Шпора: Теория бухгалтерского учета

возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров,

продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается

составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце

рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может

привести к запу­щенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных

документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бух­галтерском учете

осуществляются в соответствии с утвержден­ным в организации графиком

документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы,

обеспечивают своев­ременное и качественное оформление, а затем передачу их в

ус­тановленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а так­же

достоверность содержащихся в них данных.

Точность, ясность и полнота содержа­ния операции, оформляемой документом. В

каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть кон­кретным, с

тем чтобы после заполнения не возникали неяснос­ти. Все показатели по форме

документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться

на машинке, чернила­ми или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В

до­кументах не допускаются не оговоренные исправления. Исправ­ление ошибки

должно быть подтверждено подписью лиц, под­писавших документ, с указанием

даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не

допускаются. Докумен­ты, составленные с нарушением установленных требований,

не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения

операций или правильности записей в бухгалтерс­ком учете. Документы с

дефектами возвращают лицам, ответ­ственным за их составление; документы,

содержащие подчист­ки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении,

привле­кают к ответственности.

Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных

операциях на основе первичных учетных доку­ментов могут составляться сводные

учетные документы. Первич­ные и сводные учетные документы могут быть на

бумажных и машинных носителях информации.

Первичные документы принимаются к учету, если они со­ставлены по форме,

содержащейся в альбомах унифицирован­ных форм первичной учетной документации,

а документы, фор­ма которых не предусмотрена, должны содержать следующие

обязательные реквизиты:

наименование документа;

код формы;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственных операций;

измерители хозяйственных операций (количества, суммы);

должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и

правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай

создания документов с применением вычислительной техники.

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Документы на машинных носителях информации в обязатель­ном порядке содержат:

наименование организации;

дату записи документа;

местонахождение организации;

код оператора, записавшего документ на магнитную ленту.

Документы на машинограммах обязательно содержат:

наименование и местонахождение организации;

дату составления.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учет­ные регистры или передачи

на машиносчетную установку под­вергаются бухгалтерской обработке, которая

проводится в три этапа. Во-первых, документы проверяются по существу,

т. е. устанавливают целесообразность и законность указанной в до­кументе

операции; определяется, имела ли место данная опе­рация вообще и в том объеме,

который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки

документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных

на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и квитанций

покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых, производится

формальная про­верка документа, т. е. устанавливается выписан ли документ на

бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли

предусмотренные подписи дол­жностных лиц, участвующих в совершении операции и

офор­млении документов. В-третьих, проверенные и принятые до­кументы

подвергаются группировке, арифметической провер­ке, таксировке и контировке.

Группировка — это подборка документов в однородные не только

по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволя­ет

подводить общие итоги по однородным документам, что зна­чительно облегчает

учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи

одной бухгалтерской проводкой.

Арифметическая проверка документов позволяет контролиро­вать

стоимостных показателей.

Таксировка документов — выражение натуральных показате­лей в

денежном измерении и подсчет суммы.

Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на

документах хозяйственные операции.

После записи документов по бухгалтерским регистрам про­исходит их погашение,

которое оформляется приложением к каж­дому документу штампа “получено”

или“погашено”. Такое гаше­ние документов следует проводить для предотвращения

злоупот­реблений путем вторичного использования уже проведенных документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработ­ки подшиваются в

папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их

сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки

последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке

папки указывают наименование организации, название и порядковый ее номер,

год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при

их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения

хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет

следую­щую форму:

Дата принятия на хранение	Номер полки хранения	Название и номер дела	Год и месяц	С какого по какой номер статьи	Количество листов в деле	Примечание

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие документов может производиться только органами дознания,

предварительного следствия и про­куратуры, судами, налоговыми инспекциями и

налоговой поли­цией на основании их постановлений в соответствии с

законода­тельством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо

организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов,

проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты

изъятия.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а так­же порядок их

передачи в государственные архивы утверждены Главным архивным управлением

(1989 г.). В этой Инструкции определено, какие документы передаются в архив,

а какие по истечении определенного срока уничтожаются в организации.

Федеральная налоговая служба Российской Федерации и Феде­ральная архивная

служба РФ утвердили Решение Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы

России “Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета” от 27

июня 1996 г. и Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетно­сти от 27

августа 1998 г., увеличив минимальные сроки хранения некоторых документов до

пяти лет. (см. табл. 7.2.)

Перечень и сроки хранения типовых документов по бухгалтерскому учету и

отчетности

Инвентаризация имущества и обязательства организаций (понятие, виды и сроки

проведения ).

Достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности орга­низации

обеспечивается инвентаризацией имущества и финан­совых обязательств, в ходе

которой проверяется и документаль­но подтверждается их наличие, состояние и

оценка. Инвентари­зация — это уточнение фактического наличия

бух­галтерского учета на определенную дату. На практике различают несколько

видов инвентаризации.

Частичная инвентаризация проводится один раз в год для каждого объекта;

это надежный способ проверки, не требующий высокого уровня внутренней

организации и, как правило, не мешающий процессу производства.

Периодическая инвентаризация осуществляются в конкретные сроки в

зависимости от вида и характера имущества.

Полная инвентаризация — это проверка всех видов имуще­ства организации.

Она проводится в конце года перед составле­нием годового отчета, а также при

полной документальной ре­визии, по требованию финансовых и следственных

органов.

Выборочная инвентаризация имеет место на отдельных участ­ках производства

или при проверке работы материально-ответ­ственных лиц, например проверка

наличных денежных средств в кассе, снятие остатков различных видов материалов и

т. д.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их прове­дения, перечень

имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается

организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

при. передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, прива­тизации, а также

преобразовании государственной или муници­пальной унитарной организации;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кро­ме имущества,

инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

при смене материально-ответственных лиц (на день приема-передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

_ в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычай­ных ситуаций,

вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации, ликвидации организации в других слу­чаях, предусмотренных

законодательством Российской Федера­ции.

Инвентаризации подлежит все имущество и виды финансо­вых обязательств.

Инвентаризация проводится поэтапно и в сле­дующие сроки:

по основным средствам — один раз в три года, а по библио­течным фондам — один

раз в пять лет;

по капитальным вложениям — один раз в год, но не ранее 1 декабря отчетного года;

по незавершенному производству и полуфабрикатам собствен­ной выработки,

готовой продукции, сырью и материалам — не ранее 1 октября отчетного года;

по товарам, сырью и материалам в районах, расположенных на Крайнем Севере и

приравненных местностях, — в период наи­меньших их остатков.

Инвентаризация денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах,

кредитов, займов и т. д. проводится один раз вГ месяц (как правило, на 1

число каждого месяца). При подсчете фактического наличия денежных знаков и

других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и

денежные документы.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем),

валютном и специальных счетах, про­изводится путем сверки остатков сумм,

числящихся на соответ­ствующих счетах, по данным бухгалтерии организации с

данны­ми выписок банка.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по

ссудам, с бюджетом, с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами,

работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами, сумм

задолженностей по недостачам и хищениям заключается в проверке обоснованности

сумм, числящихся на бухгалтерских счетах.

Порядок хранения документов. Сроки хранения основных документов.

Вид документа	Срок
	хранения документов
	В учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых поступают в госархивы, лет	В учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых не поступают в госархивы, лет
1	2	3
1. Бухгалтерские отчеты и балансы организаций и объяснительные записки к ним:
а) сводные годовые	Постоянно	—
б) годовые	Постоянно	10
в) квартальные	5	5
2. Отчеты по финансированию:
а) сводные годовые	Постоянно	—
б) годовые	Постоянно	10
в) квартальные	5	5
г) месячные	1	1
3. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним	Постоянно	10
4. Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов	Постоянно	10
а) годовых	Постоянно	10
б) квартальных	5	5
5. Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов	Постоянно	5
6. Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5	5
7. Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности	До минования надобности	До минования надобности
8. Первичные документы и приложения к ним, за­фиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтер­ских записей (кассовые, банковские документы, из­вещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитан­ции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и др.	5	5
9. Лицевые счета:
а) рабочих и служащих	75	75
б) получателей пенсий и государственных пособий	5	5
10. Расчетные (расчетно-платежные) ведомости	5	5
П. Инвентарная карточки и книги учета основных средств	5	5
12. Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе анну­лированные доверенности	5	5
13. Гарантийные письма	5	5
14. Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.)	5	5
15. Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости	5	5
16. Книга учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов	5	5
17. Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др.	5	5
18. Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатке драгоценных материалов, алмазов и изделий из них	5	5
1 9. Сведения о расходовании кредитов
а) годовые	5	5
б) квартальные	5	5
20. Сведения об учете фондов, лимитов, заработной платы и контроле за- их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий и другие	5	5
2 1 . Документы об инвентаризации (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости)	5	5
22. Документы о выплате пособий, пенсий, листов нетрудоспособности по государственному страхованию (копии отчетов, выписки из протоколов заключения)	5	5
23. Исполнительные листы	5	5
24. Поручения-обязательства за товары, полученные в кредит. Переписка по оформлению поручений-обязательств	5	5
25. Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и др.	До минования надобности	До минования надобности
26. Документы по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях (справки, акты, обязательства, переписка)	5	5
27. Документы о переоценке основных фондов (протоколы, акты, отчеты)	Постоянно	До переоценки
28. Акты, ведомости переоценки и определения амортизации основных средств	Постоянно	До переоценки
29. Паспорта зданий, сооружений и оборудования	5	4 5
30. Переписка о паспортизации зданий и сооружений	5	5
31. Документы о проведении документальных ревизий и кон­трольно-ревизионной работы (планы, отчеты, переписка)	5	5
32. Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, документы к ним (справки, инфор­мации, докладные записки)	5	5
33. Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей и других вопросах)	5	5
34. Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и др.	5	5
35. Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и др.)	5	5
36. Реестры договоров	5	5
37. Договоры о материальной ответственности	5	5
38. Образцы подписей (материально ответственных лиц)	До минования надобности	До минования надобности
39. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие доку­менты учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их исполь­зования)	5	5
40. Отчеты о расходовании иностранной валюты по загранко­мандировкам	10	10
41. Подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, тру­довые книжки). Невостребованные	До востребования 50	До востребования 50
42. Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении, откомандирова­нии, увольнении, объявлении благодарности, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров рабочих, служащих, ИГР, научных работников)	75	75

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16