система

разработана с помощью инструментальной среды "Атлантис" компании "Атлант-

Информ", использующей систему управления записями Btrieve, SQL Server фирмы

Sybase и поддерживающей архитектуру клиент/сервер. Требования к аппаратному

обеспечению: для станции-клиента необходим процессор класса не ниже 386DX,

оперативная память от 4 Мбайт; для сервера - процессор класса не ниже 486DX,

ОЗУ объемом не менее 16 Мбайт.

Помимо рассмотренных выше программных средств, на российском рынке САБУ

имеется еще около двух десятков тиражируемых систем и более 200 продуктов,

разрабатываемых по конкретным заказам или в расчете на малый тираж и

последующее сопровождение специалистами фирмы-производителя. Сетевой

программный комплекс бухгалтерского учета RS-Balance компании R-Style

Software Lab состоит из модулей "Центральная бухгалтерия", "Торговый дом",

"Касса", "Зарплата" и "Основные средства". Главным здесь является модуль

"Центральная бухгалтерия", куда поступает информация, введенная в других

системах. Особого внимания заслуживает ПО "Торговый дом", сочетающее в себе

бухгалтерские и информационные (менеджерские) функции. Для бухгалтерии

формируются ведомости и регистры бухгалтерского учета в любом разрезе. Для

менеджеров составляются ведомости, необходимые для управления товарооборотом

и проведения заготовительной деятельности. Движение товаров отслеживается от

момента подготовки контракта на закупку до этапа реализации. Формирование

цены производится с учетом таможенных сборов и прочих накладных расходов, что

облегчает правильное определение финансового результата от реализации

товаров. Система DiasoftBALANCE компании "Диасофт", представляющая собой

универсальный программный комплекс, позволяет совмещать автоматизацию

бухгалтерского учета с комплексной автоматизацией банка (на базе ПО

DiasoftBANK) или страховой компании (при помощи пакета DiasoftINSURANCE). В

рассматриваемую САБУ встроен мощный язык описания расчетов, дающий

возможность пользователю самостоятельно определять алгоритмы обработки

первичной информации, например, правила проведения расчетов, алгоритмы

формирования проводок по их результатам, правила формирования сводных данных.

Посредством этого языка можно получить доступ к любым данным САБУ, после чего

с помощью арифметических и логических операций, а также специальных

операторов языка сформировать новую характеристику объекта учета. Принцип

работы САБУ корпорации "Парус" прост и мало отличается от принципов,

заложенных в другие продукты этой категории. Ввод информации в систему

начинается с обработки первичных документов. Платежные поручения, приходные и

расходные кассовые ордера и прочие платежные документы хранятся в специальном

разделе, к которому разрешен прямой доступ. Накладные на отпуск продукции и

счета хранятся отдельно друг от друга. После занесения первичных документов

имеется возможность отработать документы в учетной части. Использование

разного рода справочников организаций и материальных ценностей облегчает

заполнение документов. САБУ "Парус" полностью совместима с новыми

программными продуктами корпорации, предназначенными для автоматизации

деятельности страховых фирм. Среди других разработок можно отметить САБУ

компаний "Звезда", "Информатик", "ИНФИН", "Новый Атлант", "Цефей", имеющих

определенную долю на российском рынке, но не представляющих интереса для

самостоятельного анализа.

Система R/3(Германия) - интегрированный комплекс, предоставляющий

пользователю широкий набор средств для организации управления и анализа

финансово-хозяйственной деятельности предприятия и покрывающий весь спектр

производственно-экономических функций. Система характеризуется следующими

качествами: интеграция всех производственных сфер, позволяющая соединить

производство, сбыт, учет в единый комплекс

- сквозной учет от операций в области материально-технического снабжения,

сбыта, бухучета до калькуляции затрат

- универсальность системы, учитывающей характерные черты производственных

процессов, общих для разных видов деятельности

- полная локализация на русский язык и интеграция в системе российского

законодательства и российской системы учета и отчетности, многовалютность

С точки зрения конечного пользователя система R/3 подразделяется по основным

сферам применения на описанные ниже части. Учет и отчетность - это

официальный бухгалтерский учет (учет дебиторов, кредиторов, основных средств,

управление финансами, управление имуществом, баланс, Главная книга), а также

внутрипроизводственный учет затрат по местам их возникновения, управление

заказами, калькуляция, учет результатов хозяйственной деятельности,

планирование и контроль проектов, управление денежными средствами. Логистика

объединяет планирование и управление производством, материально-техническое

снабжение (закупки, контроль счетов, управление запасами) и сбыт (продажа,

экспедиция, выставление счетов). Персонал включает в себя планирование и

управление кадрами, начисление заработной платы.

Таким образом, большинство САБУ третьего поколения по своей идеологии -

интегрированные продукты, функциональные возможности которых выходят за рамки

задач автоматизации бухгалтерии. Наблюдается четкая связь между

автоматизацией бухгалтерского учета и торговли (САБУ компаний "1С", "АйТи",

"Омега", R-Style Software Lab), банковской деятельности ("Диасофт",

"Инфософт", "Омега", R-Style Software Lab), страхования ("Диасофт", "Парус"),

гостиничного дела ("Омега").

Глава II Технология эффективной автоматизации бухучета.

2.1. Постановка целей и задач технологии

Сегодня пользователи деловых компьютерных программ исчисляются, наверное,

сотнями тысяч. Как бы ни были хороши компьютеры и программы, среди такого

количества людей всегда найдутся недовольные результатами автоматизации. Для

рынка в целом процент неудачных проектов не столь велик. Но для каждого

конкретного потребителя неудача порой оборачивается большими проблемами.

Отметим, что и для поставщика программ неудачные проекты несут дополнительные

хлопоты и подрывают репутацию. Проблемы и конфликты в ходе автоматизации

никому не нужны. Так почему же они возникают? Анализ критических ситуаций

показывает, что почти всегда виноваты не программы или компьютеры, а люди.

Намного легче исправить программу, чем изменить точку зрения человека. К

моменту конфликта в проект уже вложена уйма денег. Закрыть проект - значит,

выбросить затраченные средства и силы на ветер. Но и дальше так продолжаться

не может. К нам нередко обращаются по поводу экспертизы программы или

проекта. Чаще всего с помощью экспертного заключения люди надеются доказать

вину противоположной стороны. Но на самом деле, поиск виновных не разрешает

проблему. Лучше всего, чтобы проблемы не возникало вовсе. Для этого очень

важно уметь взглянуть на проект глазами другой стороны. Попробуем это сделать

вместе. Сразу оговоримся, что случай действительно слабых и недоделанных

программ мы здесь не рассматриваем. Многие потенциальные проблемы

закладываются еще на этапе выбора программы или фирмы-разработчика. Приведем

типичный пример. Тиражные недорогие бухгалтерские или торговые программы,

имеющие наибольшую известность, рассчитаны, как правило, на небольшие и в

отдельных случаях на средние предприятия. Их распространением занимаются

дилеры. Такие программы всегда дешевые, иначе они не были бы массовыми. Доход

от простой продажи таких программ невелик. Поэтому дилеры стараются

заработать на услугах по внедрению и настройке, для чего они заключают

контракт на комплексную автоматизацию. Сумма контракта обычно пропорциональна

величине предприятия, и некоторые дилеры стараются заполучить клиента

покрупнее - завод или даже холдинг. Но, как мы помним, программа-то

рассчитана совсем на другой размер предприятия. В результате закладывается

мина замедленного действия. Проблемы возникнут не сразу, а по мере ввода в

эксплуатацию все новых и новых рабочих мест. Система начнет работать с

непозволительными задержками. Возникнут проблемы с получением сводных

результатов, с разграничением полномочий, со спецификой учета на отдельных

участках и т.д. Как ни странно, но претензии заказчика могут возникнуть не к

дилеру, а к разработчику и к его "плохой" программе. Но разработчик честно

предупреждал в рекламе, в документации и даже в надписи на коробке, что

программа ориентирована на такой-то размер и такой-то профиль деятельности

предприятия. С точки зрения разработчика, виноват дилер и сам клиент. В нашей

практике встречались случаи, когда корпорация ломала голову, что лучше

выбрать систему R/3 или купить много программ "1С: Бухгалтерия". В первом

случае проект обойдется в миллион долларов. Во втором - затраты уменьшатся на

несколько порядков, а программы фирмы "1С" известны своим высоким качеством.

Мы не утверждаем, что крупному предприятию всякий раз нужно покупать R/3 или

"Галактику". Но выделяемые средства и рассматриваемые программы должны быть

сопоставимы с масштабом поставленных задач. К числу ошибок клиента можно

отнести также неуместную экономию на внедрении, настройке, обучении.

Дорогостоящие программы внедряются собственными силами на протяжении долгих

месяцев и в результате работают лишь на 5-10% своих возможностей. Зачастую

подводит желание быть полностью независимым от разработчика. Для этого

приобретаются самые гибкие программы, чтобы можно было самостоятельно

настроиться на любые изменения в законодательстве. Но ирония состоит в том,

что для такой настройки привлекаются случайные программисты, зависимость от

которых еще хуже, чем от разработчика или официального дилера. Предположим,

что выбор сделан. Выбрана и установлена достойная программа. При этом

контракт предусматривает обучение, но к началу опытной эксплуатации персонал

заказчика понятия не имеет, как работать с системой. Директор и главный

бухгалтер сами программу не выбирали, но они были в курсе, что на проект

затрачены немалые деньги. Они почти поверили в то, что автоматизация - это не

модное веяние, а приносящее результат дело. Вдруг оказывается, что компьютеры

и программы стоят сами по себе, а персонал работает по старинке. С точки

зрения этих руководителей, во всем виноваты разработчики. Им заплачены

деньги, а результата нет. По мнению разработчиков, виноват заказчик, который

не только не смог организовать процесс обучения, но и вообще не желал

прилагать никаких организационных усилий. Переход на компьютерный учет для

крупного и даже среднего предприятия - это очень непростой процесс, требующий

пересмотра буквально всех привычных операций, проведения ревизии всех

документов, сверхурочной работы персонала, двойной нагрузки от параллельного

ведения ручного и компьютерного учета. Без железной воли руководства такой

процесс не может быть проведен в сжатые сроки. А растягивание этого процесса

во времени может отбить желание к автоматизации у любого сотрудника. Каждое

достаточно крупное предприятие по-своему уникально. Начиная от способа

распределения учетных функций между персоналом и заканчивая тем, как

территориально расположены рабочие места с компьютерами и каким образом они

соединены в сеть. Автоматизация зачастую ведется поэтапно и в целях экономии

предварительное полномасштабное обследование не проводится. Поэтому через год

- другой после начала работ вдруг выясняется, что производительность уже

выбранной системы недостаточна. Прикладная разработка вполне хороша с точки

зрения набора функций, но инструментальная платформа слабовата. Разработчик

утверждает, что необходимо переходить на Oracle и докупить несколько более

мощных компьютеров. Но заказчик не согласен нести дополнительные расходы.

Таким образом, вновь возникает патовая ситуация. Предположим, что проект

доведен до логического конца. Система установлена, доработана, персонал

обучен. Но накануне сдачи проекта выясняется, что, по мнению заказчика, ряд

задач решен не так. Исполнитель в свою очередь утверждает, что по результатам

опытной эксплуатации эти задачи были признаны полностью соответствующими

требованиям технического задания. В чем же дело? Просто само задание было

составлено давно и его авторы уволились. Отдельные элементы комплекса вполне

удовлетворяют отдельных пользователей. Но кто-то должен принять все в целом.

Для этого заказчик срочно назначает нового ответственного, который совсем не

в курсе дел. Ответственный в целях подстраховки начинает придумывать новые

требования, чтобы оттянуть момент подписания акта приемки. Еще чаще нам

приходилось сталкиваться с проблемами, возникающими по причине смены

руководства. В этом случае почти всегда меняются цели, стратегия, а иногда

даже и направление деятельности. Разработчики в это время заканчивают

последний этап автоматизации и неожиданно обнаруживают, что результат их

труда безнадежно устарел. Надо сказать, что чаще всего новое руководство в

таких случаях не имеет претензий к разработчикам, но и доводить до конца

проект тоже не соглашается. Нередко оно настаивает на установке иной

программы, более знакомой им по месту предыдущей работы. Персонал

предприятия, потративший полгода на освоение и запуск одной программы,

естественно, не хочет еще полгода осваивать другую. Кстати, чем комплексным

бывает внедрение программ, тем труднее ее заменить. На одном крупном пивном

заводе долгое время внедряли отечественную разработку. Разработчики вместе с

аудиторами выступали при этом еще и в роли консультантов по постановке учета

и финансового планирования. Проект был удачно завершен. Но через полтора года

завод был перекуплен иностранцами, которые настояли на покупке западной

программы вместо российской. А еще через 10 месяцев тщетных усилий по ее

внедрению вновь вернулись к отечественной разработке. Как объяснили нам

аудиторы, весь учет и едва ли не все управленческие технологии на заводе были

построены под ту первую российскую программу. Сменить программу было

невозможно без смены всей технологии учета и управления. А западную программу

не выбросили. Раз или два в году с ее помощью печатали некие справки для

иностранных совладельцев. Мы привели лишь несколько примеров, обозначив в

каждом случае причину возникновения проблемы и мнение каждой стороны.

Разобравшись с причиной любой конфликт можно преодолеть. При одном условии -

для этого должна быть добрая воля обеих сторон. Но в жизни, в отличие от

статьи, каждый чаще видит только свою правоту. На прошедшем недавно собрании

ведущих российских разработчиков деловых программ затрагивалась, в том числе

и эта проблема. Мы рассказали о наших шагах по защите интересов потребителя и

нейтрализации конфликтов. Фирмы со своей стороны изъявили готовность

предпринять ряд мер по предотвращению потенциальных конфликтов. Например,

одна из таких мер - обмен информацией о недобросовестных дилерах. Была

затронута и роль прессы в просвещении потенциальных потребителей, в

знакомстве их с существующими видами программных продуктов, в объяснении

важности более серьезного и ответственного подхода к автоматизации.

Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь,

хорошо представлять себе, что же такое автоматизированный бухучет. На первый

взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько

надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет

ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого

количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение

бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения

является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8